Was ist ein Assistent?
Office-Assistenten übernehmen in erster Linie organisatorische und verwaltungstechnische Agenden im Büro. Sie bilden eine Schnittstelle zwischen der internen Kommunikation im Unternehmen und der Kundenkommunikation. Assistenten der Geschäftsführung unterstützen diese in organisatorischen und administrativen Belangen. Office-Assistenten erledigen hauptsächlich den Schriftverkehr, erstellen Rechnungen und Lieferscheine oder koordinieren Termine. Daneben sind sie auch für die Organisation von Besprechungen und Meetings zuständig.
Assistenten der Geschäftsführung erstellen vorwiegend statistische Auswertungen und verfassen Geschäftsberichte. Aber auch sie übernehmen administrative Tätigkeiten wie die Organisation von Meetings und die Terminkoordination. Im Gegensatz zum Office-Assistenten oder zum Beruf des Sekretärs oder der Sekretärin liegt der Schwerpunkt der Tätigkeiten bei Assistenten der Geschäftsführung im betriebswirtschaftlichen Bereich.
Office-Assistenten und Assistenten der Geschäftsführung verfügen in den meisten Fällen über eine abgeschlossene einschlägige kaufmännische Ausbildung. Das sind vor allem Abschlüsse bei mittleren oder höheren berufsbildenden Schulen (BMS oder BHS) wie Handelsschulen, Handelsakademien oder höhere Lehranstalten für wirtschaftliche Berufe.
Für Office-Assistants und Assistenten der Geschäftsführung ergeben sich nicht nur vielfältige Aufgaben, sondern es sind auch die Aufstiegsmöglichkeiten sehr gut. Vor allem mit einem abgeschlossenen einschlägigen Studium und mit Berufserfahrung ist der Aufstieg als Assistent der Geschäftsführung in das Management möglich.
Assistenz Jobs
Arbeiten als Office-Assistant oder Assistent der Geschäftsführung
Aufgaben und Tätigkeiten von Assistenten
Assistenten der Geschäftsführung können in allen Branchen und Wirtschaftszweigen arbeiten. Office-Assistants sind vor allem im Gewerbe und Handel tätig. Der Aufgabenbereich beider Berufe ist sehr vielfältig.
Office-Assistants haben in der Regel folgende Aufgabenschwerpunkte:
- Kundenempfang: Office-Assistants empfangen und begrüßen Kunden und leiten sie zu den jeweils dafür zuständigen Mitarbeitern weiter.
- Terminplanung: Sie koordinieren Geschäftstermine und planen Geschäftsreisen. Zudem sind sie für die Spesenabrechnung verantwortlich.
- Büroorganisation: Office-Assistants sind vor allem für die Büroorganisation zuständig. Sie bestellen Büromaterial nach, pflegen elektronische Datenbanken und betreuen Kunden telefonisch.
Assistenten der Geschäftsführung übernehmen ähnliche Tätigkeiten, haben aber zusätzlich folgende Aufgaben:
- Die Vor- und Nachbereitung von Meetings
- Das Controlling
- Vermittlung zwischen Geschäftsführung und Angestellten
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In diesen Branchen arbeiten Office-Assistants und Assistenten der Geschäftsführung
Während Office-Assistants hauptsächlich in Gewerbebetrieben, im Handel sowie in der Verwaltung tätig sind, können Assistenten der Geschäftsführung in allen Branchen tätig sein. Assistenten der Geschäftsführung mit einem akademischen Bildungsabschluss können als Direktionsassistenten, Managementassistenten oder als Assistant to Managing Director sowie als Assistent der Betriebsleitung arbeiten.
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Typische Arbeitsorte für Assistenten
Kaufmännische Assistenten arbeiten vorwiegend am PC sowie in Büroräumen. Technische Assistenten haben ihren Arbeitsplatz in Produktionsbetrieben oder als bautechnische Assistenten auf Baustellen. Medizinische Assistenten arbeiten in Arztpraxen. Meist arbeiten auch diese am PC.
Assistenten der Geschäftsführung haben in der Regel ein eigenes Büro, das sich in der Chefetage von Unternehmen befindet. Auch Besprechungsräume und Veranstaltungsräumlichkeiten dienen Assistenten der Geschäftsführung als Arbeitsbereiche. Office-Assistants haben ihren Arbeitsplatz an einem Schreibtisch mit PC oder teilen sich ein Büro mit anderen Mitarbeitern.
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Arbeitszeiten
Assistentenjobs sind fast immer Vollzeitanstellungen. Die Arbeitszeit beträgt daher 38,5 Stunden pro Woche. Allerdings muss man in diesen Berufen immer wieder mit Überstunden rechnen. Office-Assistenten können jedoch auch als Teilzeitkräfte eingestellt werden. Viele Frauen sind daher in diesem Beruf tätig, um Beruf und Familie zu vereinbaren.
