Die auf Algorithmen basierende Prozessautomatisierung spielt eine immer wichtigere Rolle beim Recruiting und kann Unternehmen, die zahlreiche Mitarbeiter gleichzeitig einstellen wollen, große Vorteile bieten.

Was ist algorithmenbasierte Prozessautomatisierung (Robotic Process Automation – RPA)?

Die algorithmenbasierte Prozessautomatisierung (RPA) ist ein Konzept, das für alle Unternehmen – insbesondere jedoch für größere Firmen mit eindeutigem Potenzial für schlankere und effizientere Abläufe – von Bedeutung ist.

Schätzungen zufolge wird der Markt für die Automatisierung von Geschäftsprozessen im Jahr 2020 einen Wert von 11,2 Milliarden US-Dollar (9,5 Milliarden Euro) und bis Ende 2021 sogar einen Wert von 12,7 Milliarden US-Dollar erreichen.

Dieses Wachstum wird durch eine größere Akzeptanz angetrieben. Unternehmen erkennen die Vorteile, die sie in diesem Bereich gewinnen können, wie z. B. eine höhere Kosteneffizienz, ein geringeres Risiko menschlicher Fehler bei Schlüsselaufgaben und sogar die Stärkung ihrer Arbeitgebermarke. 

RPA ist nicht von Bürozeiten abhängig, kann Ihnen also dabei helfen, schneller zu reagieren und unmittelbar mit den Bewerbern ins Gespräch zu kommen. Dies unterstreicht, wie die Automatisierung von Schlüsselprozessen im Recruiting einerseits den Bewerbern zu einer besseren Erfahrung verhelfen und andererseits die Arbeitgeber unterstützen kann. Stellenbewerber erhalten durch „Bots“ sofortige Antworten auf grundlegende Fragen. Für weitere Einzelheiten erhalten Sie qualifizierte Antworten von Mitarbeitern, die nun mehr Zeit haben, sich auf diesen Aspekt ihrer Arbeit zu konzentrieren. 

Ein Bereich, in dem diese Vorteile besonders offensichtlich sind, ist die Einstellung einer größeren Anzahl von Mitarbeitern. Wenn Sie zahlreiche Mitarbeiter in kurzer Zeit benötigen, kann RPA eine wichtige Rolle spielen, um Fristen sowie Budgets einzuhalten und um die richtigen Mitarbeiter einzustellen.

Beschaffung und Auswahl von Kandidaten

Ein wesentlicher, aber zeitaufwändiger Teil von umfangreichen Einstellungen ist die Beschaffung einer ausreichenden Anzahl von Kandidaten, die Ihren Anforderungen gerecht werden. Sie müssen zudem ein effektives Verfahren zur Prüfung der Erstbewerbungen entwickeln, um sicherzustellen, dass nur geeignete Bewerber diesen ersten Schritt des Auswahlverfahrens überstehen.

Wenn Sie Ihr Netz weit spannen müssen und so viele Kandidaten wie möglich erreichen wollen, kann RPA Sie bei Aufgaben wie der Kontaktaufnahme mit potenziellen Bewerbern über die sozialen Medien unterstützen. Angesichts von fast 2,5 Milliarden monatlichen Facebook-Nutzern allein können Sie es sich nicht leisten, das Potenzial der sozialen Medien bei Stellenausschreibungen zu ignorieren. Durch RPA können Sie dieses Potenzial nutzen, indem Sie automatisierte Postings auf den von Ihnen gewählten Plattformen vornehmen und die Antworten verarbeiten.

Sobald Bewerbungen eingehen, können Sie eine Software zur automatischen Überprüfung der Bewerber und zur Identifizierung der Kandidaten einsetzen, die Ihren Kriterien im Hinblick auf wesentliche Fähigkeiten, Qualifikationen und Erfahrungen entsprechen. Dies bringt Ihnen wertvolle Zeitersparnis bei umfangreichen Einstellungsverfahren, bei denen die Mitarbeiter Ihres Teams wichtigere Aufgaben zu erledigen haben, als Unmengen von Lebensläufen zu sortieren und eindeutig ungeeignete Bewerber herauszufiltern.

