Assistent – Beruf und Jobs

Assistenten sind in fast allen Branchen zu finden. Wer eine kaufmännische Ausbildung oder ein Hochschulstudium mitbringt, arbeitet zum Beispiel als Assistent der Geschäftsführung, als Vorstandssekretär, als Direktionsassistent, Projektassistent, Office Manager oder kaufmännischer Assistent. Sowohl in der Tourismusbranche als auch im Gesundheitsbereich, in den Medien, im Maschinenbau und im Bereich Wirtschaft gibt es zahlreiche passende Stellen für Assistenten. 

Je nach Branche variiert der physische Arbeitsplatz von Assistenten stark. Häufig sind sie am PC zu finden, wo sie die notwendige Software bedienen und den Überblick über alle Aufgaben behalten. Normalerweise haben Assistenten ihr eigenes Büro, das sie eventuell mit anderen Assistenten teilen. Auch ein Vorraum zum Vorgesetzten dient als Arbeitsort. Darüber hinaus sind Besprechungs- und Veranstaltungsräume und Empfangsbereiche typische Arbeitsorte. 

Assistenten arbeiten aber zum Beispiel auch in technischen Versuchslaboratorien oder in Gasträumen, beaufsichtigen Magazin- und Lagerräume oder besuchen Kunden vor Ort. Medizinische Assistenten sind auch in Behandlungsräumen zu finden.

Die meisten Assistenten arbeiten im Rahmen einer 40-Stunden-Woche von Montag bis Freitag. In vielen Fällen sind die persönlichen Arbeitszeiten direkt an jene des Vorgesetzten gekoppelt. Assistenten kommen häufig früher als ihr Chef oder als das Team in die Arbeit, um Vorbereitungen für den Tag zu treffen. Überstunden werden in der Regel bezahlt. 

In der Assistenz sind auch Teilzeitstellen recht verbreitet und somit gut geeignet, um beispielsweise nach der Elternzeit wieder in den Beruf einzusteigen.

Assistenten sollten darauf achten, ihre Arbeitszeit sowie den Umgang mit Überstunden und Wochenendarbeit vertraglich genau zu regeln. Da sie meist unverzichtbare Arbeit leisten, müssen sie etwa im Rahmen von Konferenzen oft länger arbeiten als ihre Kollegen.

Früher war der Job eines Assistenten recht klar begrenzt. Inzwischen gilt diese klassische Stellenbeschreibung nicht mehr, da Assistenten unzählige wichtige Aufgaben übernehmen und in verschiedenen Bereichen tätig sind. Büroassistenten übernehmen in vielen Betrieben die Aufgaben, die vorher dem Sekretariat zugeordnet waren. 

Jedoch ist es nach wie vor möglich, zwischen der rein administrativen Assistenz im Sinne der “Sekretärin” und der fachlichen Assistenz, die einem Team zuarbeitet, zu unterscheiden. Unter dem Begriff der Büroassistenz sind beide Ausprägungen vorhanden. Viele Unternehmen suchen Büroassistenten, die sowohl administrative als auch fachliche Tätigkeiten übernehmen.

Gute Büroassistenten sind zielstrebig und belastbar. Sie sind sehr zuverlässig und setzen sich für ihr Unternehmen ein. 

Büroassistenten sind in der Regel für mehrere Abteilungen zuständig und erhalten ihre Aufgaben aus verschiedenen Fachbereichen. Das unterscheidet sie vom Privatassistenten, der nur einer Person zuarbeitet.

Assistenten der Geschäftsführung sind sehr gefragt und profitieren von einem höheren Einstiegsgehalt als Büroassistenten. Sie bringen oft eine weitergehende Ausbildung und mehr Erfahrung mit. Idealerweise sind sie Generalisten, die mit verschiedenen Fachabteilungen zusammenarbeiten und dabei jeweils das nötige Wissen mitbringen. 

Auch für die Assistenz der Geschäftsführung hängt der Aufgabenbereich wesentlich vom Unternehmen ab. Im Bereich der Geschäftsführung haben sie eine besondere Verantwortung. Bei ausreichend Vertrauen übernehmen Assistenten der Geschäftsführung teils auch strategische Verantwortung und arbeiten dem Vorgesetzten bei Analysen oder Wirtschaftlichkeitsprüfungen zu, sie verwalten jedoch auch deren Terminkalender oder sind für die Organisation von Meetings oder Konferenzen zuständig.

Die Arbeit als Privatassistent oder Privatsekretär ist vielen aus US-amerikanischen Filmen bekannt und darf nicht mit dem Berufsfeld des persönlichen Assistenten, der im Sozialbereich arbeitet, verwechselt werden. Ein Privatassistent hat größtenteils eine organisatorische Rolle inne und wird meist für Vorstandsmitglieder oder Geschäftsführer tätig, die wenig Zeit für die Organisation von beruflichen und privaten Belangen haben. 

Entsprechend kümmert sich der Privatassistent um fachliche Anliegen sowie um die Verwaltung des Terminkalenders. Alle Anfragen, etwa von Presse, Kollegen und Partnern, laufen über den Privatassistenten, der filtert und zusammenfasst. Somit ist er direkt für die Kommunikation des Vorgesetzten zuständig. 

