Was ist eine Projektassistenz?

Eine Projektassistenz entlastet die Projektleitung von vielen administrativen Aufgaben und übernimmt Tätigkeiten im Bereich der Organisation und Verwaltung, damit der Projektleiter sich seinen wichtigsten Führungsaufgaben widmen kann. Projektassistenten sind hierbei direkt dem Projektleiter unterstellt und diesem berichtspflichtig. Zudem ist ein Projektassistent ein wichtiger Ansprechpartner für alle Projektmitarbeiter bei allen organisatorischen Fragen rund um die Organisation und Verwaltung des Projekts. Der Projektassistenz kommt somit eine gewisse Filterfunktion zu. Organisatorische Probleme können hier direkt gelöst werden, erhalten die Arbeitsfähigkeit der Projektmitarbeiter und belasten den Projektleiter nicht. 

Projektassistenten unterstützen den Projektleiter idealerweise von Beginn eines Projekts an. Sie führen Recherchen für den Projektleiter durch und stellen wichtige Unterlagen zusammen, beispielsweise für die Projektfinanzierung und -kalkulation. Ein Projektassistent wirkt bei der Projektplanung und -dokumentation mit und erledigt Controllingaufgaben. Darüber hinaus erstellt er Angebote, Auswertungen und Projektpräsentationen und organisiert und koordiniert Besprechungen sowie Arbeitsbereiche innerhalb des Teams. Durch die tatkräftige Unterstützung der Projektassistenz gelingt es dem Projektleiter, sich schneller, effizienter und zielorientierter seinen Managementaufgaben zu widmen.

 

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Arbeiten als Projektassistenz

Aufgaben und Tätigkeiten von Projektassistenten

Immer mehr Firmen arbeiten Aufträge, neue Herausforderungen oder Veränderungen in Form einer Projektstruktur ab. Das Projektmanagement bietet hierbei zahlreiche Vorteile, wie etwa flexible hierarchie- und organisationsübergreifende Teamarbeit unter professioneller Leitung, klare Aufgabenverteilung und – im Idealfall – eine fortwährende Dokumentation, effiziente Ressourcensteuerung und effektive Kostenkontrolle. 

Während die Ansprüche an professionelle Projektarbeit immer weiter steigen, sehen sich Projektleiter mit einer Vielzahl von Aufgaben konfrontiert. Damit sie diese professionell bewältigen können, werden sie von Projektassistenten in verwaltenden Belangen entlastet. 

Als rechte Hand der Projektleitung übernehmen sie organisatorische und administrative Aufgaben, kümmern sich um die Kommunikation mit dem Projektteam und wirken bei der Planung und Dokumentation der Arbeitsschritte mit.

Projektassistenten haben durch ihre zentrale Rolle im Projektbüro die Möglichkeit, wertvolle Erfahrungen in der engen Zusammenarbeit mit dem Projektleiter zu sammeln. Daher dient die Position der Projektassistenz häufig als Sprungbrett für einen Einstieg in weiterführende Aufgaben des Projektmanagements. 

Zu den organisatorischen Aufgaben der Projektassistenz zählen vor allem die Informationsbeschaffung und -auswertung. Projektassistenten stellen notwendige Projektressourcen, verfügbare Kommunikationsmittel und geeignete Tools zur kollaborativen Projektarbeit zusammen und bereiten diese Informationen so auf, dass der Projektleiter zielgerichtet Entscheidungen über den bestmöglichen Ressourceneinsatz treffen kann. Projektmitarbeiter bekommen alle für ihre Arbeit notwendigen Informationen rechtzeitig von dem Projektassistenten zur Verfügung gestellt, sodass es keine Verzögerungen beim Projektstart gibt. Die Projektassistenz sorgt dafür, dass miteinander arbeitende Organisationsbereiche voneinander wissen, jeder Mitarbeiter seine Zugangsdaten kennt und Zugriff auf die gemeinsamen Speicherorte hat. Darüber hinaus organisieren Projektassistenten Projekttreffen und koordinieren die einzelnen Arbeitsbereiche innerhalb des Projektteams. Hierdurch wird der Projektleiter weitgehend von administrativen Aufgaben entlastet und kann sich auf die Projektinhalte konzentrieren. 

