Was ist eine Projektassistenz?
Eine Projektassistenz entlastet die Projektleitung von vielen administrativen Aufgaben und übernimmt Tätigkeiten im Bereich der Organisation und Verwaltung, damit der Projektleiter sich seinen wichtigsten Führungsaufgaben widmen kann. Projektassistenten sind hierbei direkt dem Projektleiter unterstellt und diesem berichtspflichtig. Zudem ist ein Projektassistent ein wichtiger Ansprechpartner für alle Projektmitarbeiter bei allen organisatorischen Fragen rund um die Organisation und Verwaltung des Projekts. Der Projektassistenz kommt somit eine gewisse Filterfunktion zu. Organisatorische Probleme können hier direkt gelöst werden, erhalten die Arbeitsfähigkeit der Projektmitarbeiter und belasten den Projektleiter nicht.
Projektassistenten unterstützen den Projektleiter idealerweise von Beginn eines Projekts an. Sie führen Recherchen für den Projektleiter durch und stellen wichtige Unterlagen zusammen, beispielsweise für die Projektfinanzierung und -kalkulation. Ein Projektassistent wirkt bei der Projektplanung und -dokumentation mit und erledigt Controllingaufgaben. Darüber hinaus erstellt er Angebote, Auswertungen und Projektpräsentationen und organisiert und koordiniert Besprechungen sowie Arbeitsbereiche innerhalb des Teams. Durch die tatkräftige Unterstützung der Projektassistenz gelingt es dem Projektleiter, sich schneller, effizienter und zielorientierter seinen Managementaufgaben zu widmen.
Jobs
Arbeiten als Projektassistenz
Aufgaben und Tätigkeiten von Projektassistenten
Immer mehr Firmen arbeiten Aufträge, neue Herausforderungen oder Veränderungen in Form einer Projektstruktur ab. Das Projektmanagement bietet hierbei zahlreiche Vorteile, wie etwa flexible hierarchie- und organisationsübergreifende Teamarbeit unter professioneller Leitung, klare Aufgabenverteilung und – im Idealfall – eine fortwährende Dokumentation, effiziente Ressourcensteuerung und effektive Kostenkontrolle.
Während die Ansprüche an professionelle Projektarbeit immer weiter steigen, sehen sich Projektleiter mit einer Vielzahl von Aufgaben konfrontiert. Damit sie diese professionell bewältigen können, werden sie von Projektassistenten in verwaltenden Belangen entlastet.
Als rechte Hand der Projektleitung übernehmen sie organisatorische und administrative Aufgaben, kümmern sich um die Kommunikation mit dem Projektteam und wirken bei der Planung und Dokumentation der Arbeitsschritte mit.
Projektassistenten haben durch ihre zentrale Rolle im Projektbüro die Möglichkeit, wertvolle Erfahrungen in der engen Zusammenarbeit mit dem Projektleiter zu sammeln. Daher dient die Position der Projektassistenz häufig als Sprungbrett für einen Einstieg in weiterführende Aufgaben des Projektmanagements.
Zu den organisatorischen Aufgaben der Projektassistenz zählen vor allem die Informationsbeschaffung und -auswertung. Projektassistenten stellen notwendige Projektressourcen, verfügbare Kommunikationsmittel und geeignete Tools zur kollaborativen Projektarbeit zusammen und bereiten diese Informationen so auf, dass der Projektleiter zielgerichtet Entscheidungen über den bestmöglichen Ressourceneinsatz treffen kann. Projektmitarbeiter bekommen alle für ihre Arbeit notwendigen Informationen rechtzeitig von dem Projektassistenten zur Verfügung gestellt, sodass es keine Verzögerungen beim Projektstart gibt. Die Projektassistenz sorgt dafür, dass miteinander arbeitende Organisationsbereiche voneinander wissen, jeder Mitarbeiter seine Zugangsdaten kennt und Zugriff auf die gemeinsamen Speicherorte hat. Darüber hinaus organisieren Projektassistenten Projekttreffen und koordinieren die einzelnen Arbeitsbereiche innerhalb des Projektteams. Hierdurch wird der Projektleiter weitgehend von administrativen Aufgaben entlastet und kann sich auf die Projektinhalte konzentrieren.
