Mehr Arbeit erledigen: Wie sich Fehlzeiten und Präsentismus auf die Produktivität auswirken

Bis Ende der Woche müssen Sie 100 wichtige Aufträge abschließen. Am Montag und Dienstag erscheint einer Ihrer wichtigsten Produktionsmitarbeiter:in nicht zur Arbeit. Am Mittwoch und Donnerstag erscheint ein/e andere/r Ihrer Mitarbeiter:in nicht engagiert zu sein. Der Freitag kommt, und Sie müssen sich beeilen, um Ihr Projekt zu beenden.

Kommt Ihnen das bekannt vor? Wenn dies häufig vorkommt, haben Sie möglicherweise ein Problem mit Fehlzeiten und Präsentismus. Im Folgenden geben wir Ihnen eine Einführung in die beiden Konzepte und sagen Ihnen dann, wie Sie Fehlzeiten und Präsentismus reduzieren können, um die Produktivität Ihrer Mitarbeiter:innen zu steigern.

Wenn Arbeitnehmer:innen regelmäßig ohne triftigen Grund der Arbeit fernbleiben, handelt es sich um Fehlzeiten. Genehmigte Fehlzeiten – zum Beispiel geplanter Urlaub und familiäre Notfälle – zählen nicht als Fehlzeiten. Fehlzeiten sind leicht zu erkennen, da die Mitarbeiter:innen nicht physisch im Büro anwesend sind.

Warum kommt es zu Fehlzeiten?

Manchmal sind Fehlzeiten das Hauptsymptom einer nicht diagnostizierten chronischen Krankheit. In den meisten Fällen sind Fehlzeiten jedoch die Folge von:

• psychische Erkrankungen: Laut einer aktuellen 12-monatigen Follow-up-Studie des National Institute of Occupational Safety and Health in den USA sind Depressionen eine der Hauptursachen für Fehlzeiten.
• Mobbing: Teammitglieder, die am Arbeitsplatz belästigt werden, meiden möglicherweise das Büro, um den Unannehmlichkeiten zu entgehen.
• Desillusionierung: Die Arbeitnehmer:innen fühlen sich am Arbeitsplatz unengagiert, unzufrieden oder gelangweilt.
• Burnout: Wenn Menschen sich über einen längeren Zeitraum gestresst und erschöpft fühlen, kommt es häufig zu einem Zusammenbruch und Burnout.
• Pflege von Angehörigen: Personen, die sich um ältere Eltern, behinderte Verwandte und Kinder kümmern müssen, müssen manchmal zusätzliche Zeit von der Arbeit freinehmen.

Beispiel Nr. 1: Peter leidet unter Depressionen, aber er erkennt die Symptome nicht. Er ist häufig müde und fühlt sich allgemein demoralisiert, weshalb er sich regelmäßig krank meldet.

Beispiel Nr. 2: Stefanies Kollege Thomas kritisiert oft ihre Leistung bei der Arbeit und macht ihr unerwünschte Avancen, wenn ihr Vorgesetzter nicht vor Ort ist. Da sie sich eingeschüchtert fühlt, bleibt sie dem Büro fern.

Was ist Präsentismus?

Wenn Mitarbeiter zwar anwesend, aber nicht produktiv sind, nennt man das Präsentismus. Anstatt Aufgaben effizient zu erledigen, starren sie ins Leere, chatten, surfen im Internet oder machen längere Pausen abseits ihres Schreibtisches. Präsentismus ist schwieriger zu definieren als Fehlzeiten: Die Mitarbeiter:innen sind zwar physisch anwesend, aber geistig nicht aktiv.

Warum kommt es zu Präsentismus?

Abwesenheit ist ein weit verbreitetes Phänomen am Arbeitsplatz – auch wenn die Mitarbeiter:innen aus der Ferne arbeiten. Da er schwer zu quantifizieren ist, wird er nicht so oft diskutiert wie Fehlzeiten, aber er ist genauso weit verbreitet. Einige der Hauptgründe für Präsentismus sind:

• Mangel an Krankheitstagen: Wenn Mitarbeiter:innen keine Krankheitstage haben oder diese nicht ausreichen, kommen sie vielleicht sogar, wenn sie sehr krank sind.
• Loyalität: Personen, die sich aus dem einen oder anderen Grund nicht in der Lage fühlen, zu arbeiten, nehmen vielleicht trotzdem teil, weil sie einem bzw. einer Vorgesetzten oder dem Unternehmen gegenüber loyal sind.
• Personalmangel: Es kommt vor, dass kranke oder anderweitig arbeitsunfähige Mitarbeiter:innen einspringen, um einen Personalmangel auszugleichen.
• Angst vor dem Verlust des Arbeitsplatzes: Aus Angst vor den Folgen einer Abwesenheit gehen die Menschen zur Arbeit, auch wenn sie nicht in der Lage sind, sich zu konzentrieren.
• Sich unersetzlich zu fühlen: Wenn Beschäftigte die meiste Arbeit oder Verantwortung in ihren Abteilungen übernehmen, haben sie möglicherweise das Gefühl, sich keine Auszeit nehmen zu können – selbst wenn sie es wirklich nötig hätten.

Beispiel Nr. 1: David ist seit einiger Zeit krank, aber er hat keine Krankheitstage mehr und kann es sich nicht leisten, unbezahlten Urlaub zu nehmen. Er geht zur Arbeit, aber seine Leistung ist unterdurchschnittlich.

Beispiel Nr. 2: Romana ist die erfahrenste Anwältin in ihrer Kanzlei. Sie hat die Grippe, aber sie kommt trotzdem zur Arbeit, weil sie sich nicht wohl dabei fühlt, Fälle an ihre Kolleg:innen abzugeben.

Wie wirken sich Fehlzeiten und Präsentismus auf Organisationen aus?

Fehlzeiten und Präsentismus verursachen in jedem Unternehmen Probleme. Wenn Mitarbeiter:innen nicht erscheinen, müssen ihre Kolleg:innen zusätzliche Arbeit leisten. Wenn sie zwar anwesend sind, sich aber nicht konzentrieren können, machen sie Fehler oder lassen Aufgaben unerledigt. In beiden Fällen sinkt die Gesamtproduktivität, und andere müssen schließlich die Arbeit übernehmen.

Im wahrsten Sinne des Wortes führen Fehlzeiten und Präsentismus zu Umsatzeinbußen. Laut einer aktuellen Studie der Centers for Disease Control and Prevention (CDC) kosten Fehlzeiten die Arbeitgeber:innen in den USA jährlich mehr als 225,8 Milliarden Dollar (186 Milliarden Euro). Um diese Zahl zu ermitteln, hat das CDC verschiedene Risikofaktoren analysiert und die mit jedem Faktor verbundenen realen Dollarverluste ermittelt.

In anderen westlichen Ländern sieht es mit den Fehlzeiten nicht viel besser aus. Im Vereinigten Königreich beispielsweise schätzte eine Analyse des Centre of Economic and Business Research aus dem Jahr 2017 die wirtschaftlichen Gesamtkosten unentschuldigter Fehlzeiten auf 18 Milliarden Pfund (14,8 Milliarden Euro). Branchenkennern zufolge könnte diese Zahl bis 2030 auf 26 Mrd. GBP (28,7 Mrd. EUR) steigen.

In den letzten Jahren gab es kaum groß angelegte Untersuchungen über die finanzielle Belastung durch Präsentismus, sodass die heutigen Kosten schwer zu bestimmen sind. Im Jahr 2002 schätzte eine Telefonumfrage, das sogenannte American Productivity Audit, die mit Präsentismus verbundenen jährlichen Kosten auf 150 Milliarden Dollar. In Europa schätzte eine ähnliche Studie aus dem Jahr 2002 die Kosten allein für arbeitsbedingten Stress auf 20 Milliarden Euro pro Jahr und die finanziellen Auswirkungen von arbeitsbedingten Krankheiten auf 185 bis 289 Milliarden Euro pro Jahr.

Angesichts steigender Trends bei Risikofaktoren wie Depressionen, Diabetes und anderen Gesundheitsstörungen in den Industrieländern können wir mit Sicherheit davon ausgehen, dass die finanziellen Auswirkungen von Präsentismus heute größer sind als noch zur Jahrhundertwende.

So reduzieren Sie Fehlzeiten und Präsentismus 

Die direkten und indirekten Kosten, die durch Abwesenheit und Unaufmerksamkeit entstehen, sind beträchtlich – insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen. Wenn Arbeitgeber:innen Fehlzeiten und Präsentismus reduzieren, ernten sie greifbare Vorteile. Dazu gehören:

• Reduzierte Personalkosten
• Erhöhte Arbeitsmoral
• Gesteigerte Produktivität

Wie können Sie also unerlaubte Abwesenheiten verhindern und die Zahl der Fehlzeiten an Ihrem Arbeitsplatz verringern? Die Antwort – und ein neuer Weg zur Produktivität – besteht darin, vorausschauend zu planen, den Mitarbeiter:innen zuzuhören und sie zu unterstützen. Die Lösungen umfassen:

• Ermutigung der Arbeitnehmer:innen, sich zu Hause zu erholen: Wenn sich die Mitarbeiter:innen zu Hause erholen, verursachen sie letztlich weniger Kosten für ihre Arbeitgeber:innen. Sie stecken ihre Kolleg:innen nicht an und produzieren keine ungenaue oder minderwertige Arbeit, die korrigiert werden muss.
• Bezahlte Vorsorgeuntersuchungen für häufige Krankheiten: Unternehmensweite Diabetes-, Krebs- oder Blutdruck-Screening-Programme können dazu beitragen, Gesundheitsprobleme zu erkennen, bevor sie so ernst werden, dass sie die Anwesenheit beeinträchtigen.
• Programme zur beruflichen Unterstützung: Arbeitnehmer:innen, die bei chronischen Erkrankungen Unterstützung erhalten, fühlen sich in der Regel positiver und produktiver als diejenigen, die keine Unterstützung erhalten. Die Anwesenheit und die Aufmerksamkeit verbessern sich infolgedessen ebenfalls.
• Kinderbetreuungsmöglichkeiten: Berufstätige Eltern profitieren in hohem Maße davon, wenn ihre Arbeitgeber:innen ihnen flexible Arbeitsmöglichkeiten bieten. Heimarbeit oder Teilzeitlösungen tragen zur Steigerung der Produktivität bei.

Wie Randstad helfen kann

In einer Welt, in der die Technik regiert, bleibt der Mensch manchmal auf der Strecke. Wie wäre es, wenn Sie die Vorteile der Technik nutzen könnten, ohne die menschliche Note zu verlieren? Wir bei Randstad haben es uns zur Aufgabe gemacht, Menschen zu unterstützen und Unternehmen – und ihren Mitarbeiter:innen – zu helfen, ihr volles Potenzial auszuschöpfen. Wir kombinieren die neueste Rekrutierungstechnologie mit einem personalisierten Einstellungsprogramm für jeden einzelnen unserer Kunden. 

Wir sind davon überzeugt, dass Menschen ohne persönlichen Kontakt mit der Zeit weniger produktiv werden. Bringen Sie diese Menschlichkeit zurück, und bestehende Mitarbeiter:innen werden sich wieder für Ihr Unternehmen engagieren. Wir können Sie dabei unterstützen, indem wir eng mit Ihrer Personalabteilung zusammenarbeiten und helfen Führungskräften, Fehlzeiten und Präsentismus umgehend zu beheben.