So bewältigen Sie Fehlzeiten mit proaktiver Planung und langfristigen Lösungen

Fehlzeiten sind eine bekannte und unvermeidliche Herausforderung für alle Unternehmen. Arbeitnehmer:innen müssen immer wieder Fehlzeiten in Kauf nehmen, meist wegen kleinerer Krankheiten, Verletzungen und Arztterminen, aber auch aufgrund von Faktoren wie Stress, familiären Verpflichtungen und Unzufriedenheit mit ihrem Arbeitsplatz.

Als Arbeitgeber müssen Sie dieses Thema gut geplant und sorgfältig überlegt angehen, wenn Sie verhindern wollen, dass es schwerwiegende Auswirkungen auf Ihr Unternehmen und Ihre Kunden hat.

Glücklicherweise gibt es verschiedene Schritte und Strategien, die Sie anwenden können, um Fehlzeiten in den Griff zu bekommen. Zu den wirksamsten Maßnahmen gehören eine proaktive Einstellung, die Ihnen hilft, die Auswirkungen von Personalengpässen durch vorausschauende Planung zu bewältigen, und eine langfristige Konzentration auf die Ermittlung und Beseitigung der Gründe, warum Mitarbeiter:innen ungeplante Fehlzeiten nehmen.

Kosten und Ursachen von Fehlzeiten

Wenn Fehlzeiten überdurchschnittlich hoch steigen oder wenn Sie feststellen, dass Mitarbeiter:innen ständig ungeplante Fehlzeiten nehmen oder Ihre Anwesenheitsrichtlinien nicht einhalten, kann dies schwerwiegende Folgen für Ihr Unternehmen haben.

Zu den Auswirkungen könnten gehören:

• Versäumte Fristen
• Unzufriedene Kunden
• Verringerung der Arbeitsproduktivität, wenn Mitarbeiter:innen umgeschichtet werden müssen, um Personalengpässe auszugleichen
• Geringere Arbeitsmoral der Mitarbeiter:innen, die mit einer hohen oder unvorhersehbaren Arbeitsbelastung konfrontiert sind

Die Schwierigkeiten, mit denen Unternehmen konfrontiert werden können, wenn Fehlzeiten erheblich zunehmen oder zu einem anhaltenden, langfristigen Problem werden, wurden 2020 deutlich.

Nach einer Analyse der US-Bundesarbeitsmarktdaten durch USA Today fehlten im Laufe des Jahres durchschnittlich 1,5 Millionen Arbeitnehmer pro Monat wegen Krankheit, Verletzung oder medizinischer Probleme bei der Arbeit. Dies ist ein Anstieg um 45 % gegenüber dem Durchschnitt der letzten zwei Jahrzehnte.

Die COVID-19-Pandemie förderte diesen Anstieg der Fehlzeiten und trug auch zum Anstieg der kinderbetreuungsbedingten Fehlzeiten in den USA bei, die 250 % über dem 20-Jahres-Durchschnitt lagen.

In der EU stiegen die krankheits- oder behinderungsbedingten Fehlzeiten von 3,9 Millionen im ersten Quartal 2020 auf 4,4 Millionen im zweiten Quartal, als viele Länder die Auswirkungen der ersten Welle von COVID-19-Infektionen spürten.

Körperliche Erkrankungen sind nur ein Grund, warum Menschen nicht zur Arbeit gehen können. Als Arbeitgeber:in müssen Sie auch an die psychische Gesundheit Ihrer Mitarbeiter:innen denken. Nach Angaben der Centers for Disease Control and Prevention verursachen Depressionen in den USA schätzungsweise 200 Millionen verlorene Arbeitstage pro Jahr und verursachen den Arbeitgeber:innen Kosten zwischen 17 und 44 Milliarden Dollar. Fast 7 % der EU-Bevölkerung gaben an, an einer chronischen Depression zu leiden, wobei in Ländern wie Irland, Portugal, Deutschland und Finnland zweistellige Zahlen verzeichnet wurden.

Über die persönliche Gesundheit und das Wohlbefinden hinaus kann es vorkommen, dass Mitglieder Ihrer Belegschaft außerplanmäßig Urlaub nehmen müssen, um kranke oder ältere Angehörige zu pflegen, oder einfach, weil sie mit ihrer Arbeit unzufrieden sind oder sich nach einem anderen Arbeitsplatz umsehen wollen.

