Was ist ein Assistent?

Office-Assistenten übernehmen in erster Linie organisatorische und verwaltungstechnische Agenden im Büro. Sie bilden eine Schnittstelle zwischen der internen Kommunikation im Unternehmen und der Kundenkommunikation. Assistenten der Geschäftsführung unterstützen diese in organisatorischen und administrativen Belangen. Office-Assistenten erledigen hauptsächlich den Schriftverkehr, erstellen Rechnungen und Lieferscheine oder koordinieren Termine. Daneben sind sie auch für die Organisation von Besprechungen und Meetings zuständig.

Assistenten der Geschäftsführung erstellen vorwiegend statistische Auswertungen und verfassen Geschäftsberichte. Aber auch sie übernehmen administrative Tätigkeiten wie die Organisation von Meetings und die Terminkoordination. Im Gegensatz zum Office-Assistenten oder zum Beruf des Sekretärs oder der Sekretärin liegt der Schwerpunkt der Tätigkeiten bei Assistenten der Geschäftsführung im betriebswirtschaftlichen Bereich.

Office-Assistenten und Assistenten der Geschäftsführung verfügen in den meisten Fällen über eine abgeschlossene einschlägige kaufmännische Ausbildung. Das sind vor allem Abschlüsse bei mittleren oder höheren berufsbildenden Schulen (BMS oder BHS) wie Handelsschulen, Handelsakademien oder höhere Lehranstalten für wirtschaftliche Berufe.

Für Office-Assistants und Assistenten der Geschäftsführung ergeben sich nicht nur vielfältige Aufgaben, sondern es sind auch die Aufstiegsmöglichkeiten sehr gut. Vor allem mit einem abgeschlossenen einschlägigen Studium und mit Berufserfahrung ist der Aufstieg als Assistent der Geschäftsführung in das Management möglich.

 

Assistenz Jobs
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Arbeiten als Office-Assistant oder Assistent der Geschäftsführung

Aufgaben und Tätigkeiten von Assistenten

Assistenten der Geschäftsführung können in allen Branchen und Wirtschaftszweigen arbeiten. Office-Assistants sind vor allem im Gewerbe und Handel tätig. Der Aufgabenbereich beider Berufe ist sehr vielfältig.

Office-Assistants haben in der Regel folgende Aufgabenschwerpunkte:

  • Kundenempfang: Office-Assistants empfangen und begrüßen Kunden und leiten sie zu den jeweils dafür zuständigen Mitarbeitern weiter.
  • Terminplanung: Sie koordinieren Geschäftstermine und planen Geschäftsreisen. Zudem sind sie für die Spesenabrechnung verantwortlich.
  • Büroorganisation: Office-Assistants sind vor allem für die Büroorganisation zuständig. Sie bestellen Büromaterial nach, pflegen elektronische Datenbanken und betreuen Kunden telefonisch.

Assistenten der Geschäftsführung übernehmen ähnliche Tätigkeiten, haben aber zusätzlich folgende Aufgaben:

  • Die Vor- und Nachbereitung von Meetings
  • Das Controlling
  • Vermittlung zwischen Geschäftsführung und Angestellten
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Arten von Assistenztätigkeiten

Assistenztätigkeiten gibt es in mehreren verschiedenen Branchen und Bereichen. Hier werden Assistenzberufe im kaufmännischen Bereich näher vorgestellt. In erster Linie sind hier die Berufe Office-Assistant oder Assistent der Geschäftsführer eingehender beschrieben. Office-Assistants übernehmen administrative und verwaltungstechnische Aufgaben im Bürobereich. Assistenten der Geschäftsführung hingegen übernehmen gehobene betriebswirtschaftliche Aufgaben. Sie unterstützen hauptsächlich die Geschäftsführung. Diese Personen sind daher ein Verbindungsglied zwischen Mitarbeitern eines Unternehmens und der Unternehmensführung.

Für die Berufe werden meist Anglizismen verwendet. So werden der Office-Assistent als Office-Assistant oder Backoffice-Mitarbeiter und der Assistent der Geschäftsführung als Executive Manager bezeichnet. Es empfiehlt sich daher, die Stellenbeschreibung genau zu studieren.

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Gehalt eines Assistenten

Das Gehalt eines Assistenten oder einer Assistentin hängt in erster Linie von der Ausbildung, von der bisherigen Berufserfahrung und der jeweiligen Branche ab. Zudem spielt das jeweilige Bundesland eine Rolle, in der man tätig ist. Auch die Größe des Unternehmens ist für die Höhe des Gehalts ausschlaggebend. Kleine und mittlere Unternehmen zahlen in der Regel weniger als Großbetriebe.

Assistenten der Geschäftsführung verdienen als Einsteiger zwischen 1.440 und 2.660 € brutto monatlich. (Stand: Juli 2018, Quelle: karriere.at). Office-Assistenten können mit einem Gehalt zwischen 1.440 € und 2.070 € brutto monatlich rechnen. (Stand: Juli 2018, Quelle: karrierekompass.at).

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Qualifikationen und Fähigkeiten

Diese Ausbildung benötigen Assistenten

Wer sich als Office Assistent bewerben will oder als Assistent der Geschäftsführung, benötigt in erster Linie eine solide kaufmännische Ausbildung. Hier sind vor allem berufsbildende, mittlere und höhere Schulen (Handelsschule oder Handelsakademie) eine gute Basis. Eine Alternative dazu sind Lehrausbildungen im kaufmännischen Sektor.

Eine höhere Ausbildung auf akademischem Niveau verbessert die Einstiegschancen, da dieser Beruf in Österreich sehr überlaufen ist. Für eine akademische Ausbildung eignet sich vor allem ein Studium der Betriebswirtschaft. Zusätzliche Berufserfahrung erleichtert den Einstieg in diesen Beruf.

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Vorteile für Assistenten bei Randstad

Bei Randstad ist es uns wichtig, dass Sie einen Job finden, der Ihren Qualifikationen und Interessen entspricht. Wir stellen darüber hinaus sicher, dass die Arbeitsbedingungen optimal sind und Sie die Möglichkeit haben, in Ihrem Traumjob Ihr Potenzial voll auszuschöpfen.

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Fragen und Antworten

Im Folgenden findest du die häufigsten Fragen und Antworten zum Beruf des kaufmännischen Assistenten in Österreich.

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