In der Idealvorstellung der Personalbeschaffung ist jede:r Bewerber:in die perfekte Besetzung und neue Kräfte arbeiten harmonisch zusammen. In der Wirklichkeit ist das leider nicht so. Stattdessen verlassen Mitarbeiter:innen aus verschiedenen Gründen das Unternehmen und Sie müssen neue Leute einstellen, um die Abgänge zu ersetzen.

Manchmal ist ein Personalwechsel wünschenswert. Wenn beispielsweise enthusiastische Neulinge unproduktives Personal ersetzen, hebt das oft die Stimmung im Team. Andere Arten von Personalwechsel sind nicht wünschenswert. Verlassen produktive Mitarbeiter:innen das Unternehmen, weil sie unzufrieden sind, kann Ihr Geschäft darunter leiden.

Die gute Nachricht ist, dass Sie die Personalfluktuation in gewissem Rahmen steuern können. Am Ende dieses Beitrags stellen wir Ihnen drei hilfreiche Strategien zur Personalbindung vor. Zunächst jedoch betrachten wir die Personalfluktuation im Allgemeinen. Anschließend zeigen wir Ihnen, wie Sie zwei verschiedene Arten dieser Fluktuation berechnen können.

Was ist Personalfluktuation?

Ganz einfach ausgedrückt, ist die Personalfluktuation ein Maß für die Anzahl jener Personen, die Ihr Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum verlassen. Je höher Ihre Personalfluktuationsrate ist, desto mehr müssen Sie einstellen – und die Personalbeschaffungskosten summieren sich. 

Doch höhere Personalbeschaffungskosten sind nicht die einzige Begleiterscheinung einer hohen Personalfluktuation. Die Produktivität sinkt und neue Mitarbeiter:innen sind noch eine ganze Weile nach ihrer Einstellung nicht so effizient wie etabliertes Personal. Auch die Stimmung unter den Mitarbeiter:innen leidet, wenn Kollegen das Unternehmen verlassen. Das gilt umso mehr, wenn die Abgänge in ihrem neuen Umfeld glücklicher zu sein scheinen. Gelegentlich kann das Ausscheiden von Schlüsselpersonen die Fluktuation sogar auslösen, da andere Mitarbeiter:innen dann ebenfalls ausscheiden.

Die meisten Unternehmen erfassen die Personalfluktuation vierteljährlich oder jährlich. Einige Unternehmen bemessen die Rate unternehmensweit, während andere nach Abteilungen oder Standorten segmentieren, um bestmögliche Einblicke zu erhalten. Wenn es um die Fluktuation von Mitarbeiter:innen geht, gilt dasselbe wie für andere Personalkennzahlen: Je mehr Daten Sie haben, desto mehr erfahren Sie. 

Die verschiedenen Arten der Personalfluktuation

Es gibt mehrere Arten von Personalfluktuation. In diesem Abschnitt behandeln wir wünschenswerte und nicht wünschenswerte, freiwillige und unfreiwillige Personalfluktuation – und wir beschäftigen uns auch mit Entlassungen.

Wünschenswerte und nicht wünschenswerte Fluktuation im Vergleich

Kann Personalfluktuation überhaupt wünschenswert sein? Mit einem Wort: ja. Wenn unproduktive Arbeitskräfte oder Mitarbeiter:innen mit einer negativen Einstellung Ihr Unternehmen verlassen, kann das die Stimmung sogar verbessern. Arbeitskräfte, die nicht arbeiten, sind teuer im Unterhalt und können die Produktivität senken. Wenn solche Kräfte ausscheiden und durch frische, enthusiastische Talente ersetzt werden, steigt das Produktivitätsniveau praktisch immer. 

Falls Sie in einem saisonabhängigen Markt tätig sind, müssen Sie die Anzahl Ihrer Angestellten möglicherweise in der Nebensaison reduzieren. In diesem Fall ist die Fluktuation notwendig, denn es ist kostspielig, Mitarbeiter:innen auch dann weiter zu bezahlen, wenn sie nicht benötigt werden.

