Teamassistenz mit Französisch,- und Englischkenntnissen m/w/d) ab sofort gesucht (befristet)
Standort: 3270 Scheibbs
In dieser vielseitigen und verantwortungsvollen Funktion unterstützen Sie sowohl den Vice President Commercial EU5 als auch den Office Manager / Administrative Coordinator bei operativen Projekten und administrativen Aufgaben. Sie sind ein zentraler Dreh- und Angelpunkt für die reibungslose Kommunikation, Dokumentation und Umsetzung strategischer Initiativen innerhalb des EU5-Teams.
Ihre Aufgaben
- Meeting- und Reisemanagement: Koordination interner und externer Meetings, Reiserouten, Unterkünfte, Agenden sowie Erstellung und Nachverfolgung von Protokollen.
- Vertrags- & Dokumentenverwaltung: Betreuung von Verträgen (Berater, Dienstleister, Prüfärzte) sowie Pflege von SOPs, Richtlinien und Vorlagen im Qualitätsmanagementsystem via SharePoint.
- Finanzadministration: Unterstützung bei der Rechnungsprüfung, Reisekostenabrechnung und Budgetüberwachung in Abstimmung mit dem Office Manager.
- Präsentations- & Berichtswesen: Formatierung und Erstellung anspruchsvoller Dokumente, Präsentationen und Tabellen mittels MS Office.
- Compliance & Transparenz: Einhaltung regulatorischer Standards (GCP, Pharmakodex), Meldung sicherheitsrelevanter Vorfälle (Pharmakovigilanz/QM) sowie Mitwirkung beim Transparenz- und Spend-Reporting.
- Büroorganisation: Sicherstellung des täglichen Büroablaufs, Schnittstelle zu internen Abteilungen sowie Betreuung virtueller Ablagesysteme.
Ihr Profil
- Ausbildung & Praxis: Kaufmännische Ausbildung (z. B. Sekretariat/Büromanagement) oder ein relevanter Studienabschluss; mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in der Assistenz, idealerweise in der Pharma-, Healthcare- oder einer regulierten Industrie.
- EDV-Kenntnisse: Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel, Outlook); Erfahrung mit SAP oder vergleichbaren Systemen sowie SharePoint von Vorteil.
- Sprachen: Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Weitere Sprachen (Französisch, Italienisch oder Spanisch) sind ein Plus.
- Arbeitsweise: Eigeninitiative, ausgeprägte Problemlösungskompetenz, hohes Maß an Diskretion und Integrität im Umgang mit vertraulichen Daten.
- Soft Skills: Teamgeist, Belastbarkeit in dynamischen Matrixorganisationen und diplomatisches Geschick im Umgang mit Führungskräften und Stakeholdern
Wir bieten
- Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalen und dynamischen Pharmaumfeld.
- Ein kollegiales Team, das Wert auf Authentizität, Professionalität und gemeinsame Erfolge legt.
- Raum für Eigenverantwortung und Weiterentwicklung.
Für diese Position ist ein Bruttogehalt von 3.000 € vorgesehen, mit der Bereitschaft zur Überzahlung bei entsprechender Qualifikation und Berufserfahrung.
Interessiert?
Ich freue mich auf Ihre aussagekräftige Bewerbung inklusive Lebenslauf unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins.
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