Projektassistenten übernehmen darüber hinaus Aufgaben der Budgetplanung und Kontrolle. Sie stellen Kalkulationsunterlagen zusammen und stellen sicher, dass der Projektleiter jederzeit über den finanziellen Sachstand des Projekts informiert ist, um strategische Entscheidungen treffen zu können. Aus dem gleichen Grund führen Projektassistenten Controllingaufgaben durch, sodass der Projektleiter in allen Bereichen des Projekts einen Überblick über den Ressourceneinsatz, Arbeitsfortschritt sowie mögliche auftretende Probleme erhält. Durch die professionelle Leitung des Projektbüros stellt der Projektassistent sicher, dass der Projektleiter auf eine solide Datenbasis zurückgreifen kann und wichtige Prozesse der Projektverwaltung gesichert werden.
-
In diesen Branchen können Projektassistenten arbeiten
Projektassistenten werden in Unternehmen praktisch aller Wirtschaftsbereiche eingesetzt. Sie finden Anstellung in der Bau- und Architekturbranche und wirken bei Projekten in der Fahrzeug-, Finanzdienstleistungs- und Immobilienindustrie mit. Sie werden von großen Hotelketten und IT-Firmen beschäftigt. Darüber hinaus arbeiten sie in Unternehmen der Metall- und Maschinenbauindustrie sowie der Feinmechanik und Optik. Ebenfalls finden Projektassistenten immer wieder Stellenangebote im öffentlichen Dienst und in Verwaltungsabteilungen.
-
Typische Arbeitsorte für Projektassistenten
Projektassistenten leiten das Projektbüro. Sie sind stets zeitnah ansprechbar und können auf Anfragen der Mitarbeiter sowie des Projektleiters schnell reagieren. Typische Arbeitsorte für Projektassistenten sind:
- Büroräume
- Besprechungsräume
-
Arbeitszeiten
Die Normalarbeitszeit einer Projektassistenz in Vollzeit umfasst in der Regel 40 Stunden. Oft arbeiten Projektassistenten tagsüber an Werktagen. Allerdings führen die vielfältigen Aufgaben des Berufsbildes auch zu unregelmäßigen Arbeitszeiten. Die konkrete Höhe der wöchentlichen Arbeitszeit ist im Arbeitsvertrag geregelt und hängt stark davon ab, ob ein Mitarbeiter im Rahmen seiner regulären Tätigkeit in einem Unternehmen eine Projektassistenz übernimmt oder als solche extern für ein bestimmtes Projekt eingestellt wird. Gerade im Projektmanagement sind Überstunden häufig der Regelfall, da auftauchende Probleme umgehend gelöst werden müssen, damit alle Projektmitarbeiter arbeitsfähig bleiben und Budgetvorgaben sowie Terminfristen eingehalten werden können. Da eine Projektassistenz dem Projektleiter direkt unterstellt ist und diesen zeitnah über sämtliche auftretende Probleme und wichtige Anfragen informiert, sind die Arbeitszeiten von Projektassistenten ebenso variabel wie die des Projektleiters. Die Tätigkeit einer Projektassistenz erfordert daher einige Flexibilität, dient jedoch auch als ideales Sprungbrett für den Einstieg in weitere Positionen im Projektmanagement. Wer sich in dieser Branche etablieren möchte, investiert mit einer etwas überdurchschnittlichen Arbeitszeit somit direkt in seine weitere Karriere.
Arten von Projektassistenten
Projektassistenten weisen keine besonderen Spezialisierungen auf. Die grundlegenden projektbezogenen Aufgaben der Projektassistenz sind stets gleich: Organisation, Kommunikation und Verwaltung im Rahmen der Leitung des Projektsekretariats. Wichtiger ist es daher, eine Unterscheidung zu anderen Funktionen im Projekt vorzunehmen.
Ein Projektassistent übernimmt organisatorische und unterstützende Aufgaben für den Projektleiter. Er leitet das Projektsekretariat, hat jedoch keine eigenen Entscheidungsbefugnisse.
Ein Projektmanager hingegen wird vom Projektleiter eingesetzt, um einen bestimmten Teilbereich des Projekts operativ zu leiten, während er selbst die strategische Planung und Überwachung des Projekts übernimmt.
Projektmitarbeiter arbeiten einzelne Aufgabenpakete innerhalb der vorgegebenen Projektstruktur ab. Sie besitzen keine Führungs- oder Entscheidungskompetenzen. Projektmitarbeiter können entweder aus dem eigenen Unternehmen rekrutiert werden oder aufgrund ihrer besonderen Fähigkeiten und Kompetenzen extern eingestellt werden.
Bei der Durchsicht von Stellenangeboten sollte deshalb genau darauf geachtet werden, welche Position tatsächlich ausgeschrieben wurde und welche Aufgaben und Erwartungen mit dieser verknüpft sind.
