Was ist ein Sachbearbeiter?
Sachbearbeiter sind in verschiedenen Branchen beschäftigt, ihre Aufgaben hängen vom Arbeitsplatz ab. So wird ein Sachbearbeiter häufig auch als kaufmännischer Angestellter, Büroangestellter oder Bürofachkraft bezeichnet. Ein EDV-Sachbearbeiter bearbeitet Vorgänge im Finanz- und Rechnungswesen, im Vertrieb, im Einkauf, im Personalwesen oder in der Logistik. Personalsachbearbeiter übernehmen Sachbearbeitungs- und Verwaltungsaufgaben in Bereichen, die das Personal oder Lohn- und Gehaltsabrechnungen betreffen. Sachbearbeiter in der Logistik befassen sich mit Verwaltungs- und Sachbearbeitungsaufgaben in den Sparten Einkauf, Disposition und Transport. Weitere berufliche Einsatzmöglichkeiten von Sachbearbeitern sind:
- - Dokumentensachbearbeitung (Bank)
- - Kaufmännische Sachbearbeitung
- - Kreditsachbearbeitung
- - Reservierungssachbearbeitung (Hotel)
- - Sachbearbeitung in der Luftaufsicht
- - Verkaufssachbearbeitung
- - Versicherungsleistungssachbearbeitung
Während die Aufgaben von kaufmännischen Angestellten recht unterschiedlich sein können, sind ihnen auch einige Aspekte gemein. So sind Sachbearbeiter häufig in der sogenannten Endsachbearbeitung tätig, das heißt, dass sie einen Vorgang bis zum Ende abschließend bearbeiten. Sie kennen sich mit der von ihnen betreuten Materie sehr gut aus, da sie hierzu auch spezielle Fragen ihrer Kunden beantworten können müssen. Sie handeln eigenverantwortlich in ihrem Tätigkeitsbereich und organisieren ihre Aufgaben selbstständig, sind hierbei jedoch einem Vorgesetzten unterstellt und diesem gegenüber auch berichtspflichtig. Eine Position als Sachbearbeiter stellt meist eine Tätigkeit auf der unteren Hierarchieebene dar. Darüber hinaus ist sie eine wichtige Voraussetzung, um nach einigen Jahren in höherwertige Positionen, beispielsweise mit Führungsverantwortung, aufzusteigen.
Sachbearbeiter JobsArbeiten als Sachbearbeiter
Aufgaben und Tätigkeiten von Sachbearbeitern
Das Berufsbild des Sachbearbeiters stellt meist eine berufliche Einsatzmöglichkeit dar, die nach dem Abschluss einer entsprechenden Ausbildung im gewünschten Arbeitsbereich wahrgenommen wird. Sachbearbeiter unterstützen die Prozesse in ihrem Unternehmen und kümmern sich um die Bewältigung von klar umrissenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten. So führen sie in der Personalsachbearbeitung Abrechnungen durch, geben Auskunft zu steuerlich relevanten Merkmalen und nehmen verpflichtende Meldungen an andere Ämter vor. Im Verkauf nimmt ein Sachbearbeiter hingegen Kundenanfragen sowie Bestellungen entgegen und bearbeitet diese. Ein Versicherungssachbearbeiter kümmert sich um Fragen der Leistungsprüfung oder befasst sich mit der Kundenakquise.
Sachbearbeiter kennen sich mit den Strukturen ihres Unternehmens gut aus und nutzen meist spezielle Software für ihre Aufgaben. Sie sind Ansprechpartner für Mitarbeiter, aber auch andere Organisationseinheiten oder Behörden in Fragen, die ihr Fachgebiet betreffen. Sachbearbeiter führen kalkulierende oder planende Tätigkeiten durch und erstellen Bescheide, Rechnungen, bearbeiten Reklamationen oder führen Akten, die von ihnen aktualisiert und verwaltet werden.
Die Aufgaben eines Sachbearbeiters sind meist klar definiert und durch Kundenkontakt gekennzeichnet. Es handelt sich hierbei in der Regel um Positionen ohne Führungsverantwortung, die bereits von jungen Berufsanfängern wahrgenommen werden können. Mit steigender Erfahrung im Beruf ist es dann häufig möglich, in höhere Funktionen aufzusteigen und hierdurch mehr Personal- und auch Sachverantwortung zu übernehmen.
