Was ist ein Event Manager?
Ein Event-Manager ist verantwortlich für den reibungslosen Ablauf von Veranstaltungen. Er ist allein oder im Team für die Organisation und die Planung einer Veranstaltung zuständig. Dafür achtet er auf alle relevanten Bereiche. Er kümmert sich um die rechtzeitige Buchung der Veranstaltungslocation, beauftragt Dienstleister wie Sicherheitsunternehmen und Caterer und bucht zum Beispiel Musiker, Redner oder andere Künstler für das jeweilige Event. Zudem behält er dabei die rechtlichen Voraussetzungen im Auge und sorgt rechtzeitig für die notwendigen behördlichen Genehmigungen.
Der Event-Manager steht dabei in ständigem Kontakt mit allen an der Veranstaltung beteiligten Unternehmen, Behörden und Dienstleistern. Als Schnittstelle koordiniert er die Abläufe und behält den Gesamtblick auf die Veranstaltung. Als Veranstaltungsmanager erkennt er frühzeitig Probleme und kümmert sich um deren Behebung. Auch während einer laufenden Veranstaltung bleibt er Ansprechpartner für alle teilnehmenden Unternehmen und Künstler. Teilweise muss er kurzfristig Änderungen am Ablauf vornehmen und während des Events umplanen, weil zum Beispiel Künstler durch eine Erkrankung doch nicht zur Verfügung stehen oder Teilbereiche des Eventgeländes wegen schlechten Wetters nicht zur Verfügung stehen.
Nach einer Veranstaltung kümmert sich der Event-Manager um den möglichst reibungslosen Ab- und Rückbau der verwendeten Veranstaltungstechnik. Nach Abschluss steht für den Event-Manager häufig noch eine Bewertung des Events an. Er prüft den Erfolg der Veranstaltung und sammelt bei wiederkehrenden Events Verbesserungsvorschläge für einen noch reibungsloseren Ablauf ein.
Event-Manager RolesArbeiten als Event-Manager
Aufgaben und Tätigkeiten von Event-Managern
Die Tätigkeit von Event-Managern beginnt schon bei der Konzeption von Veranstaltungen. Bei öffentlichen Events ermitteln sie zunächst eine Zielgruppe und prüfen dann die verschiedenen Möglichkeiten zur Umsetzung eines Konzepts. Dieses Konzept stellen Sie dann entweder dem Kunden vor oder besprechen es im Team mit anderen Event-Managern. Die Konzeptentwicklung gehört zu dem kreativen Teil des Berufsbilds eines Event-Managers. Bei der Umsetzung dominieren vor allem organisatorische und verwaltende Aufgaben.
Gerade bei umfangreichen Veranstaltungen, die sich über mehrere Tage erstrecken, entfällt ein großer Teil der Tätigkeit auf das Organisieren der jeweiligen Unternehmen, die am Event beteiligt werden sollen. Bei Musikveranstaltungen übernimmt der Veranstaltungsmanager häufig das Buchen der einzelnen Künstler und berücksichtigt dabei individuelle Wünsche der jeweiligen Artists. Zudem behält er das Gesamtbudget für die Veranstaltung im Auge und sorgt für eine ausgewogene Verteilung beim Berühmtheitsgrad der einzelnen Musiker.
Der Event-Manager kümmert sich auch um den Veranstaltungsort und holt verschiedene Angebote ein. Auch für Catering, Lichttechnik und eventuelle Zusatzhighlights wie ein Feuerwerk ist der Event-Manager verantwortlich. Daneben verantwortet er einen Teil oder sogar das gesamte Marketing für die Veranstaltung. Er ist an der Auswahl und dem Design der Flyer beteiligt oder schreibt die Einladungen für besondere Gäste.
Während einer Veranstaltung koordiniert er den Ablauf und steht als erster Ansprechpartner für alle beteiligten Personen zur Verfügung. Er arbeitet als Problemlöser und kann flexibel reagieren, wenn es zu Schwierigkeiten im geplanten Ablauf kommen sollte. Im Zweifelsfall kann er kurzfristig auf Alternativpläne zugreifen und sorgt so für ein sicheres Gelingen des Events.
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In diesen Branchen können Event-Manager arbeiten
Event-Manager finden eine Anstellung in allen Bereichen, in denen regelmäßig Events geplant werden müssen. Sie arbeiten zum Beispiel bei
- Messeveranstaltern
- Eventagenturen
- bei großen Unternehmen, die regelmäßig Veranstaltungen selbst organisieren
- Theater- und Konzertveranstaltern
Auch in der öffentlichen Verwaltung werden regelmäßig Event-Manager gesucht, die dann zum Beispiel Stadtfeste oder Jahrmärkte organisieren.
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Typische Arbeitsorte für Event-Manager
Event-Manager arbeiten abhängig von der Art des Events und dem Arbeitgeber an verschiedenen Orten. Während der Konzeptions- und Angebotsphase eines Events arbeiten Veranstaltungsmanager viel im Büro am Computer und führen Gespräche mit verschiedenen Dienstleistern. Während der Veranstaltung sind sie häufig vor Ort und sorgen als erster Ansprechpartner für einen reibungslosen Ablauf. Abhängig von der Art der Veranstaltung und den gewünschten Teilnehmern unternimmt der Event-Manager auch Dienstreisen, um persönlich mit Dienstleistern, Künstlern oder Rednern zu sprechen. Auch für die Abstimmung mit Auftraggebern kann eine Reise notwendig sein.