Wegweisende Mitarbeiter:innen hingegen hinterlassen große Lücken, wenn sie aus dem Unternehmen ausscheiden. Sind sie desillusioniert, frustriert oder gelangweilt, suchen Leistungsträger:innen gern nach neuen Betätigungsfeldern. Nach ihrem Abgang fühlen sich die früheren Kolleg:innen verlassen und demoralisiert. Es überrascht wohl nicht, dass diese Art Fluktuation nicht wünschenswert ist. 

Freiwillige Austritte

Freiwillige Austritte aus einem Unternehmen können wünschenswert sein oder auch nicht. Manchmal verlassen Angestellte, die keine gute Leistung bringen, das Unternehmen eher, als dass sie konstruktives Feedback umsetzen. Vielen Personalverantwortliche betrachten dieses Phänomen als wünschenswerte Fluktuation. 

Meist jedoch kündigen Menschen ihre Jobs, weil sie eine andere Stellung finden, die besser zu ihren Fähigkeiten oder langfristigen Plänen passt – oder weil sie umziehen. Diese Art freiwilliger Austritte ist nicht wünschenswert. Glücklicherweise ist diese Art jedoch auch ganz einfach kontrollierbar.

Unfreiwillige Kündigungen

Mitarbeiter:innen, die gegen Unternehmensrichtlinien verstoßen, über einen längeren Zeitraum keine gute Leistung bringen oder sich in Fehlverhalten verstricken, müssen damit rechnen, unfreiwillig auszuscheiden. Auch als Entlassung oder Kündigung bekannt, ist das unfreiwillige Ausscheiden normalerweise das Mittel der letzten Wahl. 

Kündigungen verlaufen nicht immer problemlos – tatsächlich bergen sie sogar ein gewisses Risikopotenzial. Hält man sich nicht penibel an das Arbeitsrecht, werden scheinbar unverfängliche Kündigungen schnell komplex. Sorgen Sie also dafür, dass Sie die in Ihrem Gebiet geltenden Arbeitsgesetze einhalten. Dazu gehören auch die Regelungen zu Restzahlungen, Kündigungsfristen und ausstehendem Urlaubsgeld.

Unfreiwillige Kündigungen sind möglicherweise für andere Mitarbeiter:innen schwierig zu bewältigen. Wird Personal gekündigt – vor allem, wenn das häufig der Fall ist – verunsichert das die anderen Angestellten. Wenn Sie jemandem kündigen müssen, beruhigen Sie die übrigen Mitarbeiter:innen, agieren Sie transparent und loben Sie Ihre Leute für gut erledigte Arbeiten. 

Entlassungen

Zu Entlassungen kommt es, wenn Unternehmen die Zahl ihrer Mitarbeiter:innen reduzieren, um in wirtschaftlich schwierigen Zeiten solvent zu bleiben. Außerdem werden Leute aus anderen geschäftlichen Gründen entlassen, etwa wenn saisonabhängige Projekte auslaufen. Beispielsweise führte die Corona-Pandemie zu Entlassungen in verschiedenen Bereichen. Trotz häufig gewährter staatlicher Zuschüsse verloren Menschen ihren Arbeitsplatz und mussten massenhaft Arbeitslosengeld beantragen. 

Entlassungen werden allgemein als eine Art „fairer“ Kündigung empfunden – vorausgesetzt allerdings, die Arbeitgeber:innen wählen die zu entlassenden Personen nicht anhand unfairer Kriterien aus. Wenn Leute entlassen werden, haben sie häufig Anspruch auf bezahlte Abfindungspakete. Sie sollten also zuvor unbedingt das für Sie geltende Arbeitsrecht studieren.