Sachbearbeiter nehmen innerhalb ihrer Organisation eine wichtige Funktion ein, da ohne ihre Arbeit das täglich anfallende Arbeitsvolumen nicht bewältigt werden könnte. Auch stellen sie häufig eine Schnittstelle zwischen den Mitarbeitenden, Kunden und der nächsten Führungsebene dar. Gute Sachbearbeiter kennen sich daher nicht nur mit ihrer Arbeitsmaterie bestens aus, sondern repräsentieren auch ihre Organisation in besonderem Maße, wenn ihnen durch Kundenkontakt eine Außenwirkung zufällt.
Da Sachbearbeiter häufig mit vertraulichen Dokumenten arbeiten, sind sie besonders verschwiegen und zuverlässig. Darüber hinaus bringen sie gute Umgangsformen für den Kundenkontakt mit und besitzen ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, die ihnen im täglichen Kontakt mit Vorgesetzten, Kollegen und Kunden zugutekommen.
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In diesen Branchen können Sachbearbeiter arbeiten
In welcher Branche Sachbearbeiter tätig werden können, richtet sich nach ihrer Fachrichtung. Versicherungsleistungssachbearbeiter werden von Versicherungen angestellt, während Reservierungssachbearbeiter in der Hotellerie tätig sind. Wertpapier- und Dokumentensachbearbeiter arbeiten in Banken, an Börsen oder bei Kreditinstitutionen. Logistik- und Personalsachbearbeiter werden von Unternehmen nahezu aller Wirtschaftsbereiche beschäftigt, ebenso EDV-Sachbearbeiter, die darüber hinaus auch in der öffentlichen Verwaltung tätig sind.
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Typische Arbeitsorte für Sachbearbeiter
Meist arbeiten Sachbearbeiter am Computer, wo sie spezielle Software für ihren Aufgabenbereich nutzen. Wie der Arbeitsplatz im Detail aussieht, richtet sich nach der Branche. Beispielsweise arbeiten Sachbearbeiter in der Luftaufsicht auch auf der Rollbahn sowie in Werkstätten, Abfertigungs- und Flugzeughallen. Bei ihren Tätigkeiten müssen sich Sachbearbeiter nach Vorschriften und gesetzlichen Vorgaben richten. Zu den typischen Arbeitsorten von Sachbearbeitern gehören:
- Büroräume
- Besprechungsräume
- Vorfeld oder Rollbahn von Flughäfen
- Flugzeughallen
- Werkstätten
- Abfertigungshallen
- Verkaufsräume
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Arbeitszeiten
Die Arbeitszeiten eines Sachbearbeiters liegen normalerweise innerhalb der Tagesarbeitszeit. Viele Sachbearbeiter sind im öffentlichen Dienst beschäftigt, wo Normalarbeitszeiten von 38,5 oder 40 Stunden für Angestellte in Österreich üblich sind. Schichtdienste sowie Dienste am Wochenende oder an Feiertagen sind in der Regel dort nicht vorgesehen. Sollten sie ausnahmsweise doch anfallen, werden sie entsprechend vergütet.
In besonderen Organisationseinheiten können abweichende Regelungen erforderlich sein, beispielsweise wenn Sachbearbeiter in Krankenhäusern oder Behörden mit Sicherheitsaufgaben tätig werden. Hierbei können Schichtdienste und Rufbereitschaften erforderlich sein, die durch den individuellen Arbeitsvertrag geregelt werden. Ob Heimarbeit oder flexible Arbeitszeiten möglich sind, regelt ebenfalls der individuelle Arbeitsvertrag.
Grundsätzlich ist die Tätigkeit eines Sachbearbeiters gut planbar und ermöglicht eine gute Work-Life-Balance. Es ist außerdem oftmals möglich, dem Beruf des Sachbearbeiters im Rahmen einer Teilzeitbeschäftigung nachzugehen. Das Stundenausmaß richtet sich dabei nach den Erfordernissen des Unternehmens bzw. der Institution.