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Arbeitszeiten
Für gewöhnlich werden die Normalarbeitszeiten in Österreich in den Kollektivverträgen festgelegt. Für den Bereich der Organisation von Veranstaltungen, Märkten und Messen gibt es allerdings keinen Kollektivvertrag. Im Rahmen der Gesetze werden die Arbeitszeiten eines angestellten Event-Managers daher durch den individuellen Arbeitsvertrag geregelt (Quelle: wko.at). Grundsätzlich orientieren sich diese an den normalen Büroarbeitszeiten zwischen 9 Uhr und 17 Uhr an Werktagen. Während der Konzeptions- und Vorbereitungsphase eines Events ist in der Regel keine Wochenendarbeit notwendig. Je näher ein Event rückt, desto höher ist der Arbeitsanfall, sodass Überstunden und auch Arbeiten am Wochenende kurz vor dem geplanten Event möglich sind. Die Teilzeitarbeit als Event-Manager ist dennoch relativ problemlos möglich. Die meisten Events und Veranstaltungen werden nicht nur von einer einzelnen Person geplant, sondern von einem größeren Team, sodass sich die Zuständigkeiten für einzelne Teilbereiche der Veranstaltung gut aufteilen lassen. Wenn sich mehrere Event-Manager eine Stelle teilen, lassen sich Familie, Freizeit und Beruf gut miteinander vereinbaren.
Arten von Event-Managern
Event-Manager spezialisieren sich mit zunehmender Berufserfahrung in der Regel auf bestimmte Bereiche des Eventmanagements oder sie entscheiden sich für eine bestimmte Art von Veranstaltungen. So gibt es zum Beispiel Veranstaltungsmanager, die ausschließlich Musikevents planen und veranstalten, während sich andere auf Networking-Veranstaltungen im Businessbereich konzentrieren. Wer sich für ein Eventmanagement-Studium entscheidet, kann sich hierbei zum Beispiel auch auf Sportmanagement oder Messe- und Kongressmanagement spezialisieren. Es gibt jedoch keine spezielle Ausbildung oder einzelne Arten von Event-Managern.
Gehalt eines Event-Managers
Die Höhe des Gehalts hängt bei Event-Managern in der Regel von der Ausbildung ab. Wer den Beruf des Event-Managers im Rahmen eines Studiums an einer Fachhochschule oder Universität erlernt hat, erhält bei Berufseinstieg ein gesetzliches Mindestgehalt zwischen 2.300 € und 2.980 € brutto pro Monat. Wie hoch es im Einzelfall ausfällt, hängt vom jeweiligen Abschluss (Bachelor- oder Mastarbeiterabschluss) sowie von der Berufserfahrung ab. Event-Manager, die den Beruf an einer höheren oder mittleren berufsbildenden Schule oder bei einem Weiterbildungsinstitut erlernt haben, erhalten einen gesetzlichen Mindestlohn zwischen 1.780 € und 1.890 € brutto pro Monat. In beiden Fällen wird von einer Vollzeitbeschäftigung und insgesamt 14 Gehältern pro Jahr ausgegangen (Quelle: berufslexikon.at).
Das Durchschnittsgehalt von Event-Managern liegt in Österreich bei 2.926 € brutto pro Monat. Die Gehaltsspanne ist dabei relativ groß und reicht etwa von monatlich 2.043 € bis 7.143 € brutto. Berufserfahrung macht sich beim Beruf des Event-Managers besonders bezahlt. Während Junior Event-Manager im Durchschnitt mit monatlich rund 2.428 € brutto in den Job einsteigen, verdienen Senior Event-Manager durchschnittlich bereits 3.643 € brutto pro Monat. Nach 20 Jahren Berufserfahrung erhalten Event-Manager sogar ein durchschnittliches Monatsgehalt von 5.714 € brutto (Quelle: jobted.at, Stand: Februar 2023).
Qualifikationen und Fähigkeiten
Diese Ausbildung benötigen Event-Manager
In Österreich ist die Ausbildung zum Event-Manager nicht gesetzlich geregelt. Es gibt mehrere Ausbildungswege, die zum Berufsbild des Event-Managers führen können. Eine Zugangsmöglichkeit ist ein Abschluss an einer berufsbildenden Schule mit kaufmännischem Schwerpunkt. Besonders infrage kommen hierbei höhere Lehranstalten für Tourismus (HLT) bzw. Tourismusschulen mit einer Spezialisierung auf Eventmanagement. Doch auch grundlegende Qualifikationen in Bereichen wie Marketing, Controlling oder Betriebswirtschaft können eine gute Basis darstellen. Darüber hinaus gibt es ein großes Angebot an Lehrgängen an unterschiedlichen Weiterbildungsinstituten Österreichs, im Zuge derer sich Quereinsteiger unabhängig von ihrem vorherigen beruflichen Werdegang zum Event-Manager ausbilden lassen können. Eine weitere Ausbildungsoption, die mit weitaus lukrativeren Gehaltsaussichten verbunden ist, stellt ein Studium an einer österreichischen Universität oder Fachhochschule dar. Betriebswirtschaftlich orientierte Studiengänge wie Marketing, Unternehmenskommunikation, BWL oder Tourismusmanagement kommen ebenso in Betracht wie spezifische akademische Lehrgänge wie Eventmanagement oder Sport- und Eventmanagement (Quelle: berufslexikon.at).