In den Anfangsphasen des Einstellungsprozesses kann RPA mit anderen Technologien kombiniert werden, die künstliche Intelligenz und Machine Learning zur Einsparung von Zeit und zur Verbesserung der Effizienz einsetzen. Ein Beispiel dafür ist die von Anbietern wie AllyO erhältliche Chatbot-Software, die die Kontaktpflege mit Bewerbern erleichtert und sofortige Antworten auf häufig gestellte Fragen liefert.

Tracking von Bewerbern und Planung von Vorstellungsgesprächen

Der Einsatz von Applicant Tracking Systemen (ATS) ist eines der gängigsten Beispiele dafür, wie immer mehr Arbeitgeber Automatisierung in ihren Recruitingprozess integrieren. Untersuchungen haben gezeigt, dass drei von vier (75%) Personalvermittlern eine Form von ATS verwenden

Mit automatisierter Tracking-Software können Sie den Verlauf von Bewerbungsverfahren von Anfang bis Ende im Auge behalten. Informationen über einzelne Kandidaten und ihre Leistungen werden in einer zentralen Datenbank gespeichert, wo sie für Personalchefs und andere Beteiligte jederzeit abrufbar sind.

Ein ATS kann auch zur Planung von Vorstellungsgesprächen genutzt werden. Die automatische Auswahl erfolgreicher Bewerber und die Zuweisung verfügbarer Zeitfenster für Vorstellungsgespräche im Einklang mit dem Terminplan des jeweiligen Vorgesetzten, kann eine äußerst nützliche Zeitersparnis darstellen. Dadurch wird sehr viel manuelle Arbeit – einer der mühsamsten Aspekte des gesamten Recruitingprozesses – eingespart.

RPA in der Praxis

Randstad verfügt über viele direkte Erfahrungen zu den positiven Auswirkungen der Automatisierung von Schlüsselprozessen auf breit angelegte Recruitingaktivitäten. Zuletzt hat Randstad zusätzliche Erfahrungen im Rahmen eines einzigartigen und herausfordernden Projekts im Zusammenhang mit der COVID-19-Pandemie gewonnen.

Ein großer multinationaler Automobilkonzern hatte einen sofortigen Einstellungsbedarf, als er sich an einem Projekt zur Herstellung lebenswichtiger Geräte für den National Health Service (NHS), den staatlichen Gesundheitsdienst Großbritanniens, beteiligte.

Zu diesem Zeitpunkt wandte sich das Unternehmen an Randstad, insbesondere an unsere Abteilung Inhouse Services, die sich auf die Bereitstellung von End-to-End-Recruitinglösungen zur Unterstützung bei der Einstellung, Einarbeitung und Verwaltung zahlreicher neuer Mitarbeiter spezialisiert hat.

Der Ansatz von Randstad Inhouse Services zur Bewältigung dieser Herausforderung stützte sich auf eine Kombination aus RPA und menschlichem Fachwissen – in Übereinstimmung mit dem „Tech & Touch“-Prinzip, dem Herzstück unserer Marke. 

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, dann können Sie sich anhand einer von Randstad erstellten Fallstudie über dieses spezielle Projekt, unsere Vorgehensweise und die für den Kunden erzielten Ergebnisse informieren.

Über den Autor
Margit Eisschiel
Margit Eisschiel

Mag. Margit Eisschiel

Key Account Director

Margit Eisschiel ist Sales und Key Account Director für Randstad Österreich und verfügt über langjährige Erfahrung in der Personalbranche. Seit 1998 im Unternehmen hat sie zuvor viele Jahre als Niederlassungsleiterin Randstads Geschäft in Salzburg erfolgreich ausgebaut.