Als Assistent der Geschäftsführung ist die Arbeitszeit in den meisten Fällen an die Anwesenheit der Geschäftsführung gekoppelt. Assistenten der Geschäftsführen erscheinen etwas früher im Büro als die Mitglieder der Geschäftsführung. Vor allem bei Messen und Firmenveranstaltungen sind Assistenten sehr beschäftigt, das Assistenten der Geschäftsführung das Unternehmen auch nach außen hin repräsentieren. Vielfach fallen auch an Wochenenden Arbeitsstunden an. Das gilt in erster Linie bei Seminaren und Tagungen. Diese Überstunden werden vertraglich gesondert vereinbart.
Arten von Assistenztätigkeiten
Assistenztätigkeiten gibt es in mehreren verschiedenen Branchen und Bereichen. Hier werden Assistenzberufe im kaufmännischen Bereich näher vorgestellt. In erster Linie sind hier die Berufe Office-Assistant oder Assistent der Geschäftsführer eingehender beschrieben. Office-Assistants übernehmen administrative und verwaltungstechnische Aufgaben im Bürobereich. Assistenten der Geschäftsführung hingegen übernehmen gehobene betriebswirtschaftliche Aufgaben. Sie unterstützen hauptsächlich die Geschäftsführung. Diese Personen sind daher ein Verbindungsglied zwischen Mitarbeitern eines Unternehmens und der Unternehmensführung.
Für die Berufe werden meist Anglizismen verwendet. So werden der Office-Assistent als Office-Assistant oder Backoffice-Mitarbeiter und der Assistent der Geschäftsführung als Executive Manager bezeichnet. Es empfiehlt sich daher, die Stellenbeschreibung genau zu studieren.
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Office-Assistant
Office-Assistants übernehmen weitgehend alle Sekretariatsagenden. Dazu gehören die Bearbeitung der Post und des Schriftverkehrs sowie die Vorbereitung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Als Back Office Mitarbeiter arbeiten Sie vorwiegend im Sekretariat. Im Front Office hingegen übernehmen sie die Schnittstelle zwischen Unternehmen und Kunden. Diese Mitarbeiter sind vor allem im Hotel- und Gastgewerbe zu finden.
Diese Mitarbeiter zeichnen sich durch Zuverlässigkeit, ein freundliches Auftreten und Organisationstalent aus.
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Assistenz der Geschäftsführung
Assistenten der Geschäftsführung sind in der Regel höher qualifiziert als Office-Assistenten. Die meisten von ihnen verfügen über eine kaufmännische schulische Ausbildung mit Maturaniveau. Darüber hinaus gibt es auch Assistenten der Geschäftsführung, die bereits über ein abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaft (BWL) oder ein ähnliches Studium verfügen.
Assistenten der Geschäftsführung unterstützen, wie schon der Name sagt, die Geschäftsführung in betriebswirtschaftlichen, organisatorischen und administrativer Hinsicht.
Gehalt eines Assistenten
Das Gehalt eines Assistenten oder einer Assistentin hängt in erster Linie von der Ausbildung, von der bisherigen Berufserfahrung und der jeweiligen Branche ab. Zudem spielt das jeweilige Bundesland eine Rolle, in der man tätig ist. Auch die Größe des Unternehmens ist für die Höhe des Gehalts ausschlaggebend. Kleine und mittlere Unternehmen zahlen in der Regel weniger als Großbetriebe.
Assistenten der Geschäftsführung verdienen als Einsteiger zwischen 1.440 und 2.660 € brutto monatlich. (Stand: Juli 2018, Quelle: karriere.at). Office-Assistenten können mit einem Gehalt zwischen 1.440 € und 2.070 € brutto monatlich rechnen. (Stand: Juli 2018, Quelle: karrierekompass.at).
Qualifikationen und Fähigkeiten
Diese Ausbildung benötigen Assistenten
Wer sich als Office Assistent bewerben will oder als Assistent der Geschäftsführung, benötigt in erster Linie eine solide kaufmännische Ausbildung. Hier sind vor allem berufsbildende, mittlere und höhere Schulen (Handelsschule oder Handelsakademie) eine gute Basis. Eine Alternative dazu sind Lehrausbildungen im kaufmännischen Sektor.
Eine höhere Ausbildung auf akademischem Niveau verbessert die Einstiegschancen, da dieser Beruf in Österreich sehr überlaufen ist. Für eine akademische Ausbildung eignet sich vor allem ein Studium der Betriebswirtschaft. Zusätzliche Berufserfahrung erleichtert den Einstieg in diesen Beruf.
