4 häufige Ursachen für Fehlzeiten und wie Sie sie bekämpfen können

Geschäftserfolg hängt immer von Menschen ab – unabhängig von der Branche, in der Sie tätig sind, und unabhängig von der Größe und Art Ihres Unternehmens.

Sie brauchen starke, zuverlässige Arbeitskräfte, wenn Sie Ihren Kunden etwas bieten, Ihrem Mitbewerb einen Schritt voraus sein und mit den neuesten Trends, Herausforderungen und Chancen in Ihrem Sektor Schritt halten wollen.

Aus diesem Grund sollte das Management von Fehlzeiten am Arbeitsplatz für Arbeitgeber immer eine Priorität sein. Ungeplante Fehlzeiten von Arbeitnehmer:innen (d. h. ohne Jahresurlaub und Feiertage) sind ein unvermeidbarer Aspekt der Unternehmensführung, aber Sie müssen wissen, wann Fehlzeiten übermäßig werden und Ihre Produktivität gefährden könnten.

Nach Untersuchungen des Integrated Benefits Institute müssen die Arbeitgeber allein in den USA aufgrund von Fehlzeiten jährliche Produktivitätsverluste in Höhe von 530 Milliarden Dollar (432 Milliarden Euro) hinnehmen. Im Vereinigten Königreich wird geschätzt, dass die wirtschaftlichen Gesamtkosten der Fehlzeiten von Arbeitnehmer:innen bis 2030 26 Milliarden Pfund (28,7 Milliarden Euro) erreichen werden.

Eine Möglichkeit, Ihr Verständnis für dieses Thema und die Auswirkungen auf Ihr Unternehmen zu verbessern, besteht darin, sich mit den Hauptursachen für Fehlzeiten am Arbeitsplatz zu befassen. Dies kann Ihnen dabei helfen, einen gezielten, wirksamen Plan für das Management zu entwickeln.

Krankheit und Verletzungen

Körperliche Beschwerden jeglicher Art – meist in Form von Verletzungen oder Krankheiten – machen einen Großteil der Fehlzeiten am Arbeitsplatz aus. Dies kann für Arbeitgeber:innen in den Wintermonaten, wenn Husten, Erkältungen und saisonale Grippeinfektionen häufiger auftreten, ein besonders großes Problem darstellen.

Nach Angaben der Centers for Disease Control and Prevention (CDC) entstehen den US-amerikanischen Arbeitgebern jährlich Kosten in Höhe von 36,4 Milliarden Dollar (27,2 Milliarden Euro) durch verlorene Arbeitstage aufgrund von fünf chronischen Krankheiten oder Risikofaktoren:

• Hoher Blutdruck
• Diabetes
• Rauchen
• Bewegungsmangel
• Fettleibigkeit

Die COVID-19-Pandemie war ein extremes Beispiel dafür, wie sich körperliche Erkrankungen verheerend auf die Belegschaften auswirken können. In der EU erreichte die Zahl der Fehlzeiten im ersten Quartal 2020 (in dem der erste Coronavirus-Fall in Europa bestätigt wurde) 22,3 Millionen – gegenüber 18,5 Millionen im vorangegangenen Quartal. Im zweiten Quartal 2020 verdoppelte sich die Zahl fast auf 40,9 Millionen – eine Fehlzeitenquote, die die Arbeitgeber:innen vor große personalpolitische Herausforderungen stellt.

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter:innen aktiv dabei unterstützen, körperlich fit und gesund zu bleiben, wird dies Ihrem Unternehmen ebenso zugutekommen wie dem einzelnen Mitarbeiter. Ziehen Sie Strategien in Betracht, wie z. B.:

• Einführung von Anreizen oder Gamification-Programmen, die Mitarbeiter:innen dazu ermutigen, zu Fuß oder mit dem Fahrrad zur Arbeit zu kommen
• Sicherstellen, dass Personen, die überwiegend sitzende Tätigkeiten ausüben, regelmäßig Pausen einlegen, um aufzustehen und umherzugehen
• Förderung von Gesundheitstagen und Veranstaltungen wie dem Weltnichtrauchertag
• Kostenlose Bereitstellung von gesunden Snacks

Psychische Erkrankung

Vorbei sind die Zeiten, in denen körperliche Erkrankungen als einziger legitimer Grund für eine ungeplante Freistellung von der Arbeit angesehen wurden. In den letzten Jahren hat sich die Erkenntnis durchgesetzt, dass ein gutes psychisches Wohlbefinden ebenso wichtig ist wie die körperliche Gesundheit, damit die Menschen nicht nur zur Arbeit erscheinen, sondern ihre Arbeit auch gut machen können.

Die CDC bezeichnet psychische Störungen als „eines der am stärksten belastenden Gesundheitsprobleme in den Vereinigten Staaten”, wobei fast jeder fünfte Erwachsene im Jahr 2016 eine psychische Erkrankung angab.

Nach Angaben der britischen Mental Health Foundation leiden fast 15 % der Menschen – also fast ein Sechstel der Arbeitnehmer:innen – unter psychischen Problemen am Arbeitsplatz. Diese Untersuchung hat auch gezeigt, dass Unternehmen im Vereinigten Königreich durch eine bessere Unterstützung der psychischen Gesundheit ihrer Mitarbeiter:innen bis zu 8 Mrd. GBP (8,7 Mrd. EUR) pro Jahr einsparen könnten.

Was können Sie als Arbeitgeber:in also tun, um die Bedeutung dieses Themas anzuerkennen und Ihren Mitarbeiter:innen zu helfen, psychisch gesund zu bleiben?

Der erste Schritt besteht darin, offene und ehrliche Gespräche über das Thema zu führen, um die Stigmatisierung zu verringern und die Arbeitnehmer:innen zu ermutigen, sich an ihre Kolleg:innen oder Vorgesetzten zu wenden, wenn sie Hilfe benötigen. Sie können Ihren Mitarbeiter:innen wertvolle Hilfe und Unterstützung bieten, indem Sie ihnen Zugang zu Ressourcen wie Workshops, Seminaren und Online-Materialien zum Thema psychische Gesundheit geben.

Wenn man die Menschen ermutigt, ihre körperliche Gesundheit aufrechtzuerhalten, indem sie sich regelmäßig bewegen und gesund ernähren, trägt dies auch zu ihrem psychischen Wohlbefinden bei.

Jede Investition, die Sie in Ressourcen für die psychische Gesundheit Ihrer Mitarbeiter:innen tätigen, wird sich dank der geringeren Fehlzeiten wahrscheinlich auszahlen. Darüber hinaus wird auch der Präsentismus – wenn die Arbeitsproduktivität sinkt, weil die Mitarbeiter:innen trotz Unwohlseins zur Arbeit erscheinen – seltener werden.

Mobbing und Belästigung

Wenn Mobbing und Belästigung zu einem Problem an Ihrem Arbeitsplatz werden, ist es wahrscheinlich, dass Sie auch überdurchschnittlich hohe Fehlzeiten verzeichnen, da die Betroffenen aufgrund des daraus resultierenden Stresses und der Angst eher eine Auszeit nehmen.

Leider ist dies ein sehr häufiges Problem. Eine 2019 veröffentlichte Umfrage von Monster.com ergab, dass fast 94 % der Befragten Mobbing am Arbeitsplatz erlebt haben, verglichen mit 75 %, die in einer Studie aus dem Jahr 2008 dasselbe sagten. Am überraschendsten ist vielleicht, dass mehr als die Hälfte (51 %) der Befragten in der Monster-Umfrage angaben, von einer Führungskraft gemobbt worden zu sein.

Dies ist eindeutig ein Problem, das eine sorgfältig überlegte, aber entschlossene Reaktion der Personalabteilung erfordert. Hier sind einige Maßnahmen, über deren Einführung Sie nachdenken könnten:

• Ausarbeitung spezieller Richtlinien, in denen festgelegt wird, welche Verhaltensweisen als Mobbing oder Belästigung gelten und wie damit umgegangen wird
• Festlegung von Kanälen und Methoden, über die Personen Vorfälle oder Bedenken unter Wahrung der Vertraulichkeit melden können
• Ein klares Untersuchungsverfahren, einschließlich Zeitrahmen, das bei jeder Meldung oder Beschwerde befolgt werden muss
• Regelmäßige Überprüfung und Sammlung von Feedback zu Mobbing- und Belästigungsmaßnahmen, um sicherzustellen, dass sie zweckmäßig sind

Arbeitssuche

Ein weiterer häufiger Grund für eine außerplanmäßige Freistellung ist die Teilnahme an einem Vorstellungsgespräch oder an einem Assessment für eine andere Stelle, ohne dass der Jahresurlaub aufgebraucht werden soll. Arbeitnehmer:innen könnten sich auch krankmelden, um sich Zeit für die Suche nach anderen Stellen, die Aktualisierung ihres Lebenslaufs oder das Ausfüllen von Bewerbungen zu nehmen.

Dies ist ein weiterer Fall, in dem Sie über klare Richtlinien verfügen müssen, damit die Arbeitnehmer:innen wissen, was das Unternehmen als akzeptable Gründe für Abwesenheit ansieht.

Manche Arbeitgeber:innen sind bereit, ihren Mitarbeiter:innen die Flexibilität einzuräumen, an Vorstellungsgesprächen während der normalen Arbeitszeiten teilzunehmen. Dies mag zwar Bedenken hinsichtlich einer hohen Fluktuationsrate aufkommen lassen, aber wenn Sie Ihren Mitarbeiter:innen ein gewisses Maß an Freiheit und Kontrolle über ihre Arbeit zugestehen, könnte dies ihre Arbeitszufriedenheit steigern und die Wahrscheinlichkeit verringern, dass sie überhaupt gehen wollen.

Wenn Sie mit hohen Fehlzeiten vom Arbeitsplatz zu kämpfen haben und der Meinung sind, dass die Stellensuche der Mitarbeiter:innen dazu beiträgt, könnte dies ein Zeichen dafür sein, dass Sie Ihre Einstellungsmethoden und die Art und Weise, wie Sie mit Ihren Mitarbeiter:innen umgehen, überdenken müssen.