Mit der Lehre zum Eventkaufmann wurde 2020 ein Ausbildungsversuch eingerichtet, der ebenfalls den Einstieg ins Eventmanagement ermöglicht. Bis August 2026 ist ein Eintritt in die dreijährige Lehre noch möglich (Quelle: wko.at).
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Weitere Fähigkeiten
Besondere Fähigkeiten sind für den Beruf des Event-Managers nicht notwendig. Ein Führerschein der Klasse B ist aber sinnvoll, weil in vielen Fällen Dienstreisen unternommen werden müssen. Zudem helfen gerade bei größeren Veranstaltungen Fremdsprachenkenntnisse enorm, zumindest Englisch und am besten noch eine weitere verbreitete Sprache sollten Event-Manager beherrschen.
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Soft Skills
Veranstaltungsmanager sind außergewöhnlich kommunikativ und bleiben auch in belastenden Situationen freundlich und verbindlich. Sie sprechen mit vielen verschiedenen Menschen und können sich auch unter Zeitdruck Lösungen für dringende Probleme überlegen. Dazu sind sie stressresistent und leistungsbereit. Überstunden rund um eine Veranstaltung sind für Event-Manager kein Problem und sie akzeptieren auch Arbeit am Wochenende oder nachts, wenn das geplante Event es erfordert. Darüber hinaus können Event-Manager gut in einem Team arbeiten und sich an Absprachen halten. Abhängig von der Größe des Events übernehmen sie auch Führungsaufgaben und kümmern sich um ihre Mitarbeiter.
Vorteile für Event-Manager bei Randstad
Bei Randstad liegt uns deine berufliche Zufriedenheit sehr am Herzen. Wir sorgen deshalb mit optimalen Arbeitsbedingungen dafür, dass du in deinem Traumjob als Event-Manager dein volles Potenzial entfalten kannst.
Diese Benefits darfst du als Event-Manager bei Randstad erwarten
Wenn du dir einen abwechslungsreichen Job als Event-Manager bei Randstad sicherst, kommst du in den Genuss vieler Vorzüge, die wir für unsere Mitarbeiter bereithalten. Hierzu zählen:
- Eine leistungsgerechte Bezahlung nach Kollektivvertrag
- Gute Übernahmechancen durch Kundenunternehmen und Geschäftspartner
- Umfangreiche Sozialleistungen, beispielsweise Urlaubs- und Weihnachtsgeld
- Bundesweite Vertretung durch einen Betriebsrat
Fragen und Antworten
Hier findest du die Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zum Beruf des Event-Managers.
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Wie wird man Event-manager ohne Studium?
In Österreich gibt es verschiedene Möglichkeiten, um in den Beruf des Event-managers einzusteigen. Ein Studium ist lediglich eine Option. Eine weitere Möglichkeit ist die Ausbildung an einer Schule mit kaufmännischem Schwerpunkt, insbesondere an einer höheren Lehranstalt für Tourismus. Einige Tourismusschulen bieten auch Spezialisierungen im Bereich Eventmanagement an, die eine solide Grundlage für den Einstieg in den Beruf bilden. Wer beruflich zuvor eine andere Laufbahn eingeschlagen hat, kann sich im Rahmen von speziellen Lehrgängen zum Event-Manager ausbilden lassen.
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Kann man eine Lehre zum Event-manager machen?
Derzeit gibt es in Österreich keine Lehre zum Event-manager. Im Jahr 2020 startete jedoch der Lehrberuf des Eventkaufmanns als Ausbildungsversuch. Bis 2026 ist der Eintritt in die Lehre möglich.
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Welches Gehalt bekommt ein Event-manager?
Event-Manager in Österreich verdienen durchschnittlich 2.926 € brutto pro Monat. Je nach Berufserfahrung reicht die Gehaltsspanne hierbei etwa von 2.043 € bis 7.143 € brutto pro Monat (Quelle: jobted.at, Stand: Februar 2023). Das individuelle Gehalt hängt vor allem von der Ausbildung und der Berufserfahrung ab. Wer den Beruf im Rahmen eines Studiums erlernt hat, erhält bei Berufseinstieg ein gesetzliches Mindestgehalt zwischen 2.300 € und 2.980 € brutto pro Monat, während Absolventen berufsbildender mittlerer oder höherer Schulen zunächst einen monatlichen Mindestlohn von 1.780 € bis 1.890 € brutto erhalten (Quelle: berufslexikon.at, Stand: Februar 2023).