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Weitere Qualifikationen
Neben der Basisausbildung sind für einen Assistenzberuf vor allem noch andere Qualifikationen notwendig. Dazu gehören:
- Maschinschreibkenntnisse und EDV-Kenntnisse (MS Office)
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Normen für den Schriftverkehr ÖNORM A 1080
- Sehr gute Englischkenntnisse und Kenntnisse einer weiteren lebenden Fremdsprache
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Soft Skills
Zu den wesentlichen Soft Skills für diesen Beruf gehören:
- Eine gute Kommunikationsfähigkeit
- Ein gewisses Maß an Kreativität
- Die Fähigkeit zum analytischen Denken
- Organisationstalent
- Ein gutes Auftreten und Teamfähigkeit
Assistenten der Geschäftsführung müssen neben den bereits erwähnten Kenntnissen und Fähigkeiten auch über andere Qualifikationen verfügen. Dazu gehören in erster Linie statistische Grundkenntnisse, betriebswirtschaftliche Kenntnisse sowie Rechnungswesenkenntnisse.
Vorteile für Assistenten bei Randstad
Bei Randstad ist es uns wichtig, dass Sie einen Job finden, der Ihren Qualifikationen und Interessen entspricht. Wir stellen darüber hinaus sicher, dass die Arbeitsbedingungen optimal sind und Sie die Möglichkeit haben, in Ihrem Traumjob Ihr Potenzial voll auszuschöpfen.
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Diese Benefits dürfen Sie bei Randstad erwarten
Bei Randstad genießen Mitarbeiter zahlreiche Vorteile. Für Assistentenjobs bieten wir Ihnen unter anderem folgende Benefits:
- Leistungsgerechte Bezahlung nach Kollektivvertrag
- Gute Übernahmemöglichkeiten durch den Geschäftspartner
- bis zu 30 Urlaubstage pro Jahr
- Urlaubs- und Weihnachtsgeld
- Interessensvertretung durch einen bundesweiten Betriebsrat
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Kostenlose Weiterbildung
Falls Sie an einer Assistenzstelle Interesse haben, Sie jedoch noch an bestimmten Qualifikationen arbeiten müssen, können Sie die Kurse für Persönlichkeitsentwicklung und Online-Sprachkurse der Randstad-Akademie in Anspruch nehmen. Mit dem kostenlosen e.learning haben sie die Gelegenheit, sich perfekt auf die Arbeit als Assistent vorzubereiten.
Folgende Kurse sind dafür geeignet:
- e.learning: Sprachkurse für Deutsch und Englisch
- e.learning: E-Mails schreiben
- e.learning: Business-Etikette
- e.learning: Jedes Projekt Online-Teamwork
- e.learning: Das 80/20 Prinzip
- e.learning: Zeitmanagement
- e.learning: Zielgerichtet arbeiten
- sowie zahlreiche Kurse für Persönlichkeitsentwicklung
In unserem Bewerbungsratgeber erhalten Sie zudem Tipps für das Anschreiben, den Lebenslauf und das Vorstellungsgespräch.
Fragen und Antworten
Im Folgenden findest du die häufigsten Fragen und Antworten zum Beruf des kaufmännischen Assistenten in Österreich.
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Wie viel verdient ein Office-Assistent oder ein Assistent der Geschäftsführung?
Das Einstiegsgehalt liegt bei diesen Berufen abhängig von der Branche zwischen 1.440 € bis 2.070 € brutto pro Monat bei Office-Assistants. Assistenten der Geschäftsführung verdienen als Einsteiger zwischen 1.440 bis 2.660 € brutto monatlich gemäß Kollektivvertrag. Die Gehaltshöhe ist ebenfalls von der jeweiligen Branche abhängig. Die Branchen-Kollektivverträge sind in den Kollektivvertragsdatenbanken des ÖGB und der Wirtschaftskammer (WKÖ) geregelt. Je größer die bereits erworbene Berufserfahrung ist, desto höher sind auch die Gehälter.
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Welche Karrieremöglichkeiten haben Assistenten?
Office-Assistants können zu Assistenten der Geschäftsführung aufsteigen oder Chefsekretäre oder Büroleiter werden. Mitunter besteht auch die Möglichkeit, sich selbstständig zu machen. Hier sind für diese Berufsgruppe die Bereiche Handelsgewerbe und Büroservice möglich.
Assistenten der Geschäftsführung können mitunter in das Management eines Unternehmens aufsteigen und sich dabei auf einen bestimmten Aufgabenbereich spezialisieren.
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Welche Ausbildung sollten Assistenten im kaufmännischen Bereich haben?
Als Grundausbildung empfiehlt sich heute der erfolgreiche Abschluss einer berufsbildenden höheren Schule. Für mittlere Führungspositionen ist fast immer die Matura notwendig.
Assistenten der Geschäftsführung werden hauptsächlich aus dem Absolventenkreis von Universitäten rekrutiert. Dazu zählen vor allem Betriebswirte.