Darüber hinaus organisieren Privatassistenten auch private Reisen und familiäre Termine. Dafür ist es wichtig, eng mit dem Vorstehenden zusammenzuarbeiten. Dabei erhalten die Assistenten einen großen Einblick in das Privatleben ihrer Vorgesetzten. Aus diesem Grund müssen sie viel Diskretion und Einfühlungsvermögen mitbringen. Auch die Fähigkeit, unter Zeitdruck zu arbeiten, ist hier sehr gefragt.

Neben der Ausbildung gibt es bestimmte Fähigkeiten, die im Bereich der Assistenz hilfreich sind. Dazu gehören folgende Kenntnisse: 

• sicherer Umgang mit dem Office-Paket
• sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksweise
• Englischkenntnisse
• Erfahrung mit Veranstaltungsmanagement
• Grundwissen zur Buchhaltung und Tabellenkalkulation
• Grundverständnis von wirtschaftlichen Zusammenhängen
• Organisationsgeschick
• Erfahrung im Erstellen von Präsentationen

Im Bereich der Assistenz sind Soft Skills besonders gefragt. Bewerber, die zeigen können, dass sie in der Vergangenheit kreative und effiziente Problemlösungsstrategien angewendet haben, verbuchen besonders gute Chancen auf eine Anstellung. Daher ist es empfehlenswert, für das Bewerbungsgespräch ein paar Beispiele vorzubereiten. Assistenten sind für Mitarbeiter oder externe Geschäftspartner der erste Ansprechpartner – wer gekonnt kommuniziert und sich auf ganz unterschiedliche Menschen einlassen kann, punktet hier. 

Neben Kreativität ist auch eine schnelle Auffassungsgabe ein entscheidender Mehrwert. Assistenten sollten gut analysieren können und rasch verstehen, was bestimmte Herausforderungen in der Praxis betrifft. Hier ist die Erfahrung sehr wertvoll, aber auch Soft Skills wie eine sehr gute Menschenkenntnis helfen bei der Problemlösung.

Bei Randstad erhalten Mitarbeiter viele Vorteile. Wir bieten dir für den Job als Assistent unter anderem diese Benefits:

• leistungsgerechte Bezahlung nach Tarifvertrag
• gute Übernahmechancen durch Geschäftspartner
• bis zu 30 Tage Urlaub im Jahr
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• Interessensvertretung durch einen bundesweiten Betriebsrat

Weitere Informationen zu den Vorteilen, die Randstad seinen Mitarbeitern bietet.

Wenn du Interesse an einer Stelle als Assistenz hast, aber noch an bestimmten Fähigkeiten arbeiten möchtest, sind unsere Kurse für persönliche Entwicklung sowie die Online-Sprachkurse der Randstad-Akademie eine gute Wahl für dich. Mithilfe von kostenlosen e.learnings gelingt es dir, dich perfekt auf die Arbeit als Assistenz vorzubereiten. 

Folgende Kurse kommen für dich infrage: 

• Sprachkurse Deutsch und Englisch
• E-Mails schreiben
• Business-Etikette
• Jedes Projekt ein Erfolg
• Online-Teamwork
• Das 80/20 Prinzip 
• Zeitmanagement
• Zielgerichtet arbeiten
• zahlreiche Kurse im Bereich Persönlichkeitsentwicklung

Zudem geben wir dir in unserem Bewerbungsratgeber Tipps rund um die Themen Bewerbungsschreiben, Lebenslauf und Vorstellungsgespräch.

Das Gehalt von Assistenten variiert je nach Erfahrung, Branche und Einsatzgebiet. Büroassistenten rechnen im Durchschnitt mit 2.580 € brutto im Monat (Quelle: https://at.talent.com/salary?job=assistant, Stand: Oktober 2022). Assistenten der Geschäftsführung sowie Privatassistenten verdienen meist mehr. Mit steigender Erfahrung können sie mit bis zu 4.170 € brutto pro Monat kalkulieren (Quelle: https://www.lohnanalyse.at/at/loehne/details/assistenz-der-geschaeftsle…, Stand: Oktober 2022).

Kaufmännische Assistenten unterstützen oftmals die Unternehmensleitung oder Bereichsleitungen im Büro. Sie kümmern sich um das Team, um die Organisation von Veranstaltungen, um die Kommunikation sowie um Teile der Buchhaltung. Teils arbeiten kaufmännische Assistenten auch als Wirtschaftsassistenten, als Assistenten der Geschäftsführung oder als Privatassistenten.

Mithilfe von Weiterbildungen können Assistenten nicht nur ein höheres Gehalt, sondern auch bessere Positionen erzielen. Dabei ist es sehr wichtig, viel Erfahrung mitzubringen und erreichte Erfolge belegen zu können. Der klassische Aufstieg ist jener vom Büroassistenten zum Assistenten der Geschäftsführung. In großen Konzernen arbeiten ehemalige Assistenten der Geschäftsführung meist in ihrer nächsten Position als Führungskraft.

Bewerber, die eine Stelle als Büroassistent antreten möchten, haben mit einem Abschluss an einer kaufmännischen Berufsschule gute Chancen. Daneben ist eine Lehre zum Industriekaufmann gefragt sowie thematische relevante Studienabschlüsse, wie zum Beispiel im Fach Betriebswirtschaftslehre. Überdies nimmt bei vielen Arbeitgebern praktische Erfahrung einen hohen Stellenwert ein.