Wenn es ums Recruiting geht, ist die große Mehrheit der interessanten Kandidaten derzeit nicht auf der Suche nach einer neuen Stelle. Bis zu 70 % der weltweiten Belegschaft besteht aus passiven Kandidat:innen.

Was sind passive Kandidat:innen?

Passive Kandidat:innen sind nicht unbedingt auf der Suche nach neuen Stellenangeboten und versuchen, gefunden zu werden. Dennoch sind sie nicht völlig abgeneigt, für die richtige Stelle die Rolle zu wechseln. In den meisten Fällen sind passive Kandidat:innen bereits angestellt und relativ zufrieden mit ihrer derzeitigen Stelle. Dennoch könnten sie bereit sein, mit den richtigen Argumenten mehr über andere Joboptionen zu erfahren, insbesondere wenn diese zu einem beruflichen Aufstieg führen.

Wenn Sie sich nur auf aktive Jobsuchende verlassen, schrumpft Ihr Talentpool auf nur 30 %. Diese 30 % können irreführend sein, wenn Sie sie für bare Münze nehmen. Das sind nicht 30 %, die an Ihrer Stelle interessiert sind. Es bedeutet, dass 30 % aktiv nach neuen Beschäftigungsmöglichkeiten suchen. Da es in Österreich derzeit fast 124.000 offene Stellen gibt (Stand: Juni 2022), ist es kein Wunder, dass Sie heutzutage nicht mehr so viele Bewerbungen erhalten. Es gibt im derzeitigen Arbeitsmarkt schlichtweg mehr offene Stellen als Jobsuchende.

Sie müssen zwar weiterhin aktive Kandidat:innen prüfen, aber der Schlüssel, um die besten Talente zu finden, liegt in Maßnahmen, die sich auf passive Kandidat:innen konzentrieren.

70 % der weltweiten Belegschaft besteht aus passiven Kandidaten
70 % der weltweiten Belegschaft besteht aus passiven Kandidaten

Der Unterschied zwischen aktiven und passiven Kandidat:innen

Es gibt einen entscheidenden Unterschied zwischen aktiven und passiven Kandidat:innen, und der geht über die Frage hinaus, ob sie auf dem Arbeitsmarkt sind. Aktive Kandidat:innen kommen zu Ihnen und bewerben sich auf eine Stelle. Sie lesen vielleicht Ihre Stellenanzeige und entscheiden, dass sie die Stelle annehmen möchten. Wenn sie für Ihre Stelle geeignet sind, haben Sie eine größere Chance, die Kandidat:innen einzustellen.

Passive Kandidat:innen sind nicht aktiv auf der Suche nach Arbeit. Sie müssen hinausgehen und sie finden. Wenn Sie das tun, müssen Sie sie möglicherweise davon überzeugen, dass Ihr Unternehmen eine bessere Chance hat.

Aktives und passives Recruiting erfordern auch unterschiedliche Strategien. Wenn Sie auf der Suche nach aktiven Jobsuchenden sind, verbreiten Sie Ihre Botschaft weit und breit. Sie erhalten Bewerbungen, und es liegt dann an Ihnen, die Lebensläufe zu sichten, um diejenigen zu finden, die Ihren Anforderungen entsprechen. Beim Sourcing passiver Kandidat:innen ist es genau umgekehrt. Sie definieren Ihren Bedarf und gehen dann auf die Suche nach passenden Kandidat:innen.

Das Sourcing passiver Kandidat:innen kann eine Herausforderung sein. Es braucht viel Recherche, Cold Calls und E-Mails. Rechnen Sie damit, dass Sie abgewiesen und ignoriert werden. Aus diesem Grund ziehen es viele Unternehmen vor, mit einem HR-Dienstleister wie Randstad zusammenzuarbeiten.

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Anwerbung aktiver und passiver Kandidat:innen

Aktive Kanndidat:innen sind derzeit auf dem Markt und suchen nach einer neuen Stelle. Für diese Jobsuchenden müssen Sie sicherstellen, dass sie wissen, dass Sie offene Stellen haben und dass die Kandidat:innen Sie als Qualitätsarbeitgeber sehen. Wenn Sie Ihr Recruiting auf passive Kandidat:innen ausrichten, müssen Sie die Dinge anders angehen.

Wenn Sie Ihre Recruiting-Strategie verbessern und sowohl aktive als auch passive Jobsuchende finden möchten, sollten Sie Folgendes beachten.

  • Mögliche Hindernisse reduzieren

Aktive Kandidat:innen wollen mit Ihnen in Kontakt treten, während Sie bei passiven Kandidat:innen versuchen, mit ihnen in Kontakt zu treten. Passive Kandidat:innen sind möglicherweise weniger bereit, mehrere Runden von Vorstellungsgesprächen, Testaufgaben und frustrierende Online-Bewerbungen zu durchlaufen. Unabhängig davon, ob ein:e Jobsuchende:r aktiv oder passiv ist, werden alle Kandidat:innen ein rationalisiertes Bewerbungsverfahren zu schätzen wissen. 

Sind Sie damit vertraut, einen Lebenslauf einzureichen oder eine Online-Bewerbung für Ihr Unternehmen auszufüllen? Wenn nicht, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit und probieren Sie es aus. Viele Unternehmensplattformen vergeuden die Zeit der Kandidaten mit unnötigen Schritten, Formularfeldern und komplizierten Prozessen. Bewerber:innen müssen oft ihren Lebenslauf hochladen, sind dann aber gezwungen, alle Informationen erneut einzugeben. Aktive Jobsuchende sind vielleicht bereit, sich durch lange oder komplexe Bewerbungen zu arbeiten, aber passive Arbeitssuchende werden wahrscheinlich einfach weiterziehen.

Da bereits 60 % der Bewerber:innen ihre Bewerbungen nicht ausfüllen, sollten Sie den Kandidat:innen keine Steine in den Weg legen.

Ziehen Sie in Erwägung, einen speziellen Arbeitsablauf für passive Kandidat:innen einzurichten, der Ihren normalen Einstellungsprozess umgeht. Anstatt eine:n Bewerber:in zu bitten, eine Online-Bewerbung auszufüllen und ein erstes Screening durchzuführen, bieten Sie ihm beispielsweise die Möglichkeit, sofort mit Mitarbeiter:innen zu sprechen, die für die Einstellung zuständig sind..

Bevor Sie mit der Kontaktaufnahme beginnen, sollten Sie Ihren Einstellungsprozess von Anfang bis Ende überprüfen und sicherstellen, dass Sie Reibungsverluste so weit wie möglich reduzieren.

  • Geschwindigkeit der Einstellung verbessern

Wenn es Ihnen wie den meisten Unternehmen geht, brauchen Sie bereits zu lange, um offene Stellen zu besetzen. Das ist eine der größten Beschwerden von Jobsuchenden.

Sobald Sie bei Ihrer Suche eine:n hochwertige:n Kandidat:in gefunden haben, müssen Sie schnell handeln, sonst riskieren Sie, gute Kandidat:innen zu verlieren. Wenn Sie passive Kandidat:innen suchen, haben Sie mehr zu verlieren als diese. Die besten Kandidat:innen sind sehr gefragt und erhalten möglicherweise Anrufe von anderen Personalvermittler:innen. Vielleicht sind sie in ihrer derzeitigen Position zufrieden. Auch gefragte aktive Kandidat:innen werden weiterziehen, wenn Sie sich zu viel Zeit lassen.

Je länger Sie warten, desto mehr kann es Sie auch kosten. Sobald ein: Kandidat:in das Interesse anderer Arbeitgeber:innen geweckt hat, müssen Sie möglicherweise ein höheres Gehalt aushandeln oder mehr Anreize bieten, damit der oder die Kandidat:in Ihr Angebot annimmt. Wenn Sie den Prozess zu lange hinauszögern, sendet dies eine negative Botschaft über Ihre Unternehmenskultur aus - insbesondere in einer Zeit, in der Arbeitnehmer:innen mehr Flexibilität wünschen und Unternehmen agiler sein müssen.

  • Bieten Sie Anreize

Die Talente von heute suchen mehr als nur einen Job und ein gutes Gehalt. Neben einer verlockenden Kultur suchen sie nach zusätzlichen Anreizen.

Wonach suchen sie? Laut Randstad Employer Brand Research ist das, was Arbeitnehmer:innen am meisten schätzen, folgendes:

  • 62 %: Attraktive Gehälter und Zusatzleistungen
  • 58 %: Vereinbarkeit von Beruf und Familie
  • 56 %: Arbeitsplatzsicherheit
  • 55 %: Angenehmes Arbeitsumfeld
  • 49 %: Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung

Das ist nicht überraschend. Da wir alle die Pandemie überstanden haben, sind Gesundheit, Familie, Zeit und Sicherheit zu noch wertvolleren Gütern geworden.

Überprüfen Sie Ihre Zusatzleistungen, um zu sehen, ob sie mit dem übereinstimmen, was Bewerber:innen suchen. Manche sind zwar mit hohen Kosten verbunden, aber viele der Dinge, die sich Bewerber:innen wünschen, beziehen sich eher auf das Umfeld in Ihrem Unternehmen, wie z.B. flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit der Remote-Arbeit.

Was würde es Sie kosten, einen Job, den Sie lieben, aufzugeben und woanders zu arbeiten? Jobsuchende erwarten von Ihnen eine Antwort auf diese Frage. In einem Verkäufermarkt ist es wichtig, dass Sie die Antworten parat haben, bevor Sie mit der Rekrutierung beginnen.

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  • Arbeitsmöglichkeiten im Homeoffice anbieten

Auch wenn Sie dies in der Vergangenheit nicht getan haben, können Sie Ihren Pool an Bewerbern durch das Anbieten von Arbeitsmöglichkeiten von zu Hause aus vergrössern. Das öffnet nicht nur geografische Grenzen, sondern bietet auch die Flexibilität, die viele Arbeitnehmer:innen anstreben.

Während der Pandemie konnten viele Arbeitnehmer:innen, die dies zuvor noch nie getan hatten, die Erfahrung machen, von zu Hause aus zu arbeiten. Vielen von ihnen hat es sehr gefallen. Wenn Sie Remote-Arbeit anbieten können, kann das ein großer Vorteil sein. Wenn Sie es nicht können, kann es ein erhebliches Hindernis sein. Eine Umfrage unter 100 Führungskräften großer Unternehmen weltweit ergab, dass 90 % der Befragten ein hybrides Arbeitsmodell bevorzugen, das es den Mitarbeiter:innenn ermöglicht, zumindest zeitweise aus der Ferne zu arbeiten.

In einer anderen Studie wurde berichtet, dass mehr als ein Drittel der Arbeitnehmer:innen weltweit, die aus der Ferne arbeiten dürfen, sagen, dass sie kündigen würden, wenn sie gezwungen wären, in Vollzeit ins Büro zurückzukehren. Das schafft eine beispiellose Gelegenheit für Sie, passive Jobsuchende anzuziehen, wenn Sie Arbeit im Homeoffice anbieten können.

  • Einen Blick ins Unternehmen werfen

Möglicherweise haben Sie bereits die/den beste:n Kandidat:in in Ihrem Unternehmen, aber sie/er fällt auch in die Kategorie der passiven Jobsuchenden. Sie versuchen möglicherweise nicht, sich aktiv für eine neue Position zu bewerben. Jedoch könnten sie die Fähigkeiten haben, die Sie benötigen.

Es hat einen großen Vorteil, unternehmensintern einzustellen. Sie vermitteln den Mitarbeiter:innen die Botschaft, dass es Wachstumsmöglichkeiten gibt, und tragen zur Mitarbeiter:innenbindung bei.

Mehr als 40 % der Mitarbeiter:innen, die innerhalb des Unternehmens befördert werden, bleiben länger im Unternehmen.

Society of Human Resource Management

Viele Unternehmen gehen heute dazu über, formale Wege in die Beschäftigungspraktiken einzubauen und einen Karriereplan zu erstellen, der den Mitarbeiter:innen hilft, die Fähigkeiten und Erfahrungen zu erwerben, die sie benötigen, um innerhalb Ihres Unternehmens die nächste Stufe zu erreichen.

  • Empfehlungen anfordern

Eine Ihrer besten Strategien könnte darin bestehen, um Empfehlungen zu bitten. Wenn Mitarbeiter:innen ihre Kolleg:innen empfehlen, hat das mehrere Vorteile. Erstens wissen die Mitarbeiter:innen, was die Stelle erfordert. Wenn sie Ihnen sagen, dass jemand die Aufgabe erfüllen kann und in die Unternehmenskultur passt, ist das eine starke Bestätigung. Zweitens: Wenn die Person am Ende eingestellt wird, kann es helfen, die Person, die die Referenz gegeben hat, zu halten. Es sendet eine starke Botschaft, dass Sie ihre Meinung schätzen.

Empfehlungen kommen nicht nur von Ihren Mitarbeiter:innen. Fragen Sie Kolleg:innen und Kund:innen, wen sie empfehlen könnten. Bieten Sie einen Anreiz für eine gute Empfehlung, die zu einer Einstellung führt. 

  • Die Arbeitgebermarke verbessern

Wenn Sie sich im Rahmen Ihres Recruiting-Programms an eine:n passive:n Kandidat:in wenden, wird sie/er Sie online überprüfen. Was werden sie finden? Entspricht es ihrer Vorstellung von einem oder einer großartigen Arbeitgeber:in?

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Arbeitgeber:innenmarke bewerten und sich genau ansehen, wie Sie als Arbeitgeber:in wahrgenommen werden. Ein guter Anfang ist es, Ihre Website aus der Sicht eines Jobsuchenden zu betrachten. Geht es in Ihrem Stellenmarkt nur um Sie und Ihr Angebot oder erfahren potenzielle Jobsuchende, was Sie für sie tun werden?

Die heutigen Bewerber:innen wissen, wie wichtig eine starke Unternehmenskultur ist, die über den Gehaltsscheck hinausgeht. Sie wollen für Unternehmen arbeiten, die ihre Mitarbeiter:innen wirklich wertschätzen und sie sowohl in ihrem Berufs- als auch in ihrem Privatleben unterstützen. Können Sie zeigen, wie Sie das tun?

Abhängig von Ihrer Branche und dem Wert, den Jobsuchende schätzen, sollten Sie Folgendes hervorheben:

  • Testimonials von Mitarbeiter:innen
  • Gemeinschaftsprojekte und Outreach-Programme
  • Gemeinnütziges Engagement
  • Innovative Lösungen
  • Möglichkeiten der beruflichen Weiterentwicklung

Blogbeiträge und soziale Medien eignen sich hervorragend, um diese Art von Inhalten in den Vordergrund zu stellen. Erwägen Sie den Aufbau einer Inhaltsbibliothek, die über verschiedene Eigenschaften spricht, die potenzielle Mitarbeiter:innen attraktiv finden könnten. Wenn Sie mit Bewerber:innen sprechen und diese sagen, dass ihnen etwas wichtig ist, kann es beeindruckend sein, wenn Sie ihnen sagen können, dass es auch für Sie wichtig ist, und ihnen einen Link zu einem Blog oder einem Beitrag in sozialen Netzwerken schicken, der dies belegt.

Wenn jemand zum Beispiel sagt, dass er/sie sich in seinem Job weiterentwickeln möchte, könnte ein Videoclip von einem oder einer Ihrer Teammitglieder, in dem gezeigt wird, wie er oder sie befördert wurde, beim Recruiting helfen. Wenn jemand für ein Unternehmen arbeiten möchte, das in die lokale Gemeinschaft investiert, und Sie ihm einen Link zu sozialen Medien schicken können, der zeigt, wie Ihre Mitarbeiter:innen bezahlte Freistellungen erhalten, um bei lokalen Wohltätigkeitsorganisationen zu arbeiten, könnte das einen Nerv treffen.

Wenn Sie einem oder einer Kandidat:in etwas sagen und dann sofort zeigen können, dass Sie das tun, was Sie sagen, sendet das eine starke Botschaft.

Der Aufbau eines starken Markenimages erfordert Zeit und Engagement und sollte sich nicht nur auf Ihre Unternehmenswebsite beschränken. Nutzen Sie soziale Medien und andere Kanäle, um über Ihren Auftrag und die aktive Beteiligung Ihrer Mitarbeiter:innen zu sprechen.

  • Seien Sie proaktiv 

ADie Beschaffung, Gewinnung und Einstellung von aktiven und passiven Kandidat:innen ist eine Herausforderung. Aber im heutigen wettbewerbsintensiven Beschäftigungsumfeld ist es eine Notwendigkeit. Sie können es sich nicht leisten, darauf zu warten, dass qualifizierte Jobsuchende Sie finden. Wenn Sie bei der Suche nach passiven Bewerber:innen nicht gewissenhaft vorgehen, entgehen Ihnen möglicherweise die Besten und Klügsten.

Leitfaden: Was sind die besten Strategien für die Talentbeschaffung

Um mehr über die verschiedenen Strategien zu erfahren, die Ihnen helfen können, aktive und passive Kandidat:innen zu gewinnen und einzustellen, laden Sie unseren Kurzleitfaden über die besten Sourcing-Strategien für die Gewinnung von Top-Talenten herunter.

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Über den Autor
Melanie Kößlinger
Melanie Kößlinger

mag. melanie kößlinger

Niederlassungsleiterin

Melanie Kößlinger ist als Linzer Niederlassungsleiterin für Randstads Geschäft in Oberösterreich hauptverantwortlich. Die studierte Wirtschaftspädagogin ist seit 2003 im Unternehmen, lebt für die Personaldienstleistung & Personalberatung und besitzt daher einen tiefen Erfahrungsschatz in vielen HR-Themenbereichen.