Gehalt eines Projektassistenten
Das Gehalt in der Projektassistenz ist sehr variabel und hängt von verschiedenen Faktoren ab, beispielsweise der Art der Anstellung oder dem Projektbudget selbst, wenn hieraus auch die Projektmitarbeiter bezahlt werden. Im Durchschnitt verdienen Projektassistenten in Österreich 2.664 € brutto pro Monat, wenn man von einer regulären 40-Stunden-Woche und 14 Gehältern pro Jahr ausgeht. Das Einstiegsgehalt einer Projektassistenz liegt zwischen 1.750 € und 2.730 € brutto im Monat. Berufserfahrung macht sich im Bereich der Projektassistenz in vielen Fällen nur wenig bezahlt. Nach mehrjähriger Berufspraxis in diesem Betätigungsfeld sind Gehaltssprünge auf bis zu 3.093 € möglich.
Wer höhere Gehaltsklassen anstrebt, kann mit der entsprechenden Qualifikation etwa in den Bereichen Termincontrolling, Qualitätskontrolle oder Dokumentation verantwortungsvollere Rollen im Projekt übernehmen. Während eine abgeschlossene Ausbildung die Chance bietet, Projektmitarbeiter zu werden, ermöglicht ein abgeschlossenes Studium gepaart mit entsprechender Projekterfahrung den Einstieg in das Projektmanagement oder später auch in die Projektleitung.
Qualifikationen und Fähigkeiten
Diese Ausbildung benötigen Projektassistenten
Die Position als Projektassistenz ist kein Beruf, der im Zuge einer bestimmten Ausbildung erlernt werden kann. Wer als Projektassistenz arbeiten möchte, benötigt jedoch eine abgeschlossene kaufmännische bzw. wirtschaftliche Ausbildung. Diese erlangen angehende Projektassistenten beispielsweise an einer Handelsschule (HAS), an einer Fachschule für wirtschaftliche Berufe oder im Rahmen einer kaufmännischen Lehre. Darüber hinaus sind vertiefende Weiterbildungen in den Bereichen Projektmanagement und Betriebswirtschaft zumeist erforderlich. Bei internationalen Projekten sind zudem fundierte Fremdsprachenkenntnisse notwendig, um als Projektassistenz arbeiten zu können.
-
Weitere Fähigkeiten
Projektassistenten besitzen eine hohe Auffassungsgabe und sind wahre Organisationstalente. Sie sammeln zielgerichtet Informationen und erstellen Strukturen für Dateiablagen, effiziente Kommunikationspfade und die Umsetzung von Entscheidungen. Sie kennen sich mit der Organisation und Verwaltung eines Projektbüros aus und wenden gängige EDV-Systeme sowie projektbezogene Software sicher an. Je nach Ausrichtung des Projekts sind möglicherweise Fremdsprachenkenntnisse erforderlich.
-
Soft Skills
Eine Projektassistenz ist belastbar und stressstabil. Projektassistenten unterscheiden wichtige von nachgestellten Anfragen, bewerten Probleme zügig und informieren die Projektleitung zeitnah und umfassend über auftretende Probleme. Hierbei wahren sie ein ideales Gleichgewicht zwischen Information und Filterfunktion, um die Projektleitung zu entlasten. Wer sich als Projektassistenz bewährt und hier bereits wertvolle Erfahrungen im Projektmanagement sammelt, hat exzellente Möglichkeiten, sich für weitere verantwortungsvolle Aufgaben des Projektmanagements zu qualifizieren. Hierfür bedarf es regelmäßig einer entsprechenden Fortbildung oder eines Studiums mit Bezug zum Projektmanagement.
Vorteile für Projektassistenten bei Randstad
Wenn du dir einen attraktiven Job als Projektassistenz bei Randstad sicherst, dann kommst du in den Genuss vieler Vorzüge, welche wir für unsere Mitarbeiter bereithalten.
-
Diese Benefits darfst du als Projektassistenz bei Randstad erwarten
Bei Randstad profitieren Projektassistenten unter anderem von sozialer Absicherung und verschiedenen Vorsorgemöglichkeiten. Weitere Vorteile sind:
- Eine attraktive Bezahlung nach Tarifvertrag
- Steigerung des Einkommens durch Schichtzulagen und Überstundenzuschläge möglich
- Umfangreiche Sozialleistungen, inklusive Urlaubs- und Weihnachtsgeld
- Monatlich wechselnde Rabattaktionen im Rahmen unserer Mitarbeiterrabatte bei namhaften Firmen
- Kostenlose Weiterbildungen
Weitere Informationen zu den Vorteilen, die Randstad seinen Mitarbeitern bietet.