Projektassistenten übernehmen darüber hinaus Aufgaben der Budgetplanung und Kontrolle. Sie stellen Kalkulationsunterlagen zusammen und stellen sicher, dass der Projektleiter jederzeit über den finanziellen Sachstand des Projekts informiert ist, um strategische Entscheidungen treffen zu können. Aus dem gleichen Grund führen Projektassistenten Controllingaufgaben durch, sodass der Projektleiter in allen Bereichen des Projekts einen Überblick über den Ressourceneinsatz, Arbeitsfortschritt sowie mögliche auftretende Probleme erhält. Durch die professionelle Leitung des Projektbüros stellt der Projektassistent sicher, dass der Projektleiter auf eine solide Datenbasis zurückgreifen kann und wichtige Prozesse der Projektverwaltung gesichert werden.

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Arten von Projektassistenten

Projektassistenten weisen keine besonderen Spezialisierungen auf. Die grundlegenden projektbezogenen Aufgaben der Projektassistenz sind stets gleich: Organisation, Kommunikation und Verwaltung im Rahmen der Leitung des Projektsekretariats. Wichtiger ist es daher, eine Unterscheidung zu anderen Funktionen im Projekt vorzunehmen. 

Ein Projektassistent übernimmt organisatorische und unterstützende Aufgaben für den Projektleiter. Er leitet das Projektsekretariat, hat jedoch keine eigenen Entscheidungsbefugnisse. 

Ein Projektmanager hingegen wird vom Projektleiter eingesetzt, um einen bestimmten Teilbereich des Projekts operativ zu leiten, während er selbst die strategische Planung und Überwachung des Projekts übernimmt. 

Projektmitarbeiter arbeiten einzelne Aufgabenpakete innerhalb der vorgegebenen Projektstruktur ab. Sie besitzen keine Führungs- oder Entscheidungskompetenzen. Projektmitarbeiter können entweder aus dem eigenen Unternehmen rekrutiert werden oder aufgrund ihrer besonderen Fähigkeiten und Kompetenzen extern eingestellt werden. 

Bei der Durchsicht von Stellenangeboten sollte deshalb genau darauf geachtet werden, welche Position tatsächlich ausgeschrieben wurde und welche Aufgaben und Erwartungen mit dieser verknüpft sind.

Close-up of a person's hand taking notes
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Gehalt eines Projektassistenten

Das Gehalt in der Projektassistenz ist sehr variabel und hängt von verschiedenen Faktoren ab, beispielsweise der Art der Anstellung oder dem Projektbudget selbst, wenn hieraus auch die Projektmitarbeiter bezahlt werden. Im Durchschnitt verdienen Projektassistenten in Österreich 2.664 € brutto pro Monat, wenn man von einer regulären 40-Stunden-Woche und 14 Gehältern pro Jahr ausgeht. Das Einstiegsgehalt einer Projektassistenz liegt zwischen 1.750 € und 2.730 € brutto im Monat. Berufserfahrung macht sich im Bereich der Projektassistenz in vielen Fällen nur wenig bezahlt. Nach mehrjähriger Berufspraxis in diesem Betätigungsfeld sind Gehaltssprünge auf bis zu 3.093 € möglich.

Wer höhere Gehaltsklassen anstrebt, kann mit der entsprechenden Qualifikation etwa in den Bereichen Termincontrolling, Qualitätskontrolle oder Dokumentation verantwortungsvollere Rollen im Projekt übernehmen. Während eine abgeschlossene Ausbildung die Chance bietet, Projektmitarbeiter zu werden, ermöglicht ein abgeschlossenes Studium gepaart mit entsprechender Projekterfahrung den Einstieg in das Projektmanagement oder später auch in die Projektleitung.

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Qualifikationen und Fähigkeiten

Diese Ausbildung benötigen Projektassistenten

Die Position als Projektassistenz ist kein Beruf, der im Zuge einer bestimmten Ausbildung erlernt werden kann. Wer als Projektassistenz arbeiten möchte, benötigt jedoch eine abgeschlossene kaufmännische bzw. wirtschaftliche Ausbildung. Diese erlangen angehende Projektassistenten beispielsweise an einer Handelsschule (HAS), an einer Fachschule für wirtschaftliche Berufe oder im Rahmen einer kaufmännischen Lehre. Darüber hinaus sind vertiefende Weiterbildungen in den Bereichen Projektmanagement und Betriebswirtschaft zumeist erforderlich. Bei internationalen Projekten sind zudem fundierte Fremdsprachenkenntnisse notwendig, um als Projektassistenz arbeiten zu können.

A woman smiling
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Vorteile für Projektassistenten bei Randstad

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Fragen und Antworten

Hier findest du die Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zum Beruf des Projektassistenten.

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