Was ist ein Empfangsmitarbeiter?
Empfangsmitarbeiter haben meist den ersten Kundenkontakt, wenn diese das Unternehmen oder die Behörde betreten. Sie sind die ersten Ansprechpartner für Kunden und Besucher und sind diesen dabei behilflich, bestimmte Büroräume zu finden oder zu Gesprächspartnern im Unternehmen zu gelangen. Auch kümmern sich Empfangsmitarbeiter um die Bewirtung von Besuchern und Kunden, wenn Wartezeiten unumgänglich sind. Neben dem Kundenmanagement fallen die Parkplatzvergabe sowie die Postbearbeitung, für welche der Empfang meist die zentrale Anlaufstelle darstellt, in den Tätigkeitsbereich von Empfangsmitarbeitern. Je nach Unternehmensprofil und -ausrichtung gehört es auch zu ihren Aufgaben, sich um die Verwaltung und Buchung von Konferenzräumen zu kümmern.
Zusätzlich zum allgemeinen Besucher- und Raummanagement bedient ein Empfangsmitarbeiter die zentrale Telefonanlage und stellt so sicher, dass das Unternehmen stets erreichbar ist. Er leitet Telefonate an die richtigen Ansprechpartner weiter und beantwortet darüber hinaus interne Anfragen der Mitarbeiter, beispielsweise zu Raumbuchungen oder zur Ankunft von Gästen. Werden größere Events organisiert, kann die Empfangskraft für die Organisation des Caterings verantwortlich sein. Je nach Sicherheitsstandard im Unternehmen muss der Empfangsmitarbeiter Zugangsberechtigungen kontrollieren und Gastkarten für Besucher ausstellen, welche beim Verlassen des Gebäudes wieder eingesammelt werden. Letztlich ist der Empfangsmitarbeiter für die Datenpflege und das Adressmanagement verantwortlich. Weitere Berufsbezeichnungen beziehungsweise Spezialisierungen für den Beruf des Empfangsmitarbeiters lauten Empfangskraft, Rezeptionist, Telefonist, Empfangssekretär oder Mitarbeiter Empfang.
Empfangsmitarbeiter RolesArbeiten als Empfangsmitarbeiter
Aufgaben und Tätigkeiten von Empfangsmitarbeitern
Empfangsmitarbeiter sind am Empfang eines Unternehmens oder einer Behörde eingesetzt und stellen den ersten Kontakt zum Kunden dar. Sie können jedoch auch als Vorzimmerpersonal höherer Managementbereiche fungieren. In diesem Fall fallen ihnen spezielle Tätigkeiten zu, die sich nur auf den jeweiligen Arbeitsbereich beziehen.
Eine Empfangskraft kümmert sich stets um das Besuchermanagement. Besucher treffen mit oder ohne Termin am Empfang ein und möchten dann zu einer bestimmten Person oder Abteilung gelangen. Bei Hotels handelt es sich um Übernachtungsgäste, die gerne einchecken möchten. Die Empfangskraft klärt das Anliegen der Besucher und übernimmt die Koordination der weiteren Schritte. Hierzu zählen beispielsweise die Übernahme des Eincheckens, das Ausstellen von Gästekarten, die Überprüfung von Terminen, Einladungen und Zugangsberechtigungen.
Im nächsten Schritt sorgt der Empfangsmitarbeiter dafür, dass die Gäste zu ihrem Termin gelangen oder während unvermeidbarer Wartezeiten ausreichend bewirtet werden, um sich im Unternehmen wohlzufühlen. Ebenfalls nimmt sich ein Empfangsmitarbeiter der Parkplatzvergabe an und bearbeitet die Ein- und Ausgangspost, welche dann entweder an einen Lieferdienst übergeben oder dem unternehmenseigenen Verteilsystem zugeführt wird. So können alle Mitarbeiter sichergehen, dass wichtige Briefe und Sendungen sie zeitnah erreichen.
Auch um die Betreuung der Telefonzentrale kümmert sich ein Empfangssekretär. Er stellt eingehende Anrufe an die richtigen Ansprechpartner durch oder beantwortet einfache Fragen direkt am Telefon. Hierzu kennt ein Mitarbeiter am Empfang sich exzellent mit den eigenen Unternehmensstrukturen aus. Er pflegt darüber hinaus das Kontakt- und Adressverzeichnis und hält es stets aktuell.
Letztlich sind manche Empfangskräfte auch für das Management der Konferenzräume sowie die Beschaffung von Büromaterial verantwortlich. Ihre Aufgaben gehen somit weit über das reine Betreuen von Besuchern und Kunden hinaus. Vielmehr leisten sie einen wichtigen Beitrag zum reibungslosen Ablauf der täglichen Geschäfte im Unternehmen.
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In diesen Branchen können Empfangsmitarbeiter arbeiten
Überall dort, wo Kunden, Gäste oder Besucher ein- und ausgehen, werden Empfangskräfte gebraucht. Sie arbeiten in Hotels, Pensionen und anderen Übernachtungsstätten, in Kliniken, großen Praxen und am Empfang von Unternehmen verschiedener Branchen. Empfangsmitarbeiter können in der Pharmazie, der Metallverarbeitung, bei Medien und im Fahrzeugbau sowie vielen weiteren Wirtschaftsbereichen beschäftigt sein.
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Typische Arbeitsorte für Empfangsmitarbeiter
Empfangsmitarbeiter sitzen meist am Empfang eines Unternehmens. Hierbei kann es sich um einen Schalter handeln, bei Hotels um eine Rezeption in der Lobby oder aber um eine Empfangsstelle, die erst nach Anmeldung betreten werden kann, beispielsweise wenn das Unternehmen über besondere Sicherheitsvorkehrungen verfügt (etwa bei Polizeidienststellen oder Unternehmen bestimmter Wirtschaftsbereiche). Empfangsmitarbeiter verbringen einen Großteil ihrer Arbeitszeit an diesem Empfang, im Büro und am Telefon, darüber hinaus kann es erforderlich werden, dass sie zur Verteilung von Post verschiedene Räume im Unternehmen aufsuchen oder Gäste zu ihren Terminen geleiten. Typische Arbeitsorte für Empfangsmitarbeiter sind daher:
- Empfangsräume
- Rezeption oder Lobby
- Büroräume
- Sonstige Räume im Unternehmen
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Arbeitszeiten
Grundsätzlich werden die Arbeitszeiten eines Empfangsmitarbeiters im jeweiligen Kollektivvertrag festgelegt. Da Empfangskräfte in unterschiedlichen Branchen tätig sein können, kommen hierbei auch mehrere Rahmenkollektivverträge infrage. Empfangsmitarbeiter, die beispielsweise als Angestellte im Hotel- und Gastgewerbe tätig sind, haben eine wöchentliche Normalarbeitszeit von maximal 40 Stunden. Üblicherweise wird die Arbeitszeit auf mindestens fünf Wochentage aufgeteilt, wobei der Kollektivvertrag hier unterschiedliche Arbeitszeitmodelle zulässt. Auch in anderen Branchen ist eine wöchentliche Normalarbeitszeit zwischen 38,5 und 40 Stunden vorgesehen (Quelle: wko.at, Stand: März 2023).
Die konkreten Arbeitszeiten einer Empfangskraft sind sehr unterschiedlich und hängen stark von dem Unternehmen ab, in welchem sie eingesetzt ist. So werden in Hotels Gäste rund um die Uhr erwartet und zu jeder Tages- und Nachtzeit betreut. Auch in größeren Unternehmen gibt es möglicherweise einen Nachtschalter. Gleiches gilt für Unternehmen, in denen die Mitarbeiter im Schichtdienst arbeiten und separate Zugangskontrollen vorgesehen sind, sodass ein Empfang permanent besetzt sein muss. In diesen Fällen arbeiten die Telefonisten und Empfangsmitarbeiter im Schichtbetrieb. Die genaue Wochenarbeitszeit richtet sich hierbei nach dem individuellen Arbeitsvertrag. In diesem Fall wird die Bereitschaft zum Schichtdienst, auch nachts und an Wochenenden sowie Feiertagen, vorausgesetzt. Es ist jedoch auch möglich, Jobs als Mitarbeiter am Empfang zu finden, die keinen Schichtdienst erfordern. Hier sind die Mitarbeiter zur normalen Tageszeit tätig. Die genauen Anforderungen sind den Stellenangeboten für Empfangskräfte zu entnehmen. Insgesamt ist somit in diesen Jobs eine gute Work-Life-Balance möglich, solange die Empfangskraft eine Anstellung wählt, die zu den eigenen Vorstellungen passt.
Arten von Empfangsmitarbeitern
Es gibt keine einzelne Ausbildung,welche zum Berufsbild des Empfangsmitarbeiters führt. Vielmehr gelingt der Einstieg in diesen Beruf meist über eine kaufmännische Ausbildung oder eine Lehre in der Gastronomie oder im Hotelgewerbe. So unterschiedlich die Zugänge zum Berufsbild sein können, so vielfältig ist auch die spätere Ausgestaltung des Jobs als Empfangsmitarbeiter. Ein Empfangsmitarbeiter eines Hotels wird sich vorrangig um das Ein- und Auschecken von Übernachtungsgästen sowie Reservierungen und Buchungen kümmern, während ein Empfangsmitarbeiter im Krankenhaus die Besuchersteuerung verantwortet. In besonders gesicherten Bereichen sind hingegen Zugangskontrollen und -beschränkungen erforderlich. Die genaue Tätigkeit des Empfangsmitarbeiters ist somit stark an seinen Einsatzbereich gekoppelt und lässt sich in der Regel der Tätigkeitsbeschreibung in den jeweiligen Stellenangeboten entnehmen.
Gehalt eines Empfangsmitarbeiters
Im Vergleich zu anderen Berufen liegt das Gehalt eines Empfangsmitarbeiters in Österreich eher im unteren Einkommensbereich. Wer eine schulische Ausbildung oder eine Kurzausbildung zum Rezeptionisten absolviert hat, erhält gemäß Kollektivvertrag zunächst ein Einstiegsgehalt von mindestens 1.670 bis 1.830 € brutto pro Monat. Ausgegangen wird hierbei allerdings davon, dass der Angestellte wie üblich 14 Gehälter pro Jahr bekommt und in Vollzeit beschäftigt ist (Quelle: berufslexikon.at, Stand: März 2023).
Das durchschnittliche Monatsgehalt eines Empfangsmitarbeiters beträgt in Österreich rund 1.795 € brutto. Die Gehaltsspanne ist dabei nicht besonders groß, so sind Gehälter bis 2.169 € pro Monat möglich. Da viele Empfangsmitarbeiter einer Teilzeitbeschäftigung nachgehen, sind entsprechend niedrigere Gehälter bei diesem Berufsbild ebenfalls üblich (Quelle: jobted.at, Stand: März 2023). Zu berücksichtigen ist außerdem, dass Empfangsmitarbeiter in vielen Branchen Schichtzuschläge erhalten. Weitere Faktoren, die die Höhe des Gehalts beeinflussen können, sind:
- Branche und Industriezweig
- Größe des Unternehmens
- Ausbildung des Empfangsmitarbeiters
- Besondere Fähigkeiten wie Fremdsprachenkenntnisse
Im Unterschied zu vielen anderen Bereichen wirkt sich langjährige Praxiserfahrung bei Empfangsmitarbeitern kaum auf die Höhe des Gehalts aus. Dem Kollektivvertrag entsprechend steigen die Gehälter zwar bei mehrjähriger Betriebszugehörigkeit geringfügig an, größere Gehaltssprünge sind hingegen nicht üblich. Im Durchschnitt steigen Empfangsmitarbeiter mit rund 1.500 € brutto pro Monat in den Beruf ein. Nach zehn Jahren Berufspraxis erwartet sie ein durchschnittliches Monatsgehalt von 1.900 € brutto (Quelle: jobted.at, Stand: März 2023).
Wer höhere Gehaltsklassen erreichen möchte, kann die eigenen Verdienstmöglichkeiten durch eine Weiterbildung zum Empfangsleiter oder Front-Office-Manager deutlich verbessern und dadurch bis zu 2.907 € brutto pro Monat verdienen. Das durchschnittliche Monatsgehalt liegt bei einer solchen Position mit 2.343 € brutto pro Monat deutlich über jenem eines Empfangsmitarbeiters (Quelle: stepstone.at, Stand: März 2023).
Qualifikationen und Fähigkeiten
Diese Ausbildung benötigen Empfangsmitarbeiter
Grundsätzlich wird in Österreich für die Tätigkeit des Empfangsmitarbeiters keine spezifische Ausbildung vorausgesetzt. Häufig haben Empfangsmitarbeiter allerdings eine berufsbildende mittlere oder höhere Schule mit Schwerpunkt Tourismus, eine Handelsschule oder Handelsakademie besucht. Wer im Bereich des Tourismus und der Hotellerie als Rezeptionist arbeiten möchte, kann auch eine Kurzausbildung bei größeren Interessenverbänden und Organisationen wie der Österreichischen Hoteliervereinigung absolvieren. In größeren Betrieben findet die Ausbildung der Empfangsmitarbeiter oftmals betriebsintern statt. Je nach Branche und Fachbereich können Arbeitgeber im individuellen Fall auch andere Arten von Ausbildungen voraussetzen. Wer beispielsweise im Gesundheitswesen als Empfangsmitarbeiter tätig sein möchte, muss für gewöhnlich über eine abgeschlossene Ausbildung in einem medizinischen Assistenzberuf verfügen.
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Weitere Fähigkeiten
Als Empfangsmitarbeiter sind vor allem Fremdsprachenkenntnisse sehr gefragt. Sichere Kenntnisse in Deutsch und Englisch sind meist eine zwingende Voraussetzung für den Job, andere Fremdsprachenkenntnisse werden gerne gesehen. Darüber hinaus sollten angehende Empfangsmitarbeiter auf ein gepflegtes Äußeres achten, da sie meist den ersten Kontakt zum Kunden herstellen und somit auch einen ersten Eindruck bei diesem hinterlassen. Letztlich sollten Empfangsmitarbeiter über eine hohe Auffassungsgabe verfügen, um die zahlreichen täglich anfallenden Aufgaben und möglichen Probleme schnell für ihre Kunden und Besucher lösen zu können.
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Soft Skills
Um erfolgreich als Empfangsmitarbeiter arbeiten zu können, sind Empathie und Kommunikationsfähigkeit von besonderer Bedeutung. Rezeptionisten sollten auf ihre Gäste zugehen können und sie bei allen Fragen und Problemen beraten sowie ihre Anliegen schnell und unkompliziert lösen. Gelingt dies nicht, leidet der Ruf des Unternehmens. Eine ausgeprägte Menschenkenntnis, Termingenauigkeit und ein herausragendes Organisationstalent sind daher genauso wichtig wie eine gewisse Stressstabilität und Problemlösungsfähigkeit.
Vorteile für Empfangsmitarbeiter bei Randstad
Bei Randstad liegt uns nicht nur am Herzen, dass du einen Job findest, der perfekt zu deinen Kompetenzen und Interessen passt. Wir stellen auch sicher, dass du beste Arbeitsbedingungen vorfindest, damit du in deinem Wunschjob dein volles Potenzial entfalten kannst.
Diese Benefits darfst du als Empfangsmitarbeiter bei Randstad erwarten
Wenn du dir einen abwechslungsreichen Job als Empfangsmitarbeiter bei Randstad sichern konntest, darfst du dich über viele Benefits freuen, welche wir für unsere Mitarbeiter bereithalten. Hierzu zählen unter anderem:
- Eine leistungsgerechte Bezahlung
- Gute Übernahmechancen durch Kundenunternehmen und Geschäftspartner
- Umfangreiche Sozialleistungen, inklusive Weihnachts- und Urlaubsgeld
- Kostenlose Fortbildungen, zum Beispiel Sprachkurse
- Bequeme Verwaltung von Urlaubsanträgen und Entgeltabrechnungen mittels Randstad-App
Weitere Informationen zu den Vorteilen, die Randstad seinen Mitarbeitern bietet.
Fragen und Antworten
Hier findest du die Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zum Beruf des Empfangsmitarbeiters.
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Was muss ein Empfangsmitarbeiter können?
Die Anforderungen des Berufs unterscheiden sich je nach Einsatzbereich. Generell sollten Empfangsmitarbeiter über gute Kommunikationsfähigkeiten verfügen und die deutsche Sprache auf muttersprachlichem Niveau beherrschen. Auch Fremdsprachenkenntnisse sind oftmals erforderlich. Im Umgang mit Kunden, Besuchern oder Klienten benötigen Empfangsmitarbeiter eine schnelle Auffassungsgabe und Organisationstalent. Eigenschaften wie Offenheit und Empathie sowie eine ausgeprägte Menschenkenntnis erleichtern ihnen die Arbeit am Empfang.
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Ist ein Empfangsmitarbeiter dasselbe wie ein Rezeptionist?
Grundsätzlich gibt es keinen Unterschied zwischen einem Empfangsmitarbeiter und einem Rezeptionisten. Bei den beiden Begriffen handelt es sich um Synonyme, wobei die Bezeichnung „Rezeptionist“ insbesondere in der Hotellerie häufig Verwendung findet.
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Wie hoch ist das Gehalt eines Empfangsmitarbeiters in Wien?
Empfangsmitarbeiter verdienen im Durchschnitt 1.795 € brutto im Monat. Ihre Gehälter sind somit im Vergleich zu anderen Berufen relativ niedrig (Quelle: jobted.at, Stand: März 2023). Gemäß Kollektivvertrag liegt das Einstiegsgehalt von Empfangsmitarbeitern in Vollzeit bei mindestens 1.670 € bis 1.830 € brutto pro Monat, wenn man von 14 Gehältern und einer Vollzeitbeschäftigung ausgeht (Quelle: berufslexikon.at, Stand: März 2023). Hinzu kommen etwaige Zuschläge für Schichtarbeit. Faktoren wie Branche, Unternehmensgröße, Ausbildung und Fremdsprachenkenntnisse können die Höhe des Gehalts ebenfalls beeinflussen. Mit wachsender Berufserfahrung steigt das Gehalt eines Empfangsmitarbeiters hingegen nur geringfügig an. Um mehr zu verdienen, lohnt es sich für Empfangsmitarbeiter daher, eine Weiterbildung zum Empfangsleiter oder Front-Office-Manager zu absolvieren.