-
Kostenlose Weiterbildungen
Bei Randstad liegt uns deine berufliche Entwicklung am Herzen. Wir unterstützen dich daher bei jedem Karriereschritt mit einem maßgeschneiderten Angebot. Wenn du zunächst herausfinden möchtest, welche Jobs ideal zu deinen Fähigkeiten und Kompetenzen passen, dann stöbere gerne durch unsere zahlreichen Jobprofile und nimm unsere kostenlose Karriereberatung in Anspruch. Hast du erst einmal eine ideale Stellenanzeige entdeckt, lernst in der Randstad-Akademie, wie du dich auf das perfekte Bewerbungsgespräch vorbereitest. Wenn du nach einer gezielten Fortbildung suchst, wirst du vielleicht in unserem e.learning-Portal fündig. Hier halten wir für unsere Mitarbeiter aktuell etwa 300 kostenlose Kurse bereit.
Als Projektassistenz profitierst du vielleicht besonders von diesen e.learning-Angeboten:
- Sprachkurse Deutsch und Englisch
- E-Mails schreiben
- Business-Etikette
- Jedes Projekt ein Erfolg
- Online-Teamwork
- Das 80/20-Prinzip
- Zeitmanagement
- Zielgerichtet arbeiten
Zudem geben wir dir in unserem Bewerbungsratgeber Tipps rund um Anschreiben, Lebenslauf und Vorstellungsgespräch.
Fragen und Antworten
Hier findest du die Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zum Beruf des Projektassistenten.
-
Wie hoch ist das Gehalt einer Projektassistenz in Österreich?
Wenn man von einer Normalarbeitszeit von 40 Stunden und 14 Gehältern pro Jahr ausgeht, verdienen Projektassistenten in Österreich durchschnittlich 2.664 € brutto pro Monat. Jedoch hängt das Gehalt einer Projektassistenz von unterschiedlichen Faktoren ab. So sind die Art der Anstellung, die Rahmenbedingungen und das Budget des Projekts sowie die Komplexität der übernommenen Aufgaben für die Vergütung ausschlaggebend. Ein wesentlicher Faktor ist zudem die Unternehmensgröße. In der Regel erhalten Projektassistenten in kleineren Betrieben niedrigere Löhne als jene, die im öffentlichen Dienst oder in großen Betrieben tätig sind. Berufseinsteiger erhalten im Bereich der Projektassistenz für gewöhnlich ein monatliches Gehalt zwischen 1.750 € und 2.730 € brutto. Zu größeren Gehaltssprüngen kommt es auch nach mehrjähriger Tätigkeit im Bereich der Projektassistenz nicht. Hat man mehrere Jahre Erfahrung als Projektassistenz gesammelt, kann man ein Gehalt von bis zu 3.093 € brutto im Monat erreichen. Für Projektassistenten, die höhere Löhne anstreben, führt üblicherweise kein Weg an einer umfassenden Weiterbildung im Rahmen eines Lehrgangs oder Studiums vorbei.
-
Wie lautet die Definition des Berufs der Projektassistenz?
Die Projektassistenz stellt eine wesentliche Unterstützung im Projektmanagement dar. In allen möglichen organisatorischen und fachlichen Angelegenheiten entlastet sie die Projektleitung, indem sie als deren „rechte Hand“ bestimmte Aufgaben für diese übernimmt. Für gewöhnlich arbeitet eine Projektassistenz an einem einzelnen Projekt mit und bildet einen Teil der dafür temporär gebildeten Projekteinheit. Projektassistenten finden in allen möglichen Branchen und in unterschiedlichen Arten von Unternehmen Anstellung.
-
Welche Aufgaben übernimmt eine Projektassistenz?
Welche Aufgaben eine Projektassistenz konkret übernimmt, hängt immer von der Branche und dem Projekt selbst ab. Im Allgemeinen können Projektassistenten in allen Phasen eines Projektes für verschiedene Tätigkeiten eingesetzt werden. Typische Aufgaben der Projektassistenz sind das Sammeln von Informationen, das Aufbereiten von Daten, die Dokumentation von Prozessen und Besprechungen, die Koordination von Terminen sowie das Erstellen von Präsentationen. Darüber hinaus können Projektassistenten auch in Budgetfragen eingebunden werden. Für die Dauer eines Projektes unterstützen sie die Projektleitung und übernehmen diejenigen Aufgaben, die ihnen von dieser zugewiesen werden. Diese Tätigkeiten können von Projekt zu Projekt variieren und hängen mitunter von den Fertigkeiten und Kompetenzen ab, die der Projektassistent mitbringt.
