Zusammenarbeit mit Freelancern: So holen Sie sich erfolgreich Expertenwissen ins Unternehmen

Unsere digitale Welt sorgt für ein nie dagewesenes Innovationstempo. Immer wieder neue Technologien und Geschäftsmodelle bedeuten: Wer nicht am Puls der Zeit bleibt, läuft Gefahr, den Anschluss zu verlieren. Doch nicht jedes Unternehmen ist in der Lage, die digitale Transformation allein mit internen Ressourcen zu stemmen. Vor allem dem Mittelstand muss kräftig unter die Arme gegriffen werden, fehlt es doch häufig an fachlichem Know-how und zeitlichen Ressourcen.

Warum externe Fachkräfte Ihre festangestellten Mitarbeiter ideal ergänzen

  • Spezialisiertes Know-how durch umfangreiche Projekterfahrung
  • Flexible Unterstützung und schnelle Verfügbarkeit
  • Unternehmerisches Denken und Serviceorientierung
  • Ein frischer Blickwinkel auf altbewährte Strukturen

Da sich Freelancer, anders als Festangestellte, immer wieder auf neue Prozesse und eingesetzte Software der jeweiligen Unternehmen einstellen müssen, sind sie meist flexibel und daran gewöhnt, Veränderungen anzunehmen und voranzutreiben.

Sollten Sie beispielsweise Unterstützung beim Aufbau von Remote-Strukturen in Ihrem Unternehmen benötigen, können Freiberufler aufgrund ihrer Expertise ideal eingebunden werden, da sie erprobte Lösungsansätze für auftretende Herausforderungen kennen und bereits umgesetzt haben. 

Freelancer-Portale – Der schnelle Weg zum passenden Experten

Online-Dienste wie GULP Direkt bieten Projektverantwortlichen die ideale Möglichkeit, ihren Personalbedarf an externen IT-Fachkräften zügig und passgenau zu decken, dabei Kosten transparent zu vergleichen und zu kalkulieren sowie selbst Kontakt zu interessanten Kandidaten aufzunehmen. Einige Portale bieten zusätzlich hilfreiche Features, beispielsweise automatisiertes Matching. Hierbei werden entsprechend der Suchanfrage passende Freelancer-Profile vorgeschlagen und versendet. 

Über viele Online-Portale besteht zudem die Möglichkeit, einen persönlichen und IT-kompetenten Ansprechpartner zu kontaktieren, der entweder bei der Projektausschreibung hilfreich zur Seite steht oder bei der Auswahl des/der richtigen Experten hilft. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, das Vertrags- und Rechnungsmanagement auszulagern und so den eigenen Aufwand zu minimieren.

Von der Projektausschreibung bis zum Projekterfolg

Rahmenbedingungen klar kommunizieren

Dazu gehört nicht nur die Firmenkultur und -historie. Auch die Positionierung am Markt, USPs, Entwicklungsziele und Werte geben dem Freelancer einen wichtigen Einblick in die Firmenkultur. Machen Sie sie mit den Gepflogenheiten und den für Ihr Unternehmen typischen Abläufen vertraut.
Das Briefing

Vor dem Projektstart selbst steht ein detailliertes und vor allem strukturiertes Briefing. Daraus müssen Ziele, Zeitplanung, Aufgaben und Verantwortlichkeiten hervorgehen. Stellen Sie die einzelnen Meilensteine des Projekts vor und klären Sie die Verantwortlichkeiten. Auch technische Rahmendaten sowie eventuell benötigte Zugänge, etwa zur Website, ins Firmennetzwerk oder Projektmanagementsystem gehören zu einem guten Briefing.
Ins Projekt integrieren

Zum Briefing gehört auch, dass die externen Mitarbeiter mit den Abläufen und Routinen vertraut gemacht werden, die für das Projekt erforderlich sind: von der Datei- und Dokumentenablage bis zu Ansprechpartnern und internen Hierarchien. Auftraggeber sollten sich darüber im Klaren sein, dass der Freelancer unter Umständen manchen Inhouse-Kollegen gegenüber weisungsbefugt sein und seinerseits bestimmte Leistungen des Teams einfordern können muss.

 

Solche Rechte und Zuständigkeiten in Mixed Teams sollten Sie von Anfang an unmissverständlich klären – und zwar auf beiden Seiten: Auch die festangestellten Mitarbeiter müssen wissen, was der externe Experte von ihnen erwarten darf. So gesehen betrifft ein Briefing stets auch das gesamte Team. Am besten nutzt man das erste (virtuelle) Zusammentreffen dazu, die Gruppenmitglieder einander mit ihren Kompetenzen und Aufgabengebieten vorzustellen.

 

Das Projekt auf Kurs halten

Selbst Projekte, die am Anfang einfach und unkompliziert aussehen, können aus dem Ruder laufen. In der Regel steigt das Risiko von Problemen mit der Komplexität des Vorhabens. Achten Sie vor allem darauf, dass die vereinbarten Meilensteine erreicht werden. Besonders dann, wenn Sie mit einem hybrid zusammengesetzten Team arbeiten, ist es wichtig, dass die einzelnen Kommunikationsfäden nicht reißen.

 

Wie das nächste Mal leichter läuft

Lassen Sie in der Nachbereitung auch die Arbeit der Freelancer Revue passieren. Überlegen Sie, wo deren Stärken und Schwächen lagen und wo Sie die Freiberufler beim nächsten Projekt einsetzen möchten. Kommunizieren Sie Erfolge, gerade dann, wenn Sie mit dem einen oder anderen bei einem Folgeprojekt wieder zusammenarbeiten möchten. Und achten Sie darauf, dass sich das Team nicht planlos zerstreut. Sonst fehlt Ihnen die Möglichkeit, lose Enden zusammenzufügen und aus den Erfahrungen zu lernen.

 

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über den Autor

Katarina Grabow - Online Marketing Manager GULP

Katarina Grabow ist Online Marketing Manager für GULP und leidenschaftlicher Marketeer mit Passion für guten Content. Mit ihrer umfangreichen Erfahrung als Marketing-Allrounder ist sie seit 2019 maßgeblich für die Weiterentwicklung von GULP Direkt verantwortlich.

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