Im Geschäftsleben sind nur wenige Fehler so kostspielig wie Fehleinstellungen. Solche Kosten summieren sich Tag für Tag und sie wirken sich auf alle Aspekte der Unternehmensperformance aus. Trotz der aufgrund der weltweiten COVID-19-Pandemie steigenden Arbeitslosenzahlen hat sich der Druck auf die Personalabteilungen weiter erhöht, die passenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einzustellen. 

Die Rekrutierung und Einstellung eines einzigen Mitarbeiters kann bis zu 4.129 US-Dollar (3.492 €) kosten, schätzt SHRM. Ist die Stelle passend besetzt, wird sie eine beträchtliche Rendite auf diese Anfangsinvestition einbringen; ist sie hingegen falsch besetzt, wird sie weitere Verluste verursachen. Hinzu kommt, dass es durchschnittlich 21 % eines Jahresgehalts kostet, eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter zu ersetzen, so Forbes, was die Kosten für die „Wiedergutmachung“ weiter erhöht.

Auf der anderen Seite kann es organisatorische Verbesserungen und finanzielle Gewinne mit sich bringen, wenn sorgfältig durchdachte Einstellungsverfahren konsequent angewandet werden. HR-Teams müssen bei kritischen Geschäftsvorgängen die gleiche Strenge an den Tag legen wie ihre Kolleg:innen in anderen Abteilungen: Sie müssen die Kosten minimieren, die Ergebnisse analysieren und kontinuierlich ihre Prozesse optimieren.

In diesem Artikel gehen wir der Frage nach, wie Sie den für Ihr Unternehmen am besten geeigneten Recruitingprozess definieren und so das Risiko für Fehlbesetzungen minimieren können. Darüber hinaus erhalten Sie Zugang zu einem kostenlosen Leitfaden zur Erstellung von überzeugenden Stellenbeschreibungen und -anzeigen. Mit Hilfe dieses Leitfadens stellen sie sicher, dass die Bewerber:innen, mit denen Sie in Kontakt treten, bestens für die ausgeschriebene Stelle geeignet sind. Nach der Lektüre verfügen Sie über einen klaren Aktionsplan, mit dem Sie die Anzahl von Fehlbesetzungen minimieren und die der optimalen Besetzungen maximieren können.

Wie kommt es zu Fehlbesetzungen?

Es versteht sich von selbst, dass der Unternehmenswert steigt, wenn erfolgreiche Mitarbeiter:innern eingestellt werden, während dieser Wert geschmälert wird, wenn Mitarbeiter:innen erfolglos sind. Wie kann es also sein, dass sich dem Thema Personalbeschaffung so viele Unternehmen unkoordiniert oder sogar planlos nähern?

Der Hauptgrund hierfür ist eine Diskrepanz zwischen den HR-Ressourcen und den Personalverantwortlichen. Vor diesem Hintergrund haben wir vier Schlüsselfaktoren identifiziert, die zu ungünstigen Recruitingprozessen und in der Folge zu mangelhaften Recruitingentscheidungen beitragen:

  • Die Personalverantwortlichen sind sich der Kosten von Fehlbesetzungen nicht bewusst. Wenn die Personalabteilung die Verantwortung für ihre eigene Personalbeschaffung an die Personalverantwortlichen überträgt, erkennen oder kommunizieren sie oft nicht die Auswirkungen, die schlechte Einstellungsverfahren auf das Unternehmen haben können. Dies führt häufig dazu, dass die Personalverantwortlichen beim Auswahlverfahren weniger stringent vorgehen.
  • Die Personalverantwortlichen wissen nicht, woran sie eine „gute Besetzung“ erkennen. Es ist ein Irrglaube, dass der Personalverantwortliche am besten dafür geeignet ist, ein neues Mitglied für sein oder ihr Team einzustellen. „Fehlende Schulungen für das Führen von Vorstellungsgesprächen sind seit Jahrzehnten der größte Fluch großer strategischer Unternehmenspläne, der dennoch nach wie vor ignoriert wird“, berichtet Hunt Scanlon.
  • Die Personalverantwortlichen spüren den Druck, dass die Stelle schnellstmöglich besetzt werden muss. Unternehmen stellen neue Mitarbeiter:innen ein, wenn der Bedarf besteht. Daraus ergibt sich immer ein interner Druck, dies möglichst schnell zu erledigt zu bekommen – zum Beispiel, wenn die Belegschaft überlastet ist oder wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter plötzlich geht und eine wichtige Stelle unbesetzt bleibt. Es kommt vor, dass Personalverantwortliche bei ihren Einstellungsentscheidungen voreilig vorgehen, dadurch Schwächen von Bewerber:innen ignorieren und dabei sogar deutliche Warnhinweise übersehen.
  • Die Personalabteilung kommuniziert den Personalverantwortlichen die Bedeutung von Leistungskennzahlen bei Mitarbeiter:innen nicht hinreichend. Personalverantwortliche, die die Leistungskennzahlen ihrer Mitarbeiter:innen nicht kennen, wissen oft auch nicht, auf welche Eigenschaften sie bei Neueinstellungen achten müssen. Das kann daran liegen, dass die Personalabteilung selbst nur über ungenaue Kennzahlen verfügt oder dass sie es versäumt, den Personalverantwortlichen nützliche Kennzahlen an die Hand zu geben. Möglicherweise gibt es auch kein standardisiertes Interviewverfahren, das auf klaren Kriterien beruht.

In allen drei Szenarien ist der oder die Personalverantwortliche für die Fehlbesetzung verantwortlich. Das Ergebnis ist jedoch ähnlich, wenn die Personalabteilung die Einstellung komplett selbst organisiert und es nicht schafft, die o.g. Punkte erfolgreich an die Personalverantwortlichen zu kommunizieren. Die Personalabteilung muss die Personalverantwortlichen und anschließend auch die neuen Mitarbeiter:innen auf Erfolgskurs bringen. Sie muss mit den Personalverantwortlichen jedoch auch im Team zusammenarbeiten – vor allem während des Vorstellungsgesprächs, bei dem sowohl rhetorische Fähigkeiten als auch Fachwissen von zentraler Bedeutung sind. 

Als nächstes werden wir uns ansehen, wie beide Parteien diese Ziele erreichen können.  

So sorgen Sie dafür, dass jede Neubesetzung zu einem Erfolg wird

Schlechte Mitarbeiter:innen können dazu beitragen, dass die Produktivität sinkt, die Arbeitsmoral beeinträchtigt wird und sie können sogar der Grund dafür sein, dass Kunden und gute Mitarbeiter:innen dem Unternehmen den Rücken kehren. Es werden sehr viel Zeit und Ressourcen bei solchen Fehlbesetzungen vergeudet – Zeit und Ressourcen, die so eingesetzt werden könnten, dass sichergestellt werden kann, dass offene Stellen optimal besetzt werden. Dazu gehört unter anderem:

  • Die Vorbereitung von internen Ressourcen und von Branding-Materialien
  • Erstellung einer Stellenbeschreibung, Veröffentlichung von Anzeigen und weitere Maßnahmen
  • Screening und Befragung potenzieller Kandidat:innen

Als zuverlässiger, persönlicher Partner und globaler Marktführer in der Personaldienstleistungsbranche unterstützt Randstad Menschen und Unternehmen dabei, ihr wahres Talent und Potenzial zu entfalten. Wir wissen, dass diese anfänglichen Bemühungen entscheidend für den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter:innen sind. Deswegen haben wir für Sie vier Möglichkeiten identifiziert, mit denen Sie sicherstellen können, dass Ihre Personalverantwortlichen jederzeit die richtigen Mitarbeiter:innen erreichen, entdecken und auswählen:

  1. Optimieren Sie die Stellenbeschreibungen und -anzeigen: Ihre Stellenbeschreibungen und -anzeigen sind das Tor zu neuen Bewerber:innen. Daher ist es wichtig, dass Sie Ihr Unternehmen darin in das richtige Licht stellen. Wie Sie eine Stellenausschreibung ausgestalten, entscheidet darüber, ob Sie zwischen einer Handvoll guter oder einer Handvoll schlechter Bewerber:innen auswählen können. Denken Sie zu Beginn ganzheitlich und überlegen Sie, welche Bedürfnisse Ihr Team und Ihr Unternehmen haben. Hier gelangen Sie zu unserem Leitfaden zum Verfassen von überzeugenden Stellenbeschreibungen. Er enthält viele weitere ausführliche Hinweise.
  2. Verleihen Sie Ihrem Unternehmen und Ihrer Unternehmenskultur ein sorgfältig ausgearbeitetes Branding: Führungskräfte sind frustriert, wenn sie schlechte Mitarbeiter:innen erhalten. Ebenso fühlen sich jedoch auch neue Mitarbeiter:innen, wenn die Unternehmenskultur nicht so ist, wie sie beworben wurde, und sie zeigen in der Folge schlechte Leistungen. Tatsächlich geben 92 % der Mitarbeiter:innen an, dass sowohl die allgemeine Unternehmenskultur als auch Teamarbeit innerhalb ihrer Abteilung wichtig für sie ist, berichtet Forbes.
    Achten Sie darauf, dass potenzielle Bewerber:innen, die Sie in Betracht ziehen, beim Lesen Ihrer Stellenbeschreibung Ihre Unternehmenskultur wirklich verstehen können. Kommunizieren Sie die wichtigsten Aspekte der Unternehmenskultur zudem nochmals während des Vorstellungsgesprächs. Indem frühzeitig formuliert wird, welche – realistischen – Erwartungen an die Stelle gestellt werden, wird verhindert, dass schlecht geeignete Bewerber:innen „durchrutschen“. Tools wie Modern Hire ermöglichen es Führungskräften, ihre eigenen Antworten auf die Fragen aus dem Vorstellungsgespräch aufzuzeichnen. Das kann dabei helfen, sich ein Bild davon zu machen, was die bestgeeigneten Bewerber:innen ausmachen würde und die Erwartungen zu definieren, die an die ideale Besetzung gestellt werden sollten.
  3. Standardisieren Sie die Vorstellungsgespräche, damit Sie alle wesentlichen Aspekte im Auge behalten. Zu vielen Unternehmen fehlt es an einem standardisierten Interviewprozess. Dies hindert die Personalverantwortlichen daran, wichtige Informationen zu kommunizieren und einzuholen. Dazu gehören auch Details über das Verhalten der Bewerber, deren situationsbezogene Reaktionsfähigkeit und ihr technisches Verständnis. Hinzu kommt, dass die Personalverantwortlichen die Ergebnisse mehrerer Vorstellungsgespräche nicht genau miteinander vergleichen können, wenn sie nicht auf der Grundlage gleicher Standards durchgeführt werden. Im Jahr 2019 empfahl McKinsey standardisierte Beurteilungen als strukturierten Ansatz zur Erfassung von Informationen über potenzielle Mitarbeiter:innen. „Wenn die Bewertung der Arbeitsleistung oder eines Merkmals, das für die betreffende Stelle wichtig ist, nicht auf einem wissenschaftlichen Konzept basiert, sollte sie nicht angewendet werden“, erklärten sie.
  4. Suchen Sie nach universellen Eigenschaften erfolgreicher Mitarbeiter:innen. Die Aufgabe von Personalverantwortlichen ist es nicht nur, Mitarbeiter:innen mit den richtigen Erfahrungen und den richtigen Fähigkeiten zu finden, sondern auch, auf wichtige „Schlüsseleigenschaften“ zu achten, die jede:r neue Mitarbeiter:in – unabhängig von der Position – mitbringen sollte. Dazu gehören eine gewisse natürlich Begabung, Lernbereitschaft, Einfühlungsvermögen und Vertrauen in die eigene Entscheidungsfähigkeit. Analog dazu sollten die Personalverantwortlichen wissen, welche Eigenschaften sie bei Bewerber:innen nicht wünschen und warum, indem sie diese im Vorfeld benennen und definieren.

Eine Zukunft, in der Sie erfolgreich einstellen, ist in greifbarer Nähe

Ihren Einstellungsprozess zu verbessern ist mehr als nur eine gute Idee, denn sie bringt Ihrem Unternehmen einen konkreten Mehrwert, einschließlich zusätzlicher Einnahmen. Eine Fast-Food-Kette hat im Jahr 2018 ihren gesamten Einstellungsprozess überarbeitet, mit dem Ziel, ihn zielgerichteter und effizienter zu gestalten. Das Ergebnis war eine Steigerung der Servicegeschwindigkeit um 30 % sowie eine Umsatzsteigerung von 5 % in all ihren Geschäften.

Ein 100%ig erfolgreiches Recruiting beginnt jedoch damit, dass die richtigen Bewerber:innen zu Ihnen kommen – und dies wiederum beginnt mit Ihren Stellenbeschreibungen und -anzeigen. Machen Sie den nächsten Schritt auf Ihrer Recruitingreise: Downloaden Sie noch heute unseren kostenfreien Leitfaden zum Verfassen von erfolgreichen Stellenbeschreibungen und Stellenanzeigen!

Über den Autor
Melanie Kößlinger
Melanie Kößlinger

Mag. Melanie Kößlinger

Niederlassungsleiterin

Melanie Kößlinger ist als Linzer Niederlassungsleiterin für Randstads Geschäft in Oberösterreich hauptverantwortlich. Die studierte Wirtschaftspädagogin ist seit 2003 im Unternehmen, lebt für die Personaldienstleistung & Personalberatung und besitzt daher einen tiefen Erfahrungsschatz in vielen HR-Themenbereichen.