Arten von Sachbearbeitern
Die Tätigkeit eines Sachbearbeiters ist klassischerweise auf niedriger Hierarchieebene im öffentlichen Dienst angesiedelt. Dort bearbeitet der Sachbearbeiter die Aufgaben eines speziellen Sachgebiets im Rahmen der Vorgangs- und Aktenbearbeitung. Tatsächlich umfasst die Tätigkeit eines Sachbearbeiters jedoch so vielfältige kaufmännische, organisatorische und verwaltende Aufgaben, dass die Bezeichnung des Sachbearbeiters in vielen Stellenangeboten auch außerhalb des öffentlichen Dienstes Verwendung findet. So gibt es zahlreiche Stellenangebote für Auftragssachbearbeiter, Personalsachbearbeiter und Sachbearbeiter im Einkauf. Auch Exportsachbearbeiter oder Sachbearbeiter in der Logistik finden Anstellung bei zahlreichen Unternehmen. Weitere Beschäftigungsfelder ergeben sich für Sachbearbeiter in der Buchhaltung oder im Controlling. Teilweise werden Sachbearbeiter auch durch die Bezeichnung ihres Unternehmens unterschieden, wie zum Beispiel Sachbearbeiter in der Versicherung, Sachbearbeiter bei der Krankenkasse oder Sachbearbeiter im öffentlichen Dienst.
Der Beruf des Sachbearbeiters kennt viele Synonyme. So wird ein Sachbearbeiter auch als kaufmännischer Angestellter, Büroangestellter oder Bürofachkraft bezeichnet. Ebenfalls ist die Bezeichnung des kaufmännischen Mitarbeiters üblich. Welche Tätigkeiten sich hinter einer Sachbearbeiterstelle konkret verbergen und welche Kenntnisse und Fähigkeiten hierfür benötigt werden, ist daher regelmäßig nur der individuellen Stellenausschreibung sowie dem Anforderungsprofil zu entnehmen.
Gehalt eines Sachbearbeiters
So unterschiedlich die Tätigkeiten eines Sachbearbeiters sind, so breit ist auch die Gehaltsspanne. Die Höhe des Gehalts hängt hierbei im Wesentlichen von Einsatzgebiet und der Art und Größe des Unternehmens ab. Im Durchschnitt verdienen Sachbearbeiter in Vollzeit in Österreich pro Monat 1.910 € brutto. Deutlich besser bezahlt werden sie im öffentlichen Dienst sowie in der Finanzwirtschaft. Einfache Bürosachbearbeiter erhalten oftmals erheblich niedrigere Löhne.
Das monatliche Einstiegsgehalt für Sachbearbeiter liegt zwischen 1.440 € und 2.570 € brutto. Durchschnittlich steigen Berufsanfänger in Vollzeit mit einem Gehalt von 1.740 € brutto pro Monat in den Job als Sachbearbeiter ein.
Im Hinblick auf das tatsächliche Gehalt eines Sachbearbeiters gilt es zu berücksichtigen, dass dieser Beruf manchmal in Teilzeit ausgeübt wird. Dementsprechend fällen die Gehälter in der Praxis teilweise niedriger aus.
Qualifikationen und Fähigkeiten
Diese Ausbildung benötigen Sachbearbeiter
Mit dem Abschluss einer kaufmännischen oder verwaltungstechnischen Ausbildung wird die Qualifikation für die Tätigkeit als Sachbearbeiter erworben. Eine solche kann beispielsweise an einer Fachschule für wirtschaftliche Berufe, an einer Handelsschule oder an berufsbildenden höheren Schulen mit einem entsprechenden Schwerpunkt absolviert werden. Die Matura wird nur in Ausnahmefällen vorausgesetzt und ist in der Regel nicht erforderlich. Unabdinglich sind jedoch gute Deutsch- und EDV-Kenntnisse.
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Weitere Fähigkeiten
Sachbearbeiter besitzen Fachkenntnisse in dem von ihnen betreuten Arbeitsbereich, die sie durch regelmäßige Fortbildungen vertiefen und ergänzen. Je nach Branche sind zusätzlich Fremdsprachenkenntnisse erforderlich oder wünschenswert. Sachbearbeiter sind darüber hinaus versiert im Umgang mit gängigen MS-Office-Anwendungen und kennen sich darüber hinaus mit spezieller Software ihres Unternehmens aus, beispielsweise Personalbearbeitungssoftware oder Software für Lagerlogistik.
