Was ist eine Bürohilfe?

Als Bürohilfe, Bürohilfskraft oder Bürogehilfe werden Personen bezeichnet, die ohne besondere kaufmännische Ausbildung einfache Aufgaben im Büro von Unternehmen unterschiedlicher Größen übernehmen. In der Regel erfolgt ein Anlernen am Arbeitsplatz, wonach die Bürohilfe ihr zugewiesene Aufgaben selbstständig ausführen kann.

Am Empfang begrüßt sie die Kunden und Besucher des Unternehmens und bringt sie gegebenenfalls zum gewünschten Gesprächspartner. Auch Telefonanrufe werden entgegengenommen und weitervermittelt. Darüber hinaus dient der Empfang oft als Poststelle, sodass ein Bürohelfer auch dafür sorgt, dass eintreffende Briefe und Pakete an die jeweiligen Empfänger verteilt werden. 

Neben der Empfangs- und Posttätigkeit gehört es zu den Aufgaben einer Bürohilfe, die Ablage und Dokumentenverwaltung zu übernehmen. Hier werden wichtige Unterlagen systematisch abgeheftet, digitalisiert oder kopiert, damit jeder Mitarbeiter sofort alle benötigten Informationen finden kann. Letztlich gehören auch allgemeine administrative Aufgaben zum Berufsbild eines Bürogehilfen. Hier werden Serienbriefe erstellt, Rechnungen vorerfasst, Lieferscheine kontrolliert und Datenbanken gepflegt. 

Manchmal ist es erforderlich, dass eine Bürohilfe sich neben den gängigen MS-Office-Anwendungen in firmenspezifische Software, beispielsweise SAP, einarbeitet. Die konkreten Aufgaben hängen hier von der Ausrichtung der Firma ab, werden regelmäßig jedoch durch ein Anlernen am Arbeitsplatz vermittelt. Bürohilfen, die über sehr viel Erfahrung in ihrem Beruf verfügen, werden teilweise für auch Tätigkeiten eingesetzt, die sonst gelernte Bürokaufleute übernehmen.

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Arbeiten als Bürohilfe

Aufgaben und Tätigkeiten von Bürohilfen

Unternehmen aller Größen und Branchen sind auf fleißige Bürogehilfen angewiesen, die anfallende Routinearbeiten übernehmen, durch ihre tatkräftige Mitarbeit den Firmenalltag reibungslos gestalten und so dafür sorgen, dass das gesamte Team entlastet und unterstützt wird. Die konkreten Aufgaben können sich hierbei von Firma zu Firma unterscheiden und hängen sowohl von der Branche, etwaigen vermarkteten Produkten und Dienstleistungen sowie der Firmengröße selbst ab. Dennoch gibt es viele Überschneidungen, sodass das Berufsbild der Bürohilfe immer ein paar grundlegende Aufgaben umfasst. 

Häufig werden Bürogehilfen am Empfang eingesetzt, wo sie Kunden oder andere Besucher begrüßen und ihnen dabei behilflich sind, ihren Ansprechpartner zu finden oder dringende Anliegen zu klären. Ebenfalls nehmen Bürohilfen hier Telefonate und Faxe entgegen und bearbeiten den Posteingang. Hierbei kümmern sie sich sowohl um E-Mails, die an das Unternehmenspostfach gesendet und gegebenenfalls an einen bestimmten Adressaten weitergeleitet werden müssen, als auch um Briefe und Pakete, die dann ins interne Postsystem gegeben oder direkt an die Empfänger verteilt werden. 

Bürohilfen bereiten auch Meetings vor und nach und sorgen beispielsweise dafür, dass Besprechungsräume in einwandfreiem Zustand und Getränke oder Snacks vorhanden sind. 

Ebenfalls wird Teamarbeit großgeschrieben, denn Bürohilfen entlasten mit ihren Tätigkeiten vor allem Kolleginnen und Kollegen im eigenen Unternehmen. So kümmern sie sich um die Ablage und Dokumentenverwaltung. Da jede Firma über ein unterschiedliches Ablagesystem verfügt, arbeiten sich Bürohilfen in dieses genau ein und können dann meist schneller als jeder andere Angestellte die benötigten Dokumente finden und steuern. Sie beachten hierbei Lager- und Aufbewahrungsfristen, beispielsweise für kaufmännische Unterlagen wie Rechnungen. 

Bürohilfen übernehmen oftmals auch zeitaufwendige Scann- oder Kopierarbeiten und unterstützen in der Regel bei Schreibtätigkeiten. So fertigen sie Serienbriefe an und kümmern sich um die Vorerfassung von Rechnungen oder erstellen Listen. Darüber hinaus kontrollieren sie Lieferscheine und pflegen die Datenbanken des Unternehmens, sodass beispielsweise erforderliche Kontaktinformationen und Kommunikationsdaten stets auf dem neuesten Stand sind und Erreichbarkeiten gewährleistet werden. 

Auch wenn keine spezifische Berufsausbildung erforderlich ist, so sind doch oftmals zumindest Kenntnisse in den gängigen Office-Programmen in Stellenanzeigen für Bürohilfen vorausgesetzt. Darüber hinaus sind gerade in internationalen Unternehmen Englisch- sowie weitere Fremdsprachenkenntnisse sehr gern gesehen.

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Arten von Bürohilfen

Bei einer Bürohilfe handelt es sich um eine ungelernte Tätigkeit, für die keine kaufmännische Ausbildung erforderlich ist. Erfahrungen im Büro sowie gute Computerkenntnisse werden gern gesehen, die tatsächlichen Anforderungen richten sich jedoch nach dem konkreten Arbeitsplatz, an dem in der Regel eine gründliche Einarbeitung erfolgt. Daher sind Bürohilfen zunächst nicht nach Art oder Typ zu unterscheiden. Vielmehr bringen sie grundlegende Fähigkeiten und Kenntnisse mit, mit denen sie im Büro eingesetzt werden können und erlernen dann am Arbeitsplatz die notwendigen Details. So schärft sich im Laufe ihres Berufslebens ihr Profil, was sie gegebenenfalls für Firmen der gleichen Branche attraktiv macht. Welche konkreten Anforderungen an Bürohilfen gestellt werden und welche Aufgaben zu erwarten sind, ist regelmäßig dem Anforderungs- und Aufgabenprofil der Stellenbeschreibung zu entnehmen. Wird eine Tätigkeit ausgeschrieben, für die keine besondere Qualifikation erforderlich ist, ist häufig von einer Bürohilfskraft, einem Bürohelfer, einem Bürogehilfen oder einer Hilfskraft im Büro die Rede. Der Begriff Büroangestellter hingegen bezieht sich zunächst zwar auch auf Personen, die im Büro arbeiten. Hiermit sind jedoch häufig Mitarbeiter gemeint, die über zusätzliche Qualifikationen oder eine Berufsausbildung verfügen. Aufschluss gibt auch hier nur der konkrete Blick in die Stellenangebote.

A woman with a notepad
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Gehalt einer Bürohilfe

Das Monatsgehalt einer Bürohilfe liegt in Österreich bei 1.310 € bis 1.740 € brutto, wenn eine 40-Stunden-Woche zugrunde gelegt wird. Da es sich bei der Bürohilfe um einen Hilfs- bzw. Anlernberuf handelt, fällt wachsende Berufserfahrung bei möglichen Gehaltssteigerungen wenig ins Gewicht. Auch die Größe des Unternehmens ist kein Garant für ein höheres Gehalt.

Jobs als Bürohilfe werden darüber hinaus häufig an Studenten oder Ferialpraktikanten vergeben. Somit hängt es stark von der individuellen Firma und dem eigenen Arbeitsvertrag ab, welche Arbeitszeit geleistet wird und zu welchen Konditionen dies geschieht.

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Qualifikationen und Fähigkeiten

Diese Ausbildung benötigen Bürohilfen

Für die Arbeit als Bürohilfe gibt es in Österreich keine gesetzlich vorgeschriebene Ausbildung. Es handelt sich hierbei um einen Hilfsberuf. Oftmals wird die Tätigkeit als Bürohilfe als Nebenjob angeboten. Die Einarbeitung erfolgt am Arbeitsplatz. Im Zuge dessen werden alle erforderlichen Kenntnisse und Fertigkeiten vermittelt. Ein Schulabschluss ist ebenfalls nicht zwingend notwendig, solide PC- und Deutschkenntnisse werden jedoch in der Regel erwartet.

A man and a woman talking
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Vorteile für Bürohilfen bei Randstad

Bei Randstad liegt uns deine berufliche Zufriedenheit sehr am Herzen. Wir unterstützen dich dabei, einen Job mit perfekten Arbeitsbedingungen zu finden, in dem du dein Potenzial voll entfalten und dich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren kannst.

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Fragen und Antworten

Hier findest du die Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zum Beruf der Bürohilfe.

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