Berechnung der Fluktuation

Die Personalfluktuation zu berechnen, ist nicht schwierig. Ehe Sie beginnen, legen Sie den Zeitrahmen fest, für den die Fluktuation bestimmt werden soll – die meisten Unternehmen berechnen sie quartalsweise oder jährlich. Dann definieren Sie die Anzahl Ihrer Mitarbeiter:innen zu Beginn dieses Zeitraums und stellen fest, wie viele von ihnen am Ende desselben noch da waren. Diese beide Zahlen addieren Sie und teilen Sie durch zwei, um eine durchschnittliche Mitarbeiter:innenanzahl zu ermitteln. 

Nun addieren Sie dazu die Anzahl der Personen, die im entsprechenden Zeitraum aus Ihrem Unternehmen ausgeschieden sind. Mithilfe der folgenden Gleichung können Sie den Fluktuationsprozentwert errechnen:

(Ausgeschiedene Angestellte ÷ durchschnittliche Mitarbeiter:innenanzahl) × 100 = Personalfluktuation in Prozent

Gehen wir davon aus, dass Sie am 1. Jänner 200 Personen und am 31. Dezember 196 Personen beschäftigen:

  • (200 + 196) ÷ 2 = 198 Mitarbeiter:innen durchschnittlich

Zwischen dem 1. Jänner und dem 31. Dezember sind 20 Personen aus Ihrem Unternehmen ausgeschieden. Mithilfe dieser Zahl können Sie Ihre Personalfluktuation in Prozent berechnen:

  • (20 ÷ 198) × 100 = 10.1 % Personalfluktuation

Falls Sie Zeitarbeitskräfte oder Saisonarbeiter:innen beschäftigen, berechnen Sie die Fluktuation für diese Gruppe getrennt von der Fluktuation der Voll- und Teilzeitkräfte. So lassen sich personalbezogene Ausgaben präziser nachverfolgen.

Tatsächliche Fluktuation

Die tatsächliche Fluktuation bezieht sich auf die Anzahl an Mitarbeiter:innen, die aus Ihrem Unternehmen innerhalb eines definierten kurzen Zeitraumes ausscheiden. Die meisten Unternehmen berechnen diese Angabe auf monatlicher Basis. Einer der besten Gründe dafür, die tatsächliche Fluktuation zu berechnen, besteht darin, das Ausscheiden aus dem Unternehmen, Kündigungen und Entlassungen stets im Auge zu behalten.

Den Prozentsatz der tatsächlichen Fluktuation bestimmen Sie einfach mithilfe der allgemeinen Gleichung zur Berechnung der Fluktuation. Statt dem Jahresdurchschnitt an Mitarbeiter:innen verwenden Sie jedoch den monatlichen Wert.

Fluktuation auf Jahresbasis

Wenn Ihnen die Zahlen der tatsächlichen Fluktuation vorliegen, können Sie diese auch auf Jahresbasis berechnen. Die Fluktuation auf Jahresbasis ist die prognostizierte Fluktuation pro Monat oder pro Jahr. Diese Zahl können Sie für die Vorausplanung der Personalbeschaffungskosten verwenden. 

Zählen Sie dafür einfach die durchschnittliche Mitarbeiter:innenanzahl pro Monat zusammen. Teilen Sie das Ergebnis dann durch zwölf. So erhalten Sie den Monatsdurchschnitt. Anschließend zählen Sie zusammen, wie viele Mitarbeiter:innen Sie in jedem Monat verloren haben. Auch diesen Gesamtwert teilen Sie durch zwölf, um den Monatsdurchschnitt zu ermitteln. Schließlich setzen Sie die so erhaltenen Zahlen in die allgemeine Fluktuationsgleichung ein und errechnen so den Prozentsatz der durchschnittlichen monatlichen Fluktuation.

Was ist eine gute Personalfluktuationsrate?

Eine Personalfluktuationsrate von null Prozent ist schlicht nicht realistisch. Aber was ist dann realistisch? Die Antwort auf diese Frage hängt vom jeweiligen Wirtschaftszweig ab. 

Im produzierenden Gewerbe schwanken die Raten beispielsweise von Land zu Land: Manche Elektronikhersteller in China erleben Fluktuationsraten von bis zu 300 %. In den USA hingegen verlieren vier von zehn Produktionsunternehmen jährlich mehr als 20 % ihrer Arbeitskräfte. Laut Make UK lag die Personalfluktuationsrate in der britischen Fertigungsindustrie im Jahr 2020 bei 17.6 %, nach 14.4 % im Jahr 2018.

Dem SHRM Human Capital Benchmarking Report zufolge beträgt die durchschnittliche Personalfluktuationsrate über alle Wirtschaftszweige hinweg 18 %. Die meisten Umfrageteilnehmer:innen gaben Raten zwischen 12 % und 20 % an. Die SHRM empfiehlt Unternehmen in saisonunabhängigen Bereichen, eine Personalfluktuationsrate von 10 % anzustreben. 

Warum ist die Personalfluktuation von Bedeutung?

Einer der Hauptgründe dafür, die Fluktuation zu analysieren, sind die Kosten. Ständig neue Mitarbeiter:innen einzustellen, ist teuer. Laut einer kürzlich durchgeführten Gallup-Umfrage belaufen sich die Kosten dafür, eine:n Mitarbeiter:in zu ersetzen, auf das Doppelte von dessen Jahresgehalt.

Derselben Gallup-Umfrage zufolge ließen sich 52 % aller Fälle von freiwilligem Ausscheiden vermeiden. Mit anderen Worten: Diese Mitarbeiter:innen verlassen das Unternehmen aufgrund von lösbaren Problemen. Eine gründliche Analyse der Personalfluktuation eröffnet die Möglichkeit, Ihr Unternehmen hin zum Besseren zu verändern: Wenn Sie herausfinden, warum Mitarbeiter:innen ausscheiden, können Sie Änderungen vornehmen, um die Stimmung zu verbessern und die Fluktuation zu reduzieren. 

Wie kommt es zur Personalfluktuation?

Es gibt zahlreiche Ursachen für Personalfluktuation. Manche Leute wechseln den Beruf, andere wiederum ziehen weiter, weil ihr Arbeitsumfeld toxisch ist. Wieder andere gehen, weil sich ihre familiäre Situation ändert oder sie anderswo bessere Beschäftigungsangebote erhalten.

Die meisten freiwilligen Kündigungen lassen sich auf Managementprobleme, einen Mangel an Möglichkeiten oder Burnout zurückführen. Sehen wir uns jeden dieser Hauptgründe für Personalfluktuation einmal genauer an.

Managementprobleme

Wenn Vorgesetzte Mitarbeiter:innen ständig niedermachen, wird das Arbeitsumfeld unangenehm und Arbeitskräfte ziehen sich aus dem Unternehmen zurück. Auch Vorgesetzte, die einen autoritären und detail-orientierten Führungsstil pflegen – oder den umgekehrten Weg einschlagen und die Mitarbeiter:innen ganz auf sich allein gestellt lassen – sorgen für eine höhere Personalfluktuation. Wenn es Menschen schwerfällt, mit ihrem direkten Vorgesetzten zusammenzuarbeiten, werden sie unmotiviert und fürchten den Gang zur Arbeit. Es dauert nicht lange und sie suchen sich einen neuen Job. 

Mangel an Möglichkeiten

Bieten sich keine Möglichkeiten zur Weiterentwicklung, ziehen Mitarbeiter:innen weiter. Jobs in der Logistikbranche, die keine Perspektive für persönliche Entwicklung bieten, sind nicht gerade verlockend. Weiterbildungs- und Förderprogramme hingegen schon.. Um Ihre besten und klügsten Kräfte zufriedenzustellen, schaffen Sie berufsbezogene Kurse, die diesen Leuten dabei helfen, sich in Ihrem Unternehmen weiterzuentwickeln. 

Burnout

Herrscht in einem Arbeitsumfeld viel Druck und gibt es gleichzeitig zu wenig Ruhepausen, erleiden die Mitarbeiter:innen unweigerlich einen Burnout. Sind Menschen überarbeitet und zu stark eingebunden, fühlen sie sich bald überfordert. Wenn man ihnen nicht die Möglichkeit bietet, ihren Terminplan umzustrukturieren, suchen sich überforderte Arbeitskräfte einen neuen Job. 

Die Personalfluktuation reduzieren

Mitarbeiter:innen verlassen ein Unternehmen aus vielen verschiedenen Gründen. Glücklicherweise können Sie aber etwas tun, um Ihre Fluktuationsrate zu senken und Ihre Unternehmenskultur zu verbessern. Wir stellen Ihnen drei umsetzbare Maßnahmen vor, mit denen Sie Mitarbeiter:innen besser binden können.

Schaffen Sie Weiterbildungsmöglichkeiten

Werden viele Weiterbildungen angeboten, geht die Personalfluktuation zurück. Einer jüngeren Studie zufolge, konnten Unternehmen, die ihren Angestellten viele Weiterbildungsmöglichkeiten anboten, ihre Personalfluktuation um 53 % senken. Gut ausgebildete Arbeitskräfte im Fertigungsbereich geben an, mehr Vertrauen in die eigenen Fähigkeiten zu haben. Idealerweise sollte die Weiterbildung gleich in der Einarbeitungsphase beginnen und während der gesamten Betriebszugehörigkeit weiterhin angeboten werden. 

Ermöglichen Sie flexible Planung

Viele Mitarbeiter:innen profitieren von einer flexiblen Zeitplanung. Eltern, die ihre Kinder von der Schule abholen müssen, Menschen, die sich nachmittags leistungsfähiger fühlen und Mitarbeiter:innen mit langem Arbeitsweg schätzen die Möglichkeit, aus der Ferne zu arbeiten oder ihren Terminplan bei Bedarf zu ändern. Dann gibt es Leute, die lieber auf Projekt- als auf Stundenbasis arbeiten. 

In der Fertigungsindustrie bieten sich Mehrschichttage geradezu für eine flexible Planung an. Im Logistikbereich arbeiten viele Unternehmen das ganze Jahr über rund um die Uhr und eignen sich daher bestens für flexible Planung.

Implementieren Sie ein Anerkennungsprogramm

Gut konzipierte Anerkennungsprogramme für Mitarbeiter:innen geben diesen Auftrieb und helfen dabei, die Bindungsrate zu erhöhen. Traditionelle Auszeichnungen wie „Mitarbeiter:in des Monats“ funktionieren noch immer gut. Dasselbe gilt für Bonusschecks oder auch projektbasierte Auszeichnungen. Um Ihr Anerkennungsprogramm bestmöglich zu nutzen, belohnen Sie Erfolge sofort und geben Sie aussagekräftiges Feedback.

Steuern Sie die Personalfluktuation mithilfe von Randstad

Ob freiwillig oder unfreiwillig, wünschenswert oder nicht: Personalfluktuation ist kostspielig und verändert die Dynamik an Ihren Arbeitsstätten. Managementprobleme, Burnout und ein allgemeiner Mangel an Möglichkeiten sorgen für eine niedrige Personalbindungsrate und beeinträchtigen die Produktivität.

Es mag überraschen, aber mehr als die Hälfte aller freiwilligen Austritte aus einem Unternehmen wären vermeidbar. Sie können Ihre Fluktuationsrate mit besseren Weiterbildungsprogrammen, der Option einer flexiblen Planung und Anerkennungsprogrammen reduzieren. 

Wenn Sie mehr über die Hauptgründe für das Ausscheiden von Mitarbeiter:innen erfahren möchten, klicken Sie auf den Link unten und laden Sie unseren praktischen Ratgeber herunter.

Über den Autor
Margit Eisschiel
Margit Eisschiel

Mag. Margit Eisschiel

Key Account Director

Margit Eisschiel ist Sales und Key Account Director für Randstad Österreich und verfügt über langjährige Erfahrung in der Personalbranche. Seit 1998 im Unternehmen hat sie zuvor viele Jahre als Niederlassungsleiterin Randstads Geschäft in Salzburg erfolgreich ausgebaut.