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Soft Skills
Sachbearbeiter besitzen ein ausgezeichnetes Organisationstalent und organisieren ihre Aufgabenpakete eigenständig. Sie sind sehr verschwiegen und gehen diskret mit persönlichen oder anderweitig vertraulichen Daten um. Im Kundenkontakt sind sie zuvorkommend und freundlich, im innerbehördlichen Umgang kollegial und hilfsbereit. Wer über die ausreichende Motivation verfügt und sich in seinem Arbeitsbereich bewährt hat, kann sich für höherwertige Tätigkeiten qualifizieren und Personalverantwortung übernehmen. Die Entwicklungschancen für Sachbearbeiter sind somit grundsätzlich sehr gut.
Vorteile für Sachbearbeiter bei Randstad
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Diese Benefits darfst du als Sachbearbeiter bei Randstad erwarten
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- Vertretung durch einen bundesweiten Betriebsrat
- Kostenlose Fortbildungen
Weitere Informationen zu den Vorteilen, die Randstad seinen Mitarbeitern bietet.
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Kostenlose Weiterbildungen
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Als Sachbearbeiter profitierst du vielleicht besonders von diesen e.learning-Angeboten:
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- MS-Office-Kurse (Word, Excel, PowerPoint)
- SAP Learning Hub
Fragen und Antworten
Hier findest du die Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zum Beruf des Sachbearbeiters.
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Wie hoch ist das Gehalt eines Sachbearbeiters?
Abhängig vom jeweiligen Arbeitgeber, dem übernommenen Ausmaß an Verantwortung und dem konkreten Aufgabengebiet kann das Gehalt eines Sachbearbeiters unterschiedlich hoch ausfallen. Durchschnittlich verdienen Sachbearbeiter in Österreich 1.910 € brutto pro Monat, wenn man von einer regulären 40-Stunden-Woche und 14 Gehältern ausgeht. Allerdings üben viele Sachbearbeiter ihren Beruf in Teilzeit aus, sodass das Gehalt hierbei erheblich niedriger ausfällt. Auch gibt es starke branchenabhängige Unterschiede. Insbesondere im öffentlichen Dienst und dem Finanzbereich ist mit höheren monatlichen Gehältern zu rechnen. Wer neu in den Beruf des Sachbearbeiters einsteigt, erhält zunächst ein monatliches Bruttogehalt von 1.440 € bis 2.570 € brutto.
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Welche Ausbildung braucht man, um als Sachbearbeiter arbeiten zu können?
Für die Beschäftigung als Sachbearbeiter ist formal kein bestimmter Abschluss oder eine bestimmte Ausbildung erforderlich. Unabdingbar sind allerdings fundierte EDV- und Deutschkenntnisse, ein Bewusstsein für Zahlen sowie kaufmännisches Hintergrundwissen. Diese Fertigkeiten werden vor allem an Handelsschulen sowie an Fachschulen für wirtschaftliche Berufe oder an einschlägigen berufsbildenden höheren Schulen (z. B. HAK, HLW) vermittelt. Daher setzen viele Arbeitgeber einen derartigen Schulabschluss voraus. Alles Wesentliche wird im Zuge einer Einarbeitungsphase direkt am Arbeitsplatz vermittelt. Somit steht der Beruf des Sachbearbeiters auch Quereinsteigern grundsätzlich offen.
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Ist ein Quereinstieg als Sachbearbeiter möglich?
Da die Position des Sachbearbeiters keine bestimmte Ausbildung oder Berufserfahrung erfordert, ist ein Quer- oder Seiteneinstieg grundsätzlich durchaus möglich. Brancheneinschlägiges Hintergrundwissen und eine Ausbildung mit kaufmännischem Schwerpunkt können den Einstieg in den Beruf des Sachbearbeiters allerdings wesentlich erleichtern. Die Einarbeitung erfolgt in der Regel direkt am Arbeitsplatz.
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Was sind die Aufgaben eines Sachbearbeiters?
Je nach Einsatzgebiet und Branche ist der Sachbearbeiter im Rahmen seiner Beschäftigung mit unterschiedlichen Aufgaben konfrontiert. Im Regelfall handelt es sich dabei um organisatorische oder administrative Tätigkeiten. Zu den typischen Aufgaben eines Sachbearbeiters gehören etwa die Betreuung von Kunden oder Klienten, die Terminkoordination, das Anlegen von Karteien sowie das Bearbeiten und Überprüfen von Datenbanken und Akten. Oftmals übernehmen Sachbearbeiter den Telefon- und Schriftverkehr in einer Abteilung oder in einem Unternehmen. Hinzu kommen noch etwaige branchenspezifische Aufgaben.
