Buchhalter – Beruf und Jobs

Buchhalter ist ein branchenunabhängiger Beruf, denn Unternehmen jeglicher Art benötigen eine einwandfrei funktionierende Finanzabteilung. Das gibt dem Buchhalter bei der Stellensuche die Möglichkeit, sich in dem Sektor zu bewerben, der ihn am meisten interessiert. So kann er beispielsweise im Dienstleistungsbereich, in der Automobilbranche, im Tourismus, in Handwerksbetrieben, Handelsunternehmen oder im öffentlichen Dienst arbeiten. Auch für Verbände oder gemeinnützige Organisationen kann er tätig sein. Hinzu kommt die Möglichkeit, sich selbstständig zu machen und mit Kunden aus verschiedenen Branchen zusammenzuarbeiten.

Buchhalter arbeiten typischerweise in einem Büro. Oftmals wird ihm ein eigenes Büro zuteil, damit er seine Aufgaben konzentriert und ungestört erledigen kann. Geht es um Zahlen, können schon kleine Fehler weitreichende Folgen haben, weshalb der ideale Arbeitsort Ruhe bietet und die erforderliche Fokussierung ermöglicht.

Doch der Buchhalter verbringt den Tag nicht ausschließlich an seinem Schreibtisch und arbeitet am PC. In seiner Funktion als Berater arbeitet er auch in Besprechungsräumen, wo er Kollegen oder Vorgesetzte über Budgets, Kosten und andere finanzielle Aspekte des Unternehmens informiert.

Die Arbeitszeiten von Buchhaltern sind im Kollektivvertrag für Angestellte in der Buchhaltung, Bilanzbuchhaltung und Personalverrechnung festgelegt. Demzufolge liegt die wöchentliche Normalarbeitszeit für Buchhalter bei 40 Stunden. Flexible Arbeitszeitmodelle und eine Ausweitung der Normalarbeitszeit auf bis zu 45 Stunden sind möglich (Quelle: wko.at, Stand. März 2023).

In der Regel wird in der Buchhaltung Vollzeit gearbeitet. Buchhalter dürfen sich meist über einen klassischen Nine-to-Five-Job freuen, der einen geregelten Arbeitstag und somit eine ausgeglichene Work-Life-Balance verspricht. Überstunden können zu Stichtagen oder vor der Erstellung von Abschlüssen anfallen, die jedoch von vielen Unternehmen etwa durch Freizeitausgleich oder Bezahlung kompensiert werden. 

Zudem werden viele Stellenangebote auch in Teilzeit ausgeschrieben, was beispielsweise Buchhalterinnen nach der Elternzeit den Wiedereinstieg in den Beruf erleichtert. Bei großen Unternehmen sind in der Regel mehrere Buchhalter angestellt, was die Aussicht auf einen Teilzeitjob verbessern kann.

Ein Bilanzbuchhalter kümmert sich nicht nur um das Erstellen von Bilanzen und anderen Abschlüssen. Er bereitet daraus auch relevante Kennzahlen auf und liefert somit oftmals die Grundlage für Managemententscheidungen. Des Weiteren kümmert er sich um die steuerliche Bearbeitung aller Angelegenheiten des Unternehmens, hat mögliche Risiken stets im Blick und vermeidet diese weitestgehend. Bilanzbuchhalter sind oftmals in leitender Funktion tätig. Um den Titel Bilanzbuchhalter zu tragen, muss eine Prüfung abgelegt werden.

Auch ein Finanzbuchhalter widmet sich dem betrieblichen Rechnungswesen, steuert und überwacht Zahlungsein- und ausgänge, erfasst Kosten und erstellt Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse. Auch an Geschäftsberichten wirkt der Finanzbuchhalter mit, zudem ermittelt er beispielsweise die Umsatz- und Gewerbesteuer.

Die Kreditorenbuchhaltung ist Teil der Finanzbuchhaltung und beschäftigt sich mit allen Angelegenheiten, die mit Waren oder Leistungen verknüpft sind. Der Kreditorenbuchhalter prüft Eingangsrechnungen, sorgt für deren fristgerechte Bezahlung und legt die Rechnungen ordnungsgemäß ab. Er prüft Ausgaben, hat Zahlungstermine im Blick und ist im Falle von Fragen oder Unstimmigkeiten bei Rechnungen Ansprechpartner für Mitarbeiter und Lieferanten.

Zu den Aufgaben eines Debitorenbuchhalters gehört das Erstellen und Kontieren von Ausgangsrechnungen. Er überwacht, ob Zahlungen hinsichtlich Frist und Höhe korrekt sind, und ist daher auch für das Mahnwesen in einem Unternehmen zuständig. Er klärt Rechnungsdifferenzen, schreibt Gutschriften und wirkt zudem bei der Erstellung von Abschlüssen mit.

Ein Lohn- und Gehaltsbuchhalter erstellt fristgerecht Lohn- und Gehaltsabrechnungen und verbucht diese. Zudem stellt er Mitarbeitern notwendige Bescheinigungen aus und kommt der Meldepflicht gegenüber dem Finanzamt und den Sozialversicherungsträgern nach. Für Mitarbeiter ist er der kompetente Ansprechpartner, wenn es um die Themen Gehaltsabrechnung, Lohnsteuer oder Sozialabgaben geht.

Ein Buchhalter benötigt in erster Linie eine hohe Affinität zu Zahlen. Sein ausgeprägtes mathematisches Verständnis und seine analytischen Fähigkeiten erlauben es ihm, aus „seinen” Zahlen Maßnahmen und Handlungsempfehlungen abzuleiten. Buchhalter arbeiten nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchhaltung, zudem muss er rechtliche Rechnungslegungsvorschriften kennen. Auch das Thema Steuern ist im Rechnungswesen von großer Bedeutung – Kenntnisse und Zusatzqualifikationen im Steuerrecht sind also für einen Buchhalter im Bewerbungsprozess ein Pluspunkt gegenüber seinen Konkurrenten.

Den Großteil seiner Arbeit erledigt ein Buchhalter am PC, er nutzt dazu Programme wie Excel, Word und Buchhaltungssoftwares. Um von Beginn an problemlos damit umgehen zu können, sollten solide EDV-Kenntnisse vorhanden sein, gegebenenfalls lassen sich diese auch in Weiterbildungen erwerben. 

Buchhalter, die in einem international agierenden Unternehmen tätig sind, sollten Englisch sicher in Wort und Schrift beherrschen sowie Kenntnisse in ausländischem Steuerrecht haben.

Von einem Buchhalter werden vor allem Sorgfalt und Zuverlässigkeit verlangt. Eine exakte und strukturierte Arbeitsweise zeichnet dieses Berufsbild aus, aber auch Organisationstalent und Termintreue. Letzteres ist in nahezu jedem Beruf wichtig, in der Buchhaltung kommt dieser Eigenschaft aufgrund der notwendigen Einhaltung bzw. Überwachung von Zahlungsfristen oder Einreichungsterminen aber eine besondere Bedeutung zu. Vor allem in großen Unternehmen stehen die Kontobewegungen nur selten still und dann ist es die Aufgabe des Buchhalters, nie den Überblick zu verlieren. 

Eine wichtige Rolle spielt auch die Kommunikation. Das gilt nicht nur für die Buchhalter unter sich, sondern in Bezug auf alle Mitarbeiter und Führungskräfte. Die Buchhaltung ist ein zentrales Element, denn hier werden Angelegenheiten interner und auch externer Involvierter bearbeitet. Um einen reibungslosen Ablauf im Arbeitsalltag zu gewährleisten, sind kommunikative Persönlichkeiten, die freundlich und kompetent auftreten, in der Buchhaltung im Vorteil. 

Auch ein gesundes Maß an Akribie ist für Buchhalter hilfreich, wenn beispielsweise Unstimmigkeiten in Rechnungsabschlüssen oder Abweichungen in Konten – so klein der Betrag auch sein mag – identifiziert und bereinigt werden müssen. Wenn Zahlungstermine oder Abgabefristen näher rücken, wird es im Job des Buchhalters auch mal stressig – hier sind ein gutes Zeitmanagement und die Fähigkeit, auch unter Druck gewissenhaft und konzentriert zu arbeiten, von Vorteil.

Wer in Österreich als Buchhalter arbeiten möchte, benötigt üblicherweise eine kaufmännische Ausbildung, wobei es unterschiedliche Zugangsmöglichkeiten gibt. In Betracht kommt beispielsweise die schulische Ausbildung an einer berufsbildenden mittleren oder höheren Schule mit Schwerpunkt Controlling oder Accounting oder auch die dreijährige Lehre zur Finanz- und Rechnungswesenassistenz. Quereinsteiger haben ebenso die Möglichkeit, sich im Zuge von Fort- und Weiterbildungen entsprechend für den Beruf des Buchhalters zu qualifizieren. So werden etwa bei den führenden österreichischen Weiterbildungsveranstaltern zahlreiche Kurse aus den Bereichen Buchhaltung und Rechnungswesen angeboten.

Buchhalter sind in beinahe allen Branchen tätig, da Unternehmen in allen Wirtschaftsbereichen funktionierende Finanzabteilungen benötigen. So finden sie beispielsweise in der Dienstleistungsbranche, der Automobilbranche, im Tourismus, in Handwerksbetrieben, Handelsunternehmen oder im öffentlichen Dienst Anstellung. Sie können darüber hinaus auch für Verbände, Institutionen und gemeinnützige Organisationen arbeiten. Wer sich als Buchhalter selbstständig macht, hat außerdem die Möglichkeit, mit Kunden aus unterschiedlichsten Branchen zusammenzuarbeiten.

Die Arbeit des Buchhalters erfordert große Sorgfalt sowie Fokussierung und Konzentration. Da bei Finanzen schon kleine Fehler weitreichende Folgen haben können, ist es wichtig, dass der Arbeitsplatz Ruhe bietet. Aus diesem Grund erledigen Buchhalter ihre Aufgaben zumeist in einem eigenen Büro, in dem sie ungestört arbeiten können. Sie verbringen ihren Tag jedoch nicht ausschließlich am Schreibtisch, sondern sind in ihrer Funktion als Berater beispielsweise auch in Besprechungsräumen tätig.

Grundsätzlich suchen Unternehmen und Organisationen aus nahezu allen Wirtschaftsbereichen nach kompetenten und gut ausgebildeten Buchhaltern. Eine große Nachfrage besteht unter anderem bei Handelsunternehmen, in der öffentlichen Verwaltung, im Tourismus sowie in der Industrie. Darüber hinaus gibt es spezialisierte Buchhaltungsfirmen oder Beratungsunternehmen, die Buchhalter einstellen und Kunden aus unterschiedlichen Branchen betreuen.