Remote Onboarding: Neue Mitarbeiter virtuell begrüßen

Während Unternehmen auf der ganzen Welt zu einer Belegschaft wechseln, die nicht mehr alle am gleichen Ort, sondern aus der Ferne miteinander arbeitet, müssen viele Unternehmen ihre Einstellungsrichtlinien entsprechend anpassen. Eine der größten Änderungen ist die Notwendigkeit, Remote-Onboarding einzusetzen, um neue Mitarbeiter willkommen zu heißen und auf den neuesten Stand zu bringen.

Dies ist eine große Herausforderung. Wie bringen Sie Mitarbeiter in Ihr Unternehmen und sorgen dafür, dass sie sich willkommen, begeistert und wie ein geschätztes Mitglied Ihres Teams fühlen?

„Im Vordergrund steht immer der Mensch“, sagt Michaela Kramer, zuständig für Talententwicklung Onboarding bei Randstad Österreich. „Ich weiß, das klingt etwas abgedrocschen, aber es geht darum, Beziehungen aufzubauen und sicherzustellen, dass die Person das Gefühl hat, an einem Arbeitsplatz angelangt zu sein, an dem sie wertgeschätzt wird und der sie willkommen heißt.“

Probieren Sie diese Strategien aus, um sicherzustellen, dass Ihre neuen Mitarbeiter sich wohlfühlen, auch wenn Sie sie nicht von Angesicht zu Angesicht treffen können:

Geben Sie ihnen das Gefühl, willkommen zu sein

Der erste Tag bei einem neuen Job per Videoanruf ist natürlich nicht das gleiche, wie sich persönlich im Büro vorzustellen. Sie müssen also etwas dafür mehr daran arbeiten, eine gute Stimmung zu schaffen. Abgesehen von einer Begrüßungs-E-Mail senden einige Unternehmen ein „Swag“-Kit an neue Mitarbeiter. Miro, eine virtuelle Whiteboard-Plattform, sendet neuen Mitarbeitern unter anderem einen Firmen-Hoodie, einige Aufkleber und eine Markenwasserflasche zu. „Diese Symbole der Unternehmenskultur und das Gefühl zu haben, dass sie den Mitarbeitern wichtig sind - darauf legen wir viel Wert", sagt AJ Josephson, Leiter des Personalwesens bei Miro.

Andere Ideen: Das Mittagessen, das ein neuer Mitarbeiter mit seinem Team oder seinem Chef (oder beiden) verbracht hätte: Halten Sie es virtuell ab! Machen Sie daraus einen Video-Lunch-Anruf, und jeder bringt sein eigenes Mittagessen mit – oder Sie können dem neuen Mitarbeiter dazu einladen. „Ich habe von einigen Unternehmen gehört, die vorgeschlagen haben: „Wir lassen Ihnen per Lieferando oder  Mjam das Mittagessen bringen“, sagt Adam Calli, Hauptberater des Personalunternehmens Arc Human Capital.

Dies ist auch ein guter Schritt, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter gut ausgestattet sind. Wenn sie einen Laptop benötigen, senden Sie ihn ihnen zu oder lassen Sie ihn rechtzeitig abholen. Wenn es Software gibt, die sie für ihre Arbeit benötigen, stellen Sie sicher, dass sie Zugriff darauf haben. Dies ist nur ein weiterer Weg, um zu zeigen, dass Sie auf sie vorbereitet waren und im Team willkommen heißen wollen, und es wird ihnen helfen, schnell auf den neuesten Stand zu kommen.

Helfen Sie den neuen Mitarbeitern, ihre Kollegen kennenzulernen

Es ist schwierig, Mitarbeitern im Unternehmen einen neuen Mitarbeiter vorzustellen, wenn sie nicht im gleichen Gebäude sind, und ein Zoom-Aufruf mit zu vielen Leuten kann überwältigend sein. Überlegen Sie sich, wie Sie neue Talente mit ihrem Team (und das Team mit Ihren neuen Talenten) vertraut machen können. Senden Sie beispielsweise eine E-Mail, um alle darüber zu informieren, dass ein neuer Mitarbeiter eingetroffen ist. „Diese Einführungs-E-Mails sind großartig und lassen alle wissen, wer diese Person ist. Wenn sie dann an Gesprächen teilnimmt, ist sie nicht zu schüchtern, um zu interagieren“, sagt Kylie Cimmino, Beraterin bei der Personalberatungsfirma Red Clover HR.

Bei Miro unterteilt das Unternehmen die größeren Zoom-Meetings zum Beispiel in kleine Gruppen, damit sich die Leute besser kennenlernen können. Sie haben sogar kürzlich alle in ihrem Amsterdamer Büro virtuell zusammen ein Brettspiel spielen lassen.

Miro führt neue Mitarbeiter auch in Gruppen von fünf oder sechs Personen ein, selbst in geografisch getrennten Büros. „Über drei Wochen durchlaufen sie verschiedene Sitzungen zusammen, lernen die Werte des Unternehmens kennen, geben sich gegenseitig Feedback, treffen Vorbilder und lernen die wichtigsten Strukturen kennen“, sagt Josephson. „Von Anfang an lernen sie zusammen und schaffen ein Zugehörigkeitsgefühl.“

Eine andere Strategie: Richten Sie einen Zeitplan so ein, dass jeden Tag in den ersten ein oder zwei Wochen jemand einen Termin mit dem neuen Mitarbeiter vereinbart, eincheckt und sich vorstellt. „Es muss nicht einmal arbeitsbezogen sein“, sagt Phillips. „Es ist eine Gelegenheit, die Person kennenzulernen und sicherzustellen, dass alle miteinander vertraut sind. Es stellt sicher, dass sich die Menschen einander verbunden fühlen.“

Festigen Sie Ihre Onboarding-Prozesse

Eine der Herausforderungen des „Remote Working“ besteht darin, dass Dinge, die in einer Teamumgebung implizit gelernt worden wären, Menschen, die alle von verschiedenen Orten aus arbeiten, explizit erklärt werden müssen. „Wenn es eine bestimmte Art und Weise gibt, wie Dinge getan werden, erstellen Sie eine Standardarbeitsanweisung, die befolgt werden kann, sodass alle die Freiheit haben, zu sagen: ‚So machen wir das‘“, sagt Cimmino.

Josephson von Miro stellte fest, dass dies auf seine Firma zutrifft. „Verteilte Teams benötigen viel mehr Dokumentationen, damit die Leute wissen, was zu tun ist“, sagt er. „Das sind Dinge, die wir speziell für unsere Produktentwicklungsteams ausbauen mussten.“

Trennen Sie die Verbindung nicht

Stellen Sie sicher, dass Sie den Ball von der Personalabteilung an die Abteilungsleiter weitergeben. Dieser Vorgang wird schwieriger, wenn ein Teammitglied nicht vor Ort ist. Viele der visuellen Überprüfungen und Abwägungen – „Soll ich an diesem Meeting teilnehmen?“ – fehlen, wenn jemand von zu Hause aus arbeitet.

„Im wirklichen Leben geht es nicht immer reibungslos vonstatten, wenn wir dieses anfängliche Onboarding, das traditionell von Personal- und Unternehmensleitern übernommen wird, an die Abteilungsmitarbeiter weitergeben“, sagt Calli. „Es sind normalerweise die Abteilungsleiter, die bemerken werden: ‚Hey, so-und-so sollte auch an diesem Anruf teilnehmen.‘“

Ziehen Sie in Betracht, Checklisten oder andere Sicherheitsvorkehrungen zu erstellen, um sicherzustellen, dass die neuen Teams bei der Übergabe neuer Mitarbeiter an ihre neuen Teams Verfahren erstellt haben, um sie in den laufenden Betrieb einzubeziehen.

Fragen Sie häufig nach

Beim „Remote Working“ können Sie nicht kurz nach Mitarbeitern schauen, indem Sie fünfmal am Tag an ihrem Schreibtisch vorbeischlendern. Daher ist es wichtig, mit ihnen in Kontakt zu bleiben und sicherzustellen, dass sie über alles verfügen, was sie benötigen. Sie möchten jedoch auch nicht, dass sie Sie 15 Mal am Tag anrufen. Eine Strategie: Für mindestens die erste Woche lang sollte es morgens und abends kurze Anrufe mit dem Vorgesetzten geben.

„Viele Leute werden sagen: ‚Ich habe nicht die Zeit, jeden Tag zwei Gespräche mit meinem neuen Mitarbeiter zu führen‘“, sagt Phillips. „Aber wenn der Vorgesetzte das nicht tut, wird der neue Mitarbeiter sie [den ganzen Tag] virtuell ansprechen und sagen: ‚Ich verstehe das nicht‘.“ „Alternativ kann der Vorgesetzte zum Beispiel vorschlagen: ‚Protokollieren Sie alle Ihre Fragen und stellen Sie sie mir am Ende des Tages.‘ Dies gibt jedem die Möglichkeit, durchzuatmen. Der neue Mitarbeiter weiß, dass es eine Zeit geben wird, in der er sich mit Ihnen austauschen kann.“

Weisen Sie einen „Buddy“ zu

Eine andere Möglichkeit, einem neuen Mitarbeiter zu helfen, das Unternehmen und seine Routinen kennenzulernen, besteht darin, ihm einen „Buddy“ oder einen „Mentor“ an die Hand zu geben, der ihn mit allem vertraut machen kann. Sie können über die Unternehmenskultur sprechen und sich mit den Details der Arbeit dort vertraut machen. In einer virtuellen Umgebung ist es für diese Person noch wichtiger, häufig beim neuen Mitarbeiter reinzuschauen, da sie im virtuellen Büro keinen zufälligen Kontakt zu ihm hat.

„Der Mentor muss sich alle Mühe geben, um verschiedene Zeiten einzuplanen, um sich mit der Person zu treffen“, sagt Phillips. „Er muss konzertierte Anstrengungen unternehmen, um in Kontakt zu bleiben und den neuen Mitarbeiter zu ermutigen, ihn als Ansprechpartner zu nutzen. Es gibt viele Leute, die sich denken: ‚Ich möchte nicht stören‘, und es ist wirklich Sache des Mentors, sicherzustellen, dass er zu einer verlässlichen Ressource wird.“ (Tipp: Stellen Sie sicher, dass der Mentor auch die Zeit für diese Art von Kontakten hat, da dies keine Kleinigkeit ist.)

Ein weiterer Bonus: Ein Buddy oder Mentor ist ein weiterer Ansatzpunkt, um einen neuen Mitarbeiter in reguläre Routinen einzubinden, z. B. um sicherzustellen, dass er weiß, dass am Donnerstag ein Jour-Fix-Meeting stattfindet.

Nutzen Sie die Remote-Onboarding-Technologie

Der Beitritt zu einem Unternehmen ist mit einem gewissen Verwaltungsaufwand verbunden. Wenn Sie immer noch überwiegend in Papierform arbeiten und sich nicht an die neue Realität angepasst haben, hinken Sie möglicherweise den Entwicklungen noch hinterher.

Viele Firmen nutzen Dienste wie PandaDoc, HelloSign oder DocuSign, um Unterlagen zu verteilen, die Unterschriften benötigen. Ein Intranet-Messaging-Dienst wie Slack ermöglicht es den Mitarbeitern, miteinander zu kommunizieren, als wären sie zusammen im Büro. Add-Ons wie Donut können neue Mitarbeiter benachrichtigen und sie auf dem Laufenden halten.

„Diese Unternehmen, die diese Art von Prozessen angenommen haben, weil sie versucht haben, effizient und umweltfreundlich zu sein, profitieren jetzt davon in einer sozial distanzierten, geografisch verteilten Zeit in unserem Leben“, sagt Calli. „Wenn Sie bereits diese Infrastruktur haben, sind Sie allen voraus, die das nicht haben.“

Befolgen Sie die gesetzlichen Richtlinien für Mitarbeiter in Fernarbeit

Die Regierung hat das Onboarding in Zeiten von „social distancing“ berücksichtigt, z. B. indem Arbeitgebern gestattet wurde, einige Beschäftigungsdokumente (wie Ihren Personalausweis) per Videoanruf zu überprüfen. Sie sollten sich jedoch darüber im Klaren sein, was erforderlich ist und wie Sie dies umsetzen können – und wie Sie möglicherweise vorgehen müssen, wenn die Distanzierungsanforderungen gelockert werden.

„Wenn Sie den regulären Betrieb wieder aufnehmen, müssen Sie die Dokumente persönlich überprüfen, so wie wir es früher getan haben“, sagt Calli. „Wenn Sie Ihren Onboarding-Prozess planen, sollten Sie die rechtlichen Aspekte im Auge behalten, unabhängig davon, ob die Person 20 Minuten oder 2.000 Kilometer entfernt ist.“

SHRM verfügt über eine Vielzahl von Ressourcen, die im Bereich Talenteinstellung auf seiner Website verfügbar sind, und die US-amerikanischen Staatsbürgerschafts- und Einwanderungsbehörden verfügen über spezifische Informationen zu vorübergehenden Richtlinien im Zusammenhang mit COVID-19.

Die Welt der Personaleinstellung und Rekrutierung ändert sich schnell und wir alle lernen noch, wie wir uns an neue Methoden anpassen können. Bleiben Sie auf dem Laufenden mit kompetenten Beratungen und den neuesten Recruitingtrends von Randstad.

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