Was auch immer die Ursachen sind, wenn Mitarbeiter:innen häufig fehlen und Sie die Folgen wie verminderte Arbeitsproduktivität, verspätete Lieferungen an Kund:innen und eskalierende Kosten für Überstunden oder Krankengeld sehen, wissen Sie, dass Sie ein Problem mit Fehlzeiten haben und es an der Zeit ist, Maßnahmen zu ergreifen.

Seien Sie proaktiv sein und planen Sie

Die Arbeitgeber:innen, die den größten Erfolg beim Management von Fehlzeiten und bei der Abmilderung ihrer Auswirkungen auf das Unternehmen haben, sind diejenigen, die einen proaktiven Ansatz verfolgen, anstatt nur auf Personalengpässe zu reagieren und Lücken in der Belegschaft zu schließen.

Die Analyse Ihres Personalbestands und die Durchführung von Maßnahmen wie Qualifikationsaudits helfen Ihnen, sich ein klares Bild davon zu machen, wo Sie derzeit in Bezug auf Kapazitäten und Fähigkeiten stehen und wo die größten Probleme bei hohen Abwesenheitsquoten auftreten werden. Auf diese Weise sind Sie besser in der Lage, Herausforderungen, die durch einen Personalabbau entstehen, zu antizipieren und sich auf sie vorzubereiten.

Es ist von entscheidender Bedeutung, sich auf Zeiten geringerer Personalkapazität vorzubereiten, indem man die Aufgaben und Tätigkeiten ermittelt, die für das Funktionieren des Unternehmens entscheidend sind. Anschließend können Sie eine detaillierte Aufstellung der Kenntnisse und Fähigkeiten erstellen, die für die Ausführung dieser Aufgaben erforderlich sind. So können Sie herausfinden, welche Tätigkeiten vorrangig erledigt werden müssen und welche von anderen Mitarbeiter:innen übernommen werden können, wenn wichtige Mitarbeiter:innen abwesend sind.

Aus Sicht des Workforce Managements und der Personaleinsatzplanung sind dies im Allgemeinen gute Praktiken. Sie tragen dazu bei, dass Sie die verfügbaren Talente immer optimal nutzen und die Mitarbeiter:innen dort einsetzen, wo sie am effektivsten sind, unabhängig von Ihrer aktuellen Position in Bezug auf Fehlzeiten.

Die Ermittlung der Kompetenzen, die für die Erledigung kritischer Aufgaben erforderlich sind, und ein klares Bild von den Fähigkeiten Ihrer Arbeitskräfte helfen Ihnen bei der Erstellung Ihrer Schulungs- und Entwicklungspläne. Die Einführung spezieller Schulungsprogramme zur Weiterbildung in diesen wichtigen Bereichen wird dazu beitragen, dass Sie Ihr Kerngeschäft auch bei Personalmangel aufrechterhalten können.

Suchen Sie nach den Ursachen für Fehlzeiten 

Eine weitere Möglichkeit, Fehlzeiten und allgemeines Workforce Management proaktiv zu gestalten, ist die Suche nach den Gründen für die hohe Zahl der Fehlzeiten. Daraus könnten sich langfristige, dauerhafte Lösungen ergeben, die Ihnen helfen, die Zahl der Fehlzeiten insgesamt auf ein Minimum zu reduzieren.

Für hohe Fehlzeiten kann es viele Ursachen geben. Langfristige Gesundheitsprobleme und chronische Krankheiten sind Schlüsselfaktoren, aber es ist auch möglich, dass sich viele Menschen aus folgenden Gründen freistellen lassen:

• Negative Aspekte der Unternehmenskultur, wie Mobbing am Arbeitsplatz oder schlechtes Management
• Probleme im Privatleben der Mitarbeiter:innen, die sich auf ihre psychische Gesundheit oder ihre Arbeitsfähigkeit auswirken
• Unbefriedigende Work-Life-Balance
• Allgemeines Desinteresse und Unzufriedenheit mit der Arbeit

Um diese Probleme zu erkennen, müssen Sie einen engen Kontakt zu Ihren Mitarbeiter:innen haben und wissen, wie diese über ihre Arbeit denken.

Im Rahmen unserer Inhouse-Services-Lösung bieten wir ein Betreuungsprogramm an, das Sie dabei unterstützt, die Stimmung in Ihrer Belegschaft zu ermitteln und festzustellen, welche Aspekte ihrer Arbeit die Mitarbeiter:innen schätzen oder als schwierig empfinden. Wir können auch Ihre allgemeinen Bemühungen zur Optimierung der Personalbeschaffung und -verwaltung unterstützen, was sich als entscheidend erweisen kann, wenn Sie unterbesetzt sind und schnell zuverlässige Mitarbeiter:innen